Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Alltag des CEO und halte die Fäden in der Hand.
- Unternehmen: Wachsendes Software-Startup mit über 2.000 zufriedenen Kunden.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Teamevents und persönliches Wachstum durch Weiterbildungsbudget.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem innovativen Umfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und unterstütze spannende Projekte im Mittelstand.
- Qualifikationen: Erfahrung als Personal Assistant und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang. Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du in Teilzeit die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation. Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.
Aufgaben
- Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch.
- Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels.
- Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher.
- Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs.
- Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind.
Qualifikation
- Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden.
- Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein.
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen.
- Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt.
Benefits
- Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen.
- Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss.
- Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr.
- Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen.
- Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro Jahr.
Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian: Video ansehen
Der Recruiting Prozess
- 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah.
- 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian.
- Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian.
- Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details.
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup Arbeitgeber: mateoestate
Als aufstrebendes Berliner Startup bieten wir dir die Möglichkeit, direkt mit dem Gründerteam zusammenzuarbeiten und in einem dynamischen Hypergrowth-Umfeld zu lernen. Du übernimmst von Anfang an Verantwortung für deine Projekte und Kanäle, während wir dich aktiv auf deinem Karriereweg unterstützen – sei es als zukünftige Gründer:in oder Marketing Lead. Unsere offene und leistungsorientierte Unternehmenskultur fördert nicht nur deine persönliche Entwicklung, sondern bietet auch zahlreiche Teamevents und Benefits, die das Arbeiten bei uns besonders machen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie mateoestate sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie mateoestate direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über mateoestate zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei mateoestate vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei mateoestate. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
