Change & Communications Manager (m/w/d) Digital Workplace & Microsoft 365 in München

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die MPG hat zum 1.Januar2026 die neue zentrale IT‑Einrichtung Max Planck Information and Technology (MaxIT) gegründet. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT‑Aktivitäten der MPG und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der bisherigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale Einrichtung für IT und Bibliothekswesen gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT‑Infrastruktur sowie IT‑Sicherheit. In engen Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.

Für den Bereich MaxIT Communications & Press suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Change & Communications Manager (m/w/d) Digital Workplace & Microsoft365.

Ihre Aufgaben

• Sie entwickeln und steuern Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen für zentrale Digital-Workplace- und Microsoft-365-Services innerhalb der Max-Planck-Gesellschaft.
• Sie begleiten Einführungs- und Transformationsprojekte von der Stakeholderanalyse über Kommunikationskampagnen bis zur nachhaltigen Nutzerakzeptanz.
• Sie übersetzen komplexe technische und organisatorische Themen in verständliche, relevante und zielgruppengerechte Inhalte.
• Sie konzipieren und erstellen Kommunikationsformate für unterschiedliche Kanäle – von Intranet und Newsletter über Kampagnen bis hin zu Veranstaltungen, Videos und digitalen Informationsangeboten.
• Sie beraten Fachbereiche, Führungskräfte sowie Programm- und Projektleitungen in Fragen der internen Kommunikation, des Stakeholder-Managements sowie der Begleitung von Change-Prozessen.
• Sie fördern die Nutzung und Akzeptanz digitaler Werkzeuge durch kreative Kommunikations- und Beteiligungsformate.
• Sie konzipieren, gestalten und entwickeln unsere digitale Kommunikation weiter und setzen zielgruppengerechte Inhalte und Formate für Social Media und weitere digitale Kommunikationskanäle um.
• Sie koordinieren Kommunikationsaktivitäten mit internen und externen Partnern und stellen eine konsistente Kommunikation über verschiedene Zielgruppen hinweg sicher.
• Sie analysieren die Wirkung Ihrer Kommunikationsmaßnahmen und entwickeln diese datenbasiert weiter.
• Sie machen die digitale Transformation der Max-Planck-Gesellschaft nach innen und außen sichtbar und unterstützen Employer Branding und Recruiting im IT‑Umfeld.
• Abgeschlossenes Studium in Kommunikationswissenschaften, Technischer Kommunikation, Digitalen Medien, Medieninformatik oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Change- oder Kommunikationsmanagement, idealerweise im Umfeld digitaler Transformationen, sowie mit Microsoft 365 oder vergleichbaren Cloud-Plattformen.
• Sicherer Umgang mit CMS‑Systemen, Webanalyse, CRM‑Systemen und professioneller E‑Mail-Versandsoftware.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Projekt- und Programmorganisationen sowie ein gutes Verständnis gängiger Projektmanagementmethoden.
• Sicherer Umgang mit Adobe Creative Cloud.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdergruppen sowie in der Steuerung von Projekten und externen Dienstleistern.
• Ausgeprägte Fähigkeit, Prozesse zu analysieren und zu strukturieren.
• Ein gutes Verständnis für nutzerzentrierte Kommunikation sowie UX‑/UI‑Prinzipien ist von Vorteil.
• Idealerweise Grundkenntnisse in HTML/CSS.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.

Unser Angebot

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 50% der Arbeitszeit mobil zu arbeiten. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellem Coaching. Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen. Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöDBund); je nach Qualifikation ist eine Eingruppierung bis EG 13möglich. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 3Jahre befristet.

Bewerbungsfrist: 30.10.2026.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Max Planck Information and Technology (MaxIT)

Landsberger Straße 346

80687 München

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