Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze internationale Forschungsgruppen mit administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Unternehmen: Innovatives Forschungsinstitut in einem internationalen Umfeld.
- Vorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsmanagement.
- Weitere Informationen: Idealer Arbeitsplatz auf einem grünen Campus mit tollen Verkehrsanbindungen.
- Warum dieser Job: Gestalte exzellente Forschung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Für unseren Campus Berlin-Buch suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung von zwei internationalen Forschungsgruppen. In dieser vielseitigen Position bilden Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und tragen dazu bei, optimale Rahmenbedingungen für exzellente Forschung zu schaffen. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und übernehmen ein breites Spektrum an administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben. Dazu gehören die Koordination von Personal- und Reiseangelegenheiten, die Unterstützung bei Budget- und Projektverwaltungsprozessen sowie die Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten und externen Partnern.
- Administration und Organisation: eigenständige Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Forschungsgruppen und den administrativen Serviceeinheiten des Instituts
- Personaladministration: Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungsverfahren, Vertragsverlängerungen und Gastaufenthalten; Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler
- Reisemanagement: Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen für die Forschungsgruppenleitungen, einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen; Beratung und Unterstützung der Gruppenmitglieder bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen gemäß den geltenden Richtlinien
- Finanz- und Projektadministration: Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten und Förderanträgen; Erstellung von Budgetübersichten sowie Unterstützung der Forschungsgruppenleitungen bei Budgetplanung und Ressourcenmanagement; Bearbeitung von Rechnungen sowie Koordination von Beschaffungs- und Bestellvorgängen gemäß den institutsinternen Richtlinien
Voraussetzungen:
- abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent/in, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- erste Berufserfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistenznahen Tätigkeit von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
- exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Umfeld
- sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
- Interesse an modernen digitalen Arbeitsmethoden sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Softwarelösungen, Organisationsplattformen und KI-gestützte Anwendungen einzuarbeiten
Außerdem profitieren Sie von:
- einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
- einem sicheren Arbeitsplatz
- flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
- der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
- einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
- Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
- betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
- zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein. Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievments.
Informationen zu fairer Mobilität finden Sie hier: https://www.fair-labour-mobility.eu/.
Die Bewerbungsfrist endet am 31. Juli 2026. Wir prüfen eingehende Bewerbungen fortlaufend und laden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu einem ersten Online-Kennenlerngespräch ein. Die finale Auswahl erfolgt nach Ablauf der Bewerbungsfrist.
Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Max Delbrück Centrum
Das Unternehmen bietet eine herausragende Arbeitsumgebung auf dem idyllischen Campus Berlin-Buch, wo Sie in einem internationalen Team an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und umfangreichen Gesundheitsleistungen fördert das Unternehmen nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch Ihr persönliches Wohlbefinden. Zudem profitieren Sie von einer tarifgerechten Vergütung und einem sicheren Arbeitsplatz, was es zu einem attraktiven Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Max Delbrück Centrum
Wenn du auf der Website von Max Delbrück Centrum stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Max Delbrück Centrum erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Delbrück Centrum vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
