Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf zwei Jahre für 39 Stunden pro Woche eine*n Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung.

Ihre Aufgaben werden sein:

• Sie unterstützen gemeinsam mit zwei Kolleg*innen ein Team aus ca. 20 Institutsbetreuer*innen (IBs) in der Generalverwaltung (GV) der MPG in München.
• Sie übernehmen redaktionelle Beiträge bei der Erstellung von Unterlagen für Berufungsgespräche, Institutsbesuche, Gremiensitzungen etc. in der Zuständigkeit der IB.
• Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der IB.
• Sie sorgen für die termingerechte Bereitstellung sämtlicher IB-Unterlagen für die MPG-Leitung.
• Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der Büro- und Prozessabläufe im IB-Bereich und in der Abteilung gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
• Sie koordinieren administrative Projekte und Veranstaltungen in der Zuständigkeit der IB und der Abteilung.
• Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung.
• Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG.
• Sie übernehmen alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.

Was Sie mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Kauffrau*mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen.
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld.
• Erfahrung im Umgang mit KI‑Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Priorisierungsfähigkeit und hervorragendem Organisationstalent.
• Starke Teamorientierung sowie überzeugende Kommunikationsfähigkeiten.
• Fließende Deutsch- als auch Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) in Wort und Schrift.

Das bieten wir Ihnen:

• Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen.
• Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.
• In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle.
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs.
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt.
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 152/25).

Bewerbungsfrist: 6. Januar 2026