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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team im Back Office und manage Angebote sowie administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: MATISA, ein innovatives Unternehmen in der Maschinenbauindustrie mit globaler Präsenz.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilrückerstattung der ÖPNV-Kosten und Teilnahme an Sportevents.
- Andere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Excel- und Reporting-Fähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Technischer Bachelorabschluss und fortgeschrittene Excel-Kenntnisse erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
MATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires. Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant un Back Office Specialist. Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers :
- la réalisation et le suivi des offres
- la gestion administrative et documentaire des dossiers
- la mise à jour des systèmes IT / ERP
- la réalisation et la formalisation des procédures back-office
Le poste intervient en support des équipes internes, des filiales et des clients. En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI.
MISSIONS PRINCIPALESActivités principales - Back Office / gestion des offres, dossiers et procédures :
- Élaborer, suivre et mettre à jour les demandes d'offres
- Analyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrage
- Construire des offres commerciales intégrant les prestations de :
- Retrofit machines
- Formations
- Assistance technique
- Homologation
Activités accessoires - Spécialiste Excel & reporting :
- Intervenir en tant que référent e / spécialiste Excel pour les activités back-office
- Concevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés
- Exploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des données administratives
- Produire et consolider des reportings et indicateurs de suivi
- Utiliser Power BI de manière ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interne
- Contribuer à l'amélioration continue des outils et processus back-office
Formation :
- Bachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalent
- Formation complémentaire ou certification en Excel avancé
- Connaissances ou formation de base en Power BI appréciées
Expérience :
- 5 à 10 ans d'expérience en environnement industriel
- Expérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniques
- Expérience en gestion d'offres, suivi administratif et documentation structurée
Compétences techniques et organisationnelles :
- Très bonne maîtrise d'Excel
- Power BI apprécié comme outil de reporting
- Capacité à formaliser des procédures claires et structurées
- Rigueur administrative et sens de l'organisation
- Aisance avec les systèmes IT et les ERP
Langues :
- Français : C1
- Anglais : B2
- Italien, allemand ou espagnol : un atout
OUTILS UTILISÉS
- Excel (maîtrise indispensable)
- Power BI (utilisation ponctuelle)
- ERP Sage X3
- Therefore - système de gestion documentaire
COMPÉTENCES PERSONNELLES
- Rigueur, fiabilité et sens du détail
- Excellente capacité de structuration et de rédaction
- Autonomie et esprit d'équipe
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Bonne communication professionnelle
- Orientation amélioration continue et standardisation
AVANTAGES
- Dispositions relatives à la convention collective industrielle suisse
- Cantine de la compagnie
- Horaires flexibles
- Remboursement partiel des coûts des transports en commun
- Participation de l'entreprise à des événements sportifs
MATISA est une entreprise dont les employés s'engagent à fournir un travail de qualité en investissant dans nos clients à travers ses produits et services.
Back Office Specialist Arbeitgeber: Matisa Matériel Industriel SA
Kontaktperson:
Matisa Matériel Industriel SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Back Office Specialist
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um mit Mitarbeitern von MATISA in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und zeig dein Interesse an der Position als Back Office Specialist.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die häufigsten Fragen für Back Office-Positionen recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in Excel und im administrativen Bereich zeigen.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Branche! Informiere dich über die neuesten Trends in der Maschinenbau- und Eisenbahnindustrie, damit du im Gespräch glänzen kannst und zeigst, dass du ein echter Teamplayer bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und es erleichtert uns, deine Bewerbung schnell zu bearbeiten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Back Office Specialist
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Hausaufgaben!: Bevor du deine Bewerbung schreibst, schau dir die Unternehmenswebsite und die Stellenbeschreibung genau an. So kannst du sicherstellen, dass du alle wichtigen Punkte abdeckst und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
Sei klar und präzise!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Sprache und vermeide es, um den heißen Brei herumzureden. Wir wollen schnell verstehen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist!
Zeig deine Excel-Skills!: Da der Job einen starken Fokus auf Excel hat, solltest du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diesem Bereich besonders hervorheben. Vielleicht hast du sogar ein paar coole Projekte, die du teilen kannst? Lass uns wissen, was du drauf hast!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung nicht im Spam landet, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Matisa Matériel Industriel SA vorbereitest
✨Mach dich mit der Firma vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über MATISA zu erfahren. Schau dir ihre Produkte, Dienstleistungen und die Unternehmensgeschichte an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Back Office und in der Nutzung von Excel oder Power BI demonstrieren. So kannst du deine Kompetenzen anschaulich präsentieren und zeigen, wie du zur Verbesserung der Prozesse beitragen kannst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Zum Beispiel: 'Wie wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gefördert?' oder 'Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung gibt es?'. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch am Unternehmen interessiert bist.
✨Präsentiere deine Excel-Kenntnisse
Da Excel eine zentrale Rolle in dieser Position spielt, sei bereit, deine Kenntnisse zu demonstrieren. Du könntest darüber sprechen, welche fortgeschrittenen Funktionen du bereits genutzt hast oder wie du Excel zur Datenanalyse eingesetzt hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.