Customer Operations Specialist - Medical Device

Als Teil des europäischen Operationsteams spielt der Customer Operations Specialist eine zentrale Rolle bei der reibungslosen Durchführung von kommerziellen Verkäufen in der EMEA-Region. Diese Rolle unterstützt den gesamten Bestellzyklus, verwaltet Kundenanfragen und hilft, die Einhaltung der HCP-Berichtspflichten sicherzustellen. Die Position unterstützt auch die kommerzielle Ausführung durch ad-hoc-Verkäufe und klinische Unterstützung sowie die Koordination von Sonderanfragen wie Musterversand gemäß internen Verfahren. Der erfolgreiche Kandidat wird als wichtige Verbindung zwischen internen Teams, externen Interessengruppen und Logistikpartnern in einem regulierten Gesundheitsumfeld fungieren. Dies ist eine Vollzeitstelle mit einem befristeten Vertrag bis Ende des Jahres; mit der Möglichkeit zur Verlängerung. Bitte beachten Sie, dass wir nur Kandidaten mit Erfahrung in der Pharma- oder Medizintechniklogistik berücksichtigen werden.

AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN

• Bestellmanagement & Kundenbetreuung: Verwaltung von Kundenbestellungen vom Eingang bis zur Lieferung, Sicherstellung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und einem hohen Maß an Kundenzufriedenheit. Bearbeitung sowohl kommerzieller Bestellungen als auch Musterversand gemäß Verkaufsvereinbarungen und internen Richtlinien.
• Pflege der CRM-Stammdaten, einschließlich Lieferadressen, Rechnungsadressen und wichtiger Kontaktdaten.
• Koordination mit Vertrieb, Lieferkette, Logistikanbietern und Finanzen, um die Produktverfügbarkeit und eine effiziente Auftragsabwicklung sicherzustellen.
• Proaktive Verwaltung von Rückständen und Bestandsausnahmen. Schnelle und professionelle Lösung von Bestell- und Versandproblemen.
• Überwachung von Rückgabe- und Ersatzprozessen.
• Unterstützung der zeitgerechten Umwandlung von Angeboten in Bestellungen innerhalb interner Systeme.
• Bereitstellung von ad-hoc-Betriebsunterstützung für Vertriebs- und Klinische Teams.
• Koordination von Musterversand, Demogeräten und Sonderbestellungen unter Einhaltung interner Verfahren und Kundenanforderungen.

Schulung und HCP-Unterstützung:

• Führung genauer Schulungsunterlagen der HCP-Teilnehmer, die an Schulungsveranstaltungen teilnehmen.
• Unterstützung der Transparenzberichterstattung für HCP, einschließlich Sammlung und Überprüfung von Anwesenheitsnachweisen, Ausgaben und anderen unterstützenden Dokumenten.
• Zusammenarbeit mit internen Teams, um die fristgerechte Einreichung von HCP-Offenlegungen sicherzustellen.

Kundenbetreuung:

• Unterstützung des Kundenserviceteams bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und Beschwerdemanagement auf professionelle und aufmerksame Weise.
• Überprüfung und Weiterleitung eingehender Anfragen, die über mehrere Kanäle von Kunden, Gesundheitsfachkräften, Distributoren und anderen Dritten eingehen.
• Unterstützung der funktionsübergreifenden Koordination zwischen Kundenservice und internen Abteilungen wie Qualität, Regulierung und Medizin.
• Hilfe bei der zeitgerechten Lösung von kundenbezogenen Problemen, einschließlich Eskalationsunterstützung, wenn nötig.
• Beitrag zu einer kundenorientierten Kultur durch reaktionsschnelle, empathische und lösungsorientierte Interaktionen.
• Einhalten der geltenden Vorschriften, Qualitätsstandards sowie interner Richtlinien und Verfahren.
• Unterstützung der Dokumentation und Einhaltung definierter Kundenserviceprozesse.

Umwelt-, Sozial- und Governance (ESG) und Nachhaltigkeitsberichterstattung:

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Nachhaltigkeits- und ESG-Berichten.

ANFORDERUNGEN:

• Sprach- und technische Fähigkeiten: Fließend in Englisch und Französisch. Versiert in Excel und Dashboards oder bereit, fortgeschrittene Kenntnisse zu entwickeln. Starke analytische Fähigkeiten zur Identifizierung von Leistungstrends und zur Mitwirkung an kontinuierlichen Verbesserungen.
• Berufliche Kompetenzen: Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit Qualität, Regulierung, Vertrieb, Medizin und anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Fähigkeit, Kundenanfragen professionell zu bearbeiten. Problemlösungsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit im Umgang mit Kundenanfragen, Eskalationen und Multikanal-Support. Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit. Freundlicher und empathischer Ansatz im Umgang mit Kunden, Kollegen und externen Partnern. Komfortables Arbeiten in einem schnelllebigen, projektgetriebenen oder Start-up-Umfeld. Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter engen Fristen zu managen. Starke Organisation und Detailgenauigkeit zur Gewährleistung von Genauigkeit und Pünktlichkeit bei der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuungsaktivitäten. Übereinstimmung mit den Werten der Organisation in Bezug auf Inklusivität, Teamarbeit und persönliche Verantwortung.

Bonusqualifikationen:

• Zusätzliche EMEA-Sprachen wie Spanisch, Italienisch oder Deutsch sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung von Finanz- und Verwaltungsaktivitäten wie Abrechnung, Inkasso, Due Diligence, Lieferantenzahlungen und Nachhaltigkeitsberichterstattung.
• Fähigkeit, wichtige Leistungsindikatoren zu überwachen und zu berichten, um kontinuierliche Verbesserungen im Kundenservice und in den Abläufen zu unterstützen.
• Fähigkeit, effektiv in einer hybriden Umgebung mit Remote-Arbeit und periodischer Zusammenarbeit vor Ort zu arbeiten.