Assistenz der wissenschaftlichen Direktorin HI-TAC (m/w/d)

Das Helmholtz-Institut für translationale AngioCardioScience (HI-TAC) ist eine Außenstelle des Max Delbrück Center auf dem Campus der Universität Heidelberg. Das HI-TAC verfolgt eine integrierte Forschungsagenda, die die neuesten und drängendsten Bereiche der Gefäßforschung (Angioscience) und der Herzforschung (Cardioscience) im systemischen Ansatz der AngioCardioScience kombiniert. Die translationale Forschung am HI-TAC zielt darauf ab, die Mechanismen aufzuklären, die der Kommunikation von Zellen des Herz-Kreislaufsystems mit ihrer lokalen und systematischen Interorganumgebung in gesunden Menschen, im Laufe der Alterung und im Verlauf von Krankheiten zugrunde liegen.

Zur Unterstützung unserer wissenschaftlichen Direktorin in ihren administrativen Aufgaben suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte Assistenz, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

• Allgemeine Assistenz- und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in enger Abstimmung mit der wissenschaftlichen Direktorin und dem Team der Geschäftsstelle
• Eigenständige Organisation des Direktionssekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• Professionelle schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen (inkl. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen sowie Protokollführung)
• Betreuung und organisatorische Unterstützung nationaler und internationaler Gäste
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von Unterlagen für Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastaufenthalte)
• Administrative Unterstützung bei Budget- und Beschaffungs Vorgängen
• Schnittstellenfunktion zu internen Verwaltungsbereichen und externen Partnern

Voraussetzungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation)
• Nachweislich fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich)
• Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung – vorzugsweise im wissenschaftlichen, universitären oder öffentlich-rechtlichen Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationstalent
• Hohe Serviceorientierung und Diskretion
• Fähigkeit, sich schnell in administrative Abläufe eines wissenschaftlichen Umfelds einzuarbeiten

Wir bieten:

• Internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• Interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten
• Zuschuss zum Deutschlandticket

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Option einer Entfristung. Bewerbungsfrist: 25. April 2026.

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion sind uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, unterschiedlicher kultureller Hintergründe, Lebenswege und Perspektiven – besonders von jenen, die neue Blickwinkel einbringen und mit Teamgeist unsere internationale Gemeinschaft bereichern möchten.