Administrative Sachbearbeitung

Das Helmholtz-Institut für translationale AngioCardioScience (HI-TAC) ist eine Außenstelle des Max Delbrück Center auf dem Campus der Universität Heidelberg. Das Berliner Max Delbrück Center und die Medizinischen Fakultäten Mannheim und Heidelberg der Universität Heidelberg haben das HI-TAC gemeinsam initiiert. Das HI-TAC verfolgt eine integrierte Forschungsagenda, die die neuesten und drängendsten Bereiche der Gefäßforschung (Angioscience) und der Herzforschung (Cardioscience) im systemischen Ansatz der AngioCardioScience kombiniert. Die translationale Forschung am HI-TAC zielt darauf ab, die Mechanismen aufzuklären, die der Kommunikation von Zellen des Herz-Kreislaufsystems mit ihrer lokalen und systematischen Interorganumgebung in gesunden Menschen, im Laufe der Alterung und im Verlauf von Krankheiten zugrunde liegen.

Das HI-TAC befindet sich im Aufbau und wird perspektivisch für etwa 100 Wissenschaftler*innen einen modernen Platz zum Forschen und Arbeiten in Heidelberg und Mannheim bieten. Werden Sie Teil unseres Teams und bauen Sie das HI-TAC gemeinsam mit dem Max Delbrück Center und der Universität Heidelberg auf.

Sachbearbeitung Administration

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit beim Aufbau der administrativen Strukturen des HI-TAC am Standort Mannheim/Heidelberg
• Übernahme des Bewerbungsmanagements
• Gremienbetreuung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen in Abstimmung mit den HI-TAC Referent*innen und der Leitung
• Im Rahmen des Eventmanagements Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Konferenzen, Symposien, Retreats und Meetings
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere bei der Websitebetreuung
• Finanzcontrolling und Projektmanagement
• Terminkoordination für die HI-TAC Leitung
• Allgemeine Bürotätigkeiten (Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Beauftragung von Dienstleistern, Bestellungen)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertiger Abschluss
• Sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in deutscher und englischer Sprache
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Produkte (Excel, Word, PowerPoint)
• Erfahrung im Office Management sowie im Projekt- und Veranstaltungsmanagement, idealerweise im medizinisch-wissenschaftlichen Umfeld
• Offen-kommunikatives Auftreten und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Reisebereitschaft (mehrmals jährlich) nach Berlin

Wir bieten:

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• eine Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung

Beschäftigungsumfang: Vollzeit
Bewerbungen für eine Teilzeitbeschäftigung (mind. 25 Stunden) sind willkommen.

Einstellungstermin: March 01, 2025

Befristung: befristet
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Option einer Entfristung.

Chancengleichheit ist uns wichtig. Das Max Delbrück Center schätzt Vielfalt und setzt sich für ein tolerantes, faires und offenes Umfeld ein, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder anderen Merkmalen. Wir sind davon überzeugt, dass vielfältige Teams, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen repräsentieren, unsere Forschung und Arbeit bereichern. Wir freuen uns auf Bewerbungen von aufgeschlossenen Menschen, die gemeinsam in einem vielfältigen Umfeld arbeiten möchten. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden besonders berücksichtigt.

Bewerbung: Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Anschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.

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