Executive Team Assistant

Ihre Mission

Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Executive Team Assistant, der die Verantwortung für die Unterstützung der Führungsebene, die Büroverwaltung und die Front-Desk-Operationen übernimmt. Diese vielseitige Rolle kombiniert die Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters, Büroleiters, Managementassistenten und der Unterstützung der Führungsebene, um sicherzustellen, dass unser Arbeitsplatz reibungslos und effizient läuft und gleichzeitig eine hochwertige Unterstützung für die Führung bietet.

Hauptverantwortlichkeiten

• Administrative & Executive Support: Unterstützung der Führungskräfte bei der Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Meetings und Nachverfolgungsaufgaben. Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion. Unterstützung bei der Koordination von abteilungsübergreifenden Initiativen und interner Kommunikation. Umgang mit vertraulichen Informationen mit Professionalität und Integrität.
• Reiseorganisation: Koordination von Inlands- und Auslandsreisen für Teammitglieder und Führungskräfte. Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport, während Kosteneffizienz und Bequemlichkeit gewährleistet werden. Erstellung detaillierter Reisepläne und Verwaltung von kurzfristigen Änderungen, wenn nötig.
• Eventplanung: Planung, Organisation und Durchführung von Unternehmens- und Teamevents, Meetings und Feiern. Koordination der Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien. Kreativität und Liebe zum Detail einbringen, um interne und externe Veranstaltungen unvergesslich und gut organisiert zu gestalten.
• Empfang & Büroverwaltung: Begrüßung und Unterstützung von Besuchern, Kunden und Anbietern mit Professionalität und Herzlichkeit. Verwaltung eingehender Korrespondenz, Telefonanrufe und E-Mails, um zeitnahe und genaue Antworten zu gewährleisten. Aufrechterhaltung einer organisierten, einladenden und effizienten Büroumgebung. Überwachung der allgemeinen Büropflege, einschließlich Vorräte, Raumorganisation und Koordination mit Anbietern.
• Catering & Facility Management: Verwaltung der täglichen Catering-Bedürfnisse, Kaffeestationen und Küchenausstattung, um eine einladende Atmosphäre zu gewährleisten. Koordination mit Dienstleistern für Gebäude- und Facility-Management für Wartung und Reparaturen. Überwachung und Verwaltung von Reinigung, Sicherheit und allgemeinen Betriebsabläufen, um einen komfortablen und sicheren Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten.

Ihr Profil

• Bildung: Bevorzugter Bachelor-Abschluss (Betriebswirtschaft, Kommunikation oder verwandtes Fachgebiet) oder ähnlicher Bildungsweg.
• Erfahrung: Mehrere Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung, administrativer Unterstützung oder als Executive Assistant.
• Sprachen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich), zusätzliche Sprachen sind von Vorteil (z.B. Finnisch, Rumänisch, Französisch, Spanisch).
• Fähigkeiten: Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Starke organisatorische und multitaskingfähigkeiten. Kenntnisse in Microsoft Office. Nachgewiesene Fähigkeit zur Planung von Veranstaltungen und Koordination von Logistik. Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.

Persönliche Eigenschaften

• Proaktiv und lösungsorientiert.
• Anspruchsvoll, freundlich und serviceorientiert.
• Flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Prioritäten.
• Teamplayer, der Initiative ergreift und Verantwortung übernimmt.

Warum wir?

• Spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Schaffung einer positiven, effizienten und unterhaltsamen Arbeitsplatz-Erfahrung.
• Arbeiten Sie eng mit der Führung zusammen und tragen Sie zur Unternehmenskultur und den Abläufen bei.
• Genießen Sie Abwechslung in Ihrem Tag – von der Reiseplanung bis zur Eventkoordination.
• Seien Sie Teil eines kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Umfelds.

Unsere Vorteile

Wir könnten Ihnen von dem kostenlosen Frühstück, den Getränken im Kühlschrank und den 30 Urlaubstagen erzählen. Oder dass flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Teil des Deals sind. Aber ehrlich? Das ist nur Standard. Hier ist, was das Arbeiten mit uns in Frankfurt besonders macht:

• Arbeiten von (fast) überall: Nehmen Sie Ihren Job mit auf eine Workation und lassen Sie sich von neuen Orten inspirieren.
• Zeit für Wachstum: Ein Karriere-Rahmenwerk zur Unterstützung Ihres beruflichen und persönlichen Wachstums mit bis zu 6 zusätzlichen Tagen pro Jahr für Ihre Entwicklung.
• Sozialer Tag: Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: Freiwilligenarbeit, Unterstützung einer Sache oder Teilnahme an einer Umweltveranstaltung.
• Fahrradleasing: Bleiben Sie fit und nachhaltig. Wir kümmern uns um den Vertrag und die Versicherung.
• Wählen Sie Ihr Extra: Wählen Sie den Vorteil, der am besten zu Ihrem Leben passt: Fitnessmitgliedschaft, ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder monatlicher Bonus.
• Hundfreundliches Büro: Bringen Sie Ihren pelzigen Kollegen mit. Achten Sie nur darauf, dass sie niemandes Mittagessen stehlen.

Hybrides Arbeiten ist ein natürlicher Teil unserer Arbeitsweise, aber wir glauben auch an die Kraft des Zusammenkommens. Deshalb treffen wir uns regelmäßig im Büro – wann immer es sinnvoll ist. Und das ist erst der Anfang. Fragen Sie uns, was sonst noch auf Sie wartet!

Ihr Ansprechpartner

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung, einschließlich Ihrer Gehaltsvorstellungen und frühestmöglichem Eintrittstermin, direkt über unser Online-Portal über den Button "Für diese Stelle bewerben". Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Jessica Loren Arheidt. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass MATRIX42 aufgrund der derzeit gültigen EU-Datenschutzbestimmungen nur Bewerbungen online über das Bewerberportal in Verbindung mit unserem Bewerbermanagementsystem akzeptieren kann.