Senior Administrative Manager

Über MatriX Innovation GmbH

MatriX Innovation GmbH ist ein modernes Forschungsinstitut, das 2025 von PetroChina in München, Deutschland, gegründet wurde, um die technologische Integration zwischen China und Europa zu vertiefen. Wir sind im europäischen Innovationsökosystem verwurzelt und verfolgen die Philosophie von „Offenheit, Integration, Exzellenz und Wirkung“, wobei wir uns strategisch auf zwei Kernbereiche konzentrieren: fortschrittliche Materialien und synthetische Biologie. Wir setzen uns dafür ein, eine vollständige Innovationskette von der Grundlagenforschung bis zur Technologisierung zu fördern und die gemeinsame Schaffung und den Austausch von grünen Technologien zur Bewältigung globaler Herausforderungen voranzutreiben.

Über diese Position

Wir suchen einen hochprofessionellen, detailorientierten und effizienten Verwaltungsprofi, der Schlüsseloperationen und Koordinationsfunktionen in einem multikulturellen und schnelllebigen Forschungsumfeld unterstützt und verwaltet. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten täglichen Betriebs des Instituts. Diese Position erfordert außergewöhnliche Multitasking-Fähigkeiten, interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten und ein starkes Verantwortungsbewusstsein, da Sie als Bindeglied zwischen dem Management, den Forschungsteams und externen Interessengruppen fungieren.

Aufgaben

• Systemunterstützung & Ressourcenintegration: Unterstützung beim Aufbau und der Optimierung der administrativen Abläufe und internen/externalen Kooperationssysteme des Instituts zur Gewährleistung einer effektiven Koordination von Ressourcen und Netzwerken.
• Executive Administrative Unterstützung: Umfassende tägliche administrative Unterstützung, einschließlich komplexem Kalendermanagement, Koordination von Meetings, Reisevorbereitungen und Visaanträgen; effiziente und genaue Bearbeitung interner und externer Kommunikation; Vorbereitung von Meetingmaterialien, Berichten, Präsentationen und Geschäftskorrespondenz in Chinesisch, Englisch und Deutsch.
• Meeting- & Veranstaltungsmanagement: Organisation und Koordination interner Meetings, einschließlich Protokollführung und Zusammenfassungen; Planung und Koordination verschiedener Institutsveranstaltungen wie Kundenempfänge, Teambuilding-Aktivitäten und logistische Unterstützungsmaßnahmen.
• Dokumentation & Informationsmanagement: Entwurf, Organisation und Archivierung administrativer Dokumente unter Gewährleistung von Standardisierung und Vertraulichkeit; Pflege und Verwaltung wichtiger administrativer Informationen; Bearbeitung des täglichen Umlaufs physischer und elektronischer Dokumente.
• Tägliche administrative Abläufe: Verwaltung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Beschaffung von Büromaterialien und -geräten, Bestandsmanagement und Koordination mit Anbietern; Unterstützung bei der grundlegenden Datensammlung, -organisation und -analyse zur Unterstützung der Entscheidungsfindung des Managements; Abschluss zusätzlicher Aufgaben und Sonderprojekte, die vom Verwaltungsdirektor zugewiesen werden.

Anforderungen

• Bildung & Erfahrung: Bachelor-Abschluss oder höher in Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement, Sprachen oder verwandten Bereichen; Kandidaten mit einem naturwissenschaftlichen oder ingenieurtechnischen Hintergrund werden bevorzugt. 3–5+ Jahre umfassende administrative Erfahrung, vorzugsweise in multinationalen Unternehmen, Forschungsinstituten oder deutschen lokalen Unternehmen in leitenden Verwaltungspositionen oder ähnlichen Positionen. Nachweisliche Erfahrung in funktionsübergreifender und organisationsübergreifender Koordination und Ressourcenintegration in komplexen Umgebungen. Rechtliche Erlaubnis zur Arbeit in Deutschland und Vertrautheit mit deutschen Geschäftsumgebungen und Büro-Kultur sind erforderlich.
• Fachwissen & Fähigkeiten: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englisch- und Deutschkenntnisse sind zwingend erforderlich, mit der Fähigkeit, qualitativ hochwertige Geschäftsdokumentationen zu erstellen und vor Ort zu dolmetschen; fließende Chinesischkenntnisse sind von Vorteil. Beherrschung der Microsoft Office Suite und die Fähigkeit, sich schnell an andere Bürosysteme und Software anzupassen. Hervorragendes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten. Starke Fähigkeiten im geschäftlichen Schreiben und in der Dokumentation, einschließlich der Fähigkeit, Protokolle und Berichte genau vorzubereiten.
• Kernkompetenzen & Eigenschaften: Starkes Gefühl für Vertraulichkeit und berufliche Ethik; proaktive Denkweise mit starkem Weitblick und Problemlösungsfähigkeiten; außergewöhnliche Ressourcenintegration und funktionsübergreifende Koordinationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, interne und externe Netzwerke proaktiv aufzubauen und aufrechtzuerhalten; systematisches Denken und Projektkoordination, mit der Fähigkeit, Geschäftsbedürfnisse zu verstehen und betriebliche Unterstützungssysteme zu etablieren; hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer professionellen, zugänglichen Haltung und starker Serviceorientierung.

Was wir bieten

• Strategische Kernrolle: Als Schlüsseloperativer Unterstützungsprofi innerhalb einer internationalen Forschungs- und Innovationsplattform, wo Ihre Arbeit direkt die Betriebseffizienz des Instituts beeinflusst.
• Multikulturelles Umfeld: Enge Zusammenarbeit mit führenden Wissenschaftlern und Managementteams in einem vielfältigen China-Europa-Umfeld, das Ihre internationale Perspektive erweitert.
• Strukturierte Karriereentwicklung: Klare Karriereentwicklungspfade mit professioneller administrativer und managementtechnischer Ausbildung zur Unterstützung Ihres langfristigen Wachstums in der Betriebs- und Verwaltungsleitung.
• Wettbewerbsfähige Vergütung & Leistungen: Marktgerechtes Gehaltspaket, umfassende Leistungen und Lebensunterstützung in München.
• Lebensqualität: Bauen Sie Ihre Karriere in München, Deutschland – einem der führenden Zentren für Technologie, Kultur und Innovation in Europa.

Wie man sich bewirbt

Email: Recruitment.Matrix@petrochina.com.cn

WhatsApp: +49 176 36867742