Assistenz der wissenschaftlichen Direktorin HI-TAC (m/w/d)

Das Helmholtz-Institut für translationale AngioCardioScience (HI-TAC) ist eine Außenstelle des Max Delbrück Center auf dem Campus der Universität Heidelberg. Das Berliner Max Delbrück Center und die Medizinischen Fakultäten Mannheim und Heidelberg der Universität Heidelberg haben das HI-TAC gemeinsam initiiert. Das HI-TAC verfolgt eine integrierte Forschungsagenda, die die neuesten und drängendsten Bereiche der Gefäßforschung (Angioscience) und der Herzforschung (Cardioscience) im systemischen Ansatz der AngioCardioScience kombiniert. Die translationale Forschung am HI-TAC zielt darauf ab, die Mechanismen aufzuklären, die der Kommunikation von Zellen des Herz-Kreislaufsystems mit ihrer lokalen und systematischen Interorganumgebung in gesunden Menschen, im Laufe der Alterung und im Verlauf von Krankheiten zugrunde liegen.

Das HI-TAC befindet sich im Aufbau und wird perspektivisch für etwa 100 Wissenschaftler*innen einen modernen Platz zum Forschen und Arbeiten in Heidelberg und Mannheim bieten. Werden Sie Teil unseres Teams und bauen Sie das HI-TAC gemeinsam mit dem Max Delbrück Center und der Universität Heidelberg auf.

Zur Unterstützung unserer wissenschaftlichen Direktorin in ihren administrativen Aufgaben suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte Assistenz, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Assistenz- und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in enger Abstimmung mit der wissenschaftlichen Direktorin und dem Team der Geschäftsstelle
• eigenständige Organisation des Direktionssekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E‑Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• professionelle schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen (inkl. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen sowie Protokollführung)
• Betreuung und organisatorische Unterstützung nationaler und internationaler Gäste
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von Unterlagen für Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastaufenthalte)
• administrative Unterstützung bei Budget- und Beschaffungsvorgängen
• Schnittstellenfunktion zu internen Verwaltungsbereichen und externen Partnern

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation)
• nachweislich fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich)
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung – vorzugsweise im wissenschaftlichen, universitären oder öffentlich-rechtlichen Umfeld
• sicherer Umgang mit gängigen IT‑ und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• hohe Serviceorientierung und Diskretion
• Fähigkeit, sich schnell in administrative Abläufe eines wissenschaftlichen Umfelds einzuarbeiten

Wir bieten Ihnen ein internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache, interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot, Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie, eine Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung, flexible Arbeitszeiten und einen Zuschuss zum Deutschlandticket.

Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8. Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden. Auch eine Tätigkeit in Teilzeit ist möglich.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Option einer Entfristung.

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion: Exzellenz in Wissenschaft und Innovation braucht Vielfalt, Inklusion und gegenseitigen Respekt. Am Max Delbrück Center setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das diese Werte aktiv lebt – ein Umfeld, in dem Menschen unterschiedlichster Herkunft sich wissenschaftlich, beruflich und persönlich weiterentwickeln können. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht; geeignete Unterstützungsmaßnahmen stellen wir selbstverständlich zur Verfügung.

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weiteren relevanten Anlagen ein. Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein.