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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize events, manage travel, and handle administrative tasks in a dynamic research environment.
- Arbeitgeber: Join the Max-Planck-Gesellschaft, a leading institution in scientific research and innovation.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with opportunities for professional growth and a collaborative work culture.
- Warum dieser Job: Be part of impactful research initiatives while developing your organizational and communication skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office management or similar, with strong MS Office and English skills.
- Andere Informationen: Ideal for those who thrive in flexible, team-oriented settings and are eager to learn.
Aufgabe:
- Terminliche und organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen, Konferenzen und Sitzungen (Präsenz, Hybrid, Videokonferenz)
- Koordination der Prozesse im Rahmen von Einkauf, Beschaffung, Ausschreibung, Vertragsgestaltung und Rechnungsprüfung
- Reisemanagement
- Sachbearbeitende Tätigkeiten, wie z.B. Recherchen, Aufbereitung und Pflege referatsbezogener Daten
- Organisation des analogen und digitalen Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung
- Erstellung von Vorlagen und Erledigung von Schriftverkehr, auch in englischer Sprache
- Führen von analogen und digitalen Organisationsakten des Referats, Pflege des Dokumentenmanagementsystems
Qualifikation:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmannfrau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. Kenntnisse und Fähigkeiten
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit ist wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen als auch von Datenbank-, Web- und Videokonferenzapplikationen
- Erfahrung im vernetzten, teamorientierten Arbeiten
- Hohes Maß an Flexibilität, Organisationstalent und Belastbarkeit
- Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Engagement und Kommunikationsstärke
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift als auch eine sehr gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
Kaufmann*frau Büromanagement für die Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen Arbeitgeber: MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
Kontaktperson:
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kaufmann*frau Büromanagement für die Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen
✨Tip Number 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Max-Planck-Gesellschaft oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Number 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine organisatorischen Fähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Flexibilität und dein Organisationstalent unter Beweis stellen.
✨Tip Number 3
Informiere dich über aktuelle Themen in der Forschungspolitik und Außenbeziehungen. Zeige während des Gesprächs, dass du ein Interesse an diesen Themen hast und bereit bist, dich weiterzubilden.
✨Tip Number 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in MS-Office und anderen relevanten Anwendungen zu demonstrieren. Vielleicht gibt es im Vorstellungsgespräch praktische Tests oder Fragen dazu, also frische deine Skills auf!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kaufmann*frau Büromanagement für die Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du alle geforderten Qualifikationen und Erfahrungen in deiner Bewerbung ansprichst.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es deine Motivation für die Position und deine relevanten Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Erfahrung im Büromanagement und deine Kenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen.
Betone deine Sprachkenntnisse: Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar hervorheben. Gib Beispiele, wie du diese Sprachen in der Vergangenheit verwendet hast.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT vorbereitest
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel mit der organisatorischen Vorbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Planung unter Beweis stellen.
✨Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit vor
Die Stelle erfordert vernetztes, teamorientiertes Arbeiten. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zu sprechen und wie du Konflikte gelöst hast oder zur Teamdynamik beigetragen hast.
✨Demonstriere deine Flexibilität
Hebe hervor, wie du in der Vergangenheit mit Veränderungen umgegangen bist. Die Fähigkeit, sich schnell an neue Situationen anzupassen, ist in dieser Rolle entscheidend.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du Beispiele geben, wo du diese Sprachen in einem beruflichen Kontext verwendet hast, sei es in Schriftverkehr oder bei Präsentationen.
