Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen.

Zur Unterstützung einer Forschungsgruppe sowie des Themenbereichs „Gene, Zellen & zellbasierte Medizin“ an unserem Forschungsstandort Berlin-Mitte suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und hoher Serviceorientierung in Teilzeit (29,25 Std).

• eigenständige Organisation des Sekretariats inkl. Terminmanagement, Korrespondenz (DE/EN), Bestellwesen und Dokumentenmanagement
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Unterstützung im Personalwesen (Stellenausschreibungen, Personalvorgänge, Betreuung internationaler Gäste und Mitarbeitender)
• Mittelverwaltung und Budgetüberwachung
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Koordination von Einladung und Aufenthalten hochrangiger Wissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland
• Pflege und Aktualisieren von Webseiten

• abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich (z. B. Fremdsprachensekretär*in, Bürokaufmannfrau, Kaufmann*frau für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. einschlägige Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen oder koordinierenden Tätigkeiten
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung, Projektassistenz, Veranstaltungsorganisation/Eventmanagement oder in vergleichbaren Tätigkeitsfeldern ist von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools
• strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und Eigeninitiative
• Fähigkeit, sich schnell in neue administrative Prozesse, Themenfelder und Arbeitsabläufe einzuarbeiten

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• sicherer Arbeitsplatz
• flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote für die Kinderbetreuung
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• moderner, zentral gelegener Arbeitsort im Herzen von Berlin, der bestens mit ÖPNV zu erreichen ist
• Zuschuss zum Jobticket
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzliche Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Exzellenz in Wissenschaft und Innovation braucht Vielfalt, Inklusion und gegenseitigen Respekt. Am Max Delbrück Center setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das diese Werte aktiv lebt - ein Umfeld, in dem Menschen unterschiedlichster Herkunft sich wissenschaftlich, beruflich und persönlich weiterentwickeln können. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, unterschiedlicher kultureller Hintergründe, Lebenswege und Perspektiven – besonders von jenen, die neue Blickwinkel einbringen und mit Teamgeist unsere internationale Gemeinschaft bereichern möchten. Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt auf Grundlage von Qualifikation und Erfahrungen, frei von jeglicher Diskriminierung. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht; geeignete Unterstützungsmaßnahmen stellen wir selbstverständlich zur Verfügung.