Senior Administrative Specialist

MatriX Innovation GmbH ist ein innovatives Forschungsinstitut, das 2025 von PetroChina in München, Deutschland, gegründet wurde, um die technologische Integration zwischen China und Europa zu vertiefen. Wir konzentrieren uns strategisch auf zwei Kernbereiche: fortschrittliche Materialien und synthetische Biologie. Wir sind bestrebt, eine vollständige Innovationskette vom Grundlagenforschung bis zur Technologisierung zu fördern und die gemeinsame Nutzung von grünen Technologien zur Bewältigung globaler Herausforderungen voranzutreiben.

Wir suchen einen hochprofessionellen, detailorientierten und effizienten Verwaltungsprofi zur Unterstützung und Verwaltung wichtiger operativer und koordinierender Funktionen in einem multikulturellen und schnelllebigen Forschungsumfeld. Diese Position erfordert außergewöhnliche Multitasking-Fähigkeiten, interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten und ein starkes Verantwortungsbewusstsein, um als Bindeglied zwischen Management, Forschungsteams und externen Interessengruppen zu fungieren.

• Systemunterstützung & Ressourcenintegration: Koordination zwischen Forschungs- und Managementteams intern und als wichtige Verbindung zu Hauptsitz, externen Partnern, Regierungsbehörden und lokalen Dienstleistern, um administrative und logistische Unterstützung für Forschungsaktivitäten sicherzustellen.
• Executive Administrative Unterstützung: Umfassende tägliche administrative Unterstützung, einschließlich komplexem Kalendermanagement, Koordination von Meetings, Reisevorbereitungen und Visaanträgen; Vorbereitung von Meetingmaterialien, Berichten, Präsentationen und Geschäftskorrespondenz in Chinesisch, Englisch und Deutsch.
• Meeting- & Veranstaltungsmanagement: Organisation und Koordination interner Meetings, einschließlich Protokollführung und Zusammenfassungen; Planung und Koordination verschiedener Institutsveranstaltungen wie Kundenempfänge, Teambuilding-Aktivitäten und logistische Unterstützungsmaßnahmen.
• Dokumentation & Informationsmanagement: Verwaltung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Beschaffung von Büromaterialien und -geräten, Bestandsmanagement und Koordination mit Anbietern; Unterstützung bei der grundlegenden Datensammlung, -organisation und -analyse zur Unterstützung der Entscheidungsfindung des Managements; Abschluss zusätzlicher Aufgaben und Sonderprojekte, die vom Verwaltungsdirektor zugewiesen werden.

Bildung & Erfahrung: Bachelor-Abschluss oder höher in Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement, Sprachen oder verwandten Bereichen; 3–5+ Jahre umfassende administrative Erfahrung, vorzugsweise in multinationalen Unternehmen, Forschungsinstituten oder deutschen lokalen Unternehmen in leitenden administrativen oder ähnlichen Positionen. Rechtliche Erlaubnis zur Arbeit in Deutschland und Vertrautheit mit deutschen Geschäftsumfeldern und Büro-Kultur sind erforderlich. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englisch- und Deutschkenntnisse sind zwingend erforderlich, mit der Fähigkeit, qualitativ hochwertige Geschäftsdokumentationen zu erstellen und vor Ort zu dolmetschen; fließende Chinesischkenntnisse sind von Vorteil. Beherrschung der Microsoft Office Suite und die Fähigkeit, sich schnell an andere Bürosysteme und Software anzupassen. Hervorragendes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten. Systematisches Denken und Projektkoordination, mit der Fähigkeit, Geschäftsbedürfnisse zu verstehen und operative Unterstützungssysteme zu etablieren.

Strategische Kernrolle: Dienen Sie als Schlüsseloperativer Unterstützungsprofi innerhalb einer internationalen Forschungs- und Innovationsplattform, wo Ihre Arbeit direkt die operative Effizienz des Instituts beeinflusst.

Multikulturelles Umfeld: Enge Zusammenarbeit mit führenden Wissenschaftlern und Managementteams in einem vielfältigen China-Europa-Umfeld, das Ihre internationale Perspektive erweitert.

Klare Karriereentwicklung: Professionelle administrative und Managementausbildung zur Unterstützung Ihres langfristigen Wachstums im Bereich Operations und Verwaltungsmanagement.

Wettbewerbsfähige Vergütung & Leistungen: Marktgerechtes Gehaltspaket, umfassende Leistungen und Lebensunterstützung in München.