Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den CEO-Kalender, plane Reisen und manage die Kommunikation.
- Unternehmen: Wachsendes SaaS-Startup mit coolen Benefits und einem dynamischen Team.
- Vorteile: Wellness-Angebote, Deutschland-Ticket, regelmäßige Teamevents und ein modernes Büro in Berlin.
- Weitere Informationen: Tolles Arbeitsumfeld mit Ping Pong und Darts für den Spaß zwischendurch.
- Warum dieser Job: Erhalte Einblicke in alle Bereiche eines innovativen Unternehmens und arbeite direkt mit der Geschäftsführung.
- Qualifikationen: Erfahrung als Personal Assistant und starke organisatorische Fähigkeiten.
Über uns
Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen – und das ist erst der Anfang.
Ihre Aufgaben:
- Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch.
- Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels.
- Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher.
- Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs.
- Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind.
Ihr Profil:
- Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden.
- Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein.
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen.
- Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt.
Warum wir?
- Employee Benefits wie Wellhub oder Deutschland-Ticket.
- Yearly Company Offsite.
- Weekly Team Breakfast & Bi-Weekly Lunch.
- Regelmäßige Teamevents.
- Cooles Office in Berlin mit Ping Pong & Darts.
- Echte Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden SaaS-Startups.
Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian: Office Tour.
Der Recruiting Prozess:
- 30 Min People Call – Erstes Kennenlernen per Videocall.
- 30 Min CEO Call – Kennenlernen mit Christian.
- Dein Besuch im Office.
Personal Assistant (m/w/d) – CEO Office Arbeitgeber: Mateo Estate GmbH
Bei hellomateo erwartet dich eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, in der du als Teamlead Sales Development nicht nur Verantwortung übernimmst, sondern auch aktiv zur Entwicklung deines Teams beiträgst. Wir bieten dir eine wettbewerbsfähige Vergütung, zahlreiche Employee Benefits und regelmäßige Teamevents, die eine positive und energiegeladene Unternehmenskultur fördern. Zudem hast du die Möglichkeit, deine Karriere durch gezielte Coaching-Programme und die Entwicklung von Junior-SDRs voranzutreiben, während du in einem schnell wachsenden Software-Startup arbeitest, das den Mittelstand revolutioniert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Personal Assistant (m/w/d) – CEO Office erhalten könntest
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von Mateo Estate GmbH ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei Mateo Estate GmbH über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für Mateo Estate GmbH interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal Assistant (m/w/d) – CEO Office mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt Mateo Estate GmbH einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um Mateo Estate GmbH zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt Mateo Estate GmbH, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei Mateo Estate GmbH arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Mateo Estate GmbH vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für Mateo Estate GmbH betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für Mateo Estate GmbH schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
