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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team in der Verwaltung mit spannenden Aufgaben im Personalbereich.
- Arbeitgeber: Die MFPA ist eine innovative Forschungseinrichtung an der Bauhaus-Universität Weimar.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte aktiv unser Arbeitsumfeld mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sicherer Umgang mit MS-Office sind erforderlich.
- Andere Informationen: Berufseinsteiger sind willkommen – bring deine Persönlichkeit ein!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 28000 - 42000 € pro Jahr.
Die Materialforschungs- und -prüfanstalt an der Bauhaus-Universität Weimar (MFPA) ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit akkreditierten Kalibrier- und Prüflaboren sowie akkreditierter Zertifizierungs- und Inspektionsstelle. Sie verfügt über eine AZAV-Zertifizierung als Bildungsträger. Mit ungefähr 130 Beschäftigten werden vorwiegend anwendungsorientierte Forschungsprojekte bearbeitet, Material- und Bauteilprüfungen, Kalibrierungen, Inspektionen und Zertifizierungen sowie Bildungsprojekte durchgeführt.
An der MFPA ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zur Verstärkung unseres Teams in der Arbeitsgruppe Verwaltung und Controlling mit dem Arbeitsort Weimar zu besetzen.
Aufgaben:- Sachbearbeitung Personal
- Zuarbeiten für die monatliche Gehaltsabrechnung
- Personalaktenführung
- Pflege von Datenbanken (Mitwirkung bei der Administration der elektronischen Zeiterfassung, Überprüfung der monatlichen Stundennachweise, Durchführung einfacher Auswertungen)
- Fahrkartenbeschaffung, Hotelreservierungen und Kostenübernahmeerklärungen für Dienstreisen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei Bewerbungsverfahren und Stellenausschreibungen (digitale Ablage und Erfassung von eingehenden Bewerbungen, Terminkoordination und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Bearbeitung aller Vorgänge nach Auswahlentscheidung)
- Organisation und Koordination arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
- Unterstützende administrative Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark (Kontrolle Fahrtenbücher, Pflege der digitalen Kostenblätter gem. KFZ-Richtlinie des Landes Thüringen)
- Sichten und Verteilen der Post und Telefaxe in der Hauspost
- Führen des Posteingangs- und Postausgangsbuches
- Vorbereitung und Versand sowie Annahme von Päckchen-/Paketsendungen zzgl. der Verteilung an die entsprechenden empfangenden Personen im Haus
- Telefonzentrale sowie Überwachung und Verteilung zentraler E-Mail-Eingänge
- Unterstützung im Veranstaltungsmanagement (Planung und Organisation von internen Besprechungen und Veranstaltungen, Bestellung und Abrechnung von Bewirtungen)
- Belegungsplanung Beratungs- und Konferenzräume
- Fahrzeugeinsatzplanung inkl. Verwahrung und Ausgabe Fahrzeugpapiere
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
- Die Stelle ist für Berufseinsteiger/innen geeignet.
- Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen, insbesondere MS Excel und MS Word
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
- Selbstständige, kreative und strukturierte Arbeitsweise
Wir bieten Benefits:
- Vergütung und Sozialleistungen entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zur Entgeltgruppe 5 TV-L, Vollzeitbeschäftigung, (Teilzeitbeschäftigung mit mindestens 32h/Woche möglich). Die Tätigkeit ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
- Ausführliche und strukturierte Einarbeitung in die Themenbereiche
- Interessante Aufgabenstellungen in einem innovativen und dynamischen Forschungs- und Dienstleistungsbereich
- Weiterbildungsmöglichkeiten und eigene Entwicklungspotenziale
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub
Mitarbeiter/-in Verwaltung und Personal (alle Geschlechter) Arbeitgeber: Materialforschungs- und -prüfanstalt an der Bauhaus-Universität Weimar
Kontaktperson:
Materialforschungs- und -prüfanstalt an der Bauhaus-Universität Weimar HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter/-in Verwaltung und Personal (alle Geschlechter)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Verwaltung oder im Personalwesen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die MFPA und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein echtes Interesse an der Forschung und den spezifischen Aufgaben der Einrichtung hast. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen und deiner Arbeitsweise. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung! Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast oder wie du anderen geholfen hast. Diese Geschichten kannst du im Gespräch einbringen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter/-in Verwaltung und Personal (alle Geschlechter)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und den Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie du zur MFPA beitragen kannst. Hebe deine Kommunikationsfähigkeit und serviceorientierte Denkweise hervor.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut strukturiert und klar formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Materialforschungs- und -prüfanstalt an der Bauhaus-Universität Weimar vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenausschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen und bereite Beispiele vor, die du im Interview anführen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeit
Da die Stelle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und freundlich kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert auszudrücken und achte darauf, aktiv zuzuhören.
✨Hebe deine Serviceorientierung hervor
Die MFPA sucht nach jemandem mit serviceorientiertem Denken. Bereite Beispiele vor, in denen du in der Vergangenheit einen hervorragenden Kundenservice oder Unterstützung für Kollegen geleistet hast.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, indem du Fragen zu den angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten stellst. Dies zeigt, dass du motiviert bist, dich weiterzuentwickeln und einen wertvollen Beitrag zum Team zu leisten.
