Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office

Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.

Das Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht sucht für die Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Teilzeit (50%) eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedoch angestrebt.

Ihre Aufgaben:

• Strukturierter Onboarding-Prozess für internationale Gäste und Mitarbeitende (inkl. mehrsprachiger Informationsmaterialien und individueller Begleitung)
• Unterstützung bei Visums- und Aufenthaltsfragen, Vertragswesen und arbeitsrechtlichen Grundlagen
• Beratung zu Integration im Alltag
• Die vollständige Abwicklung der Stipendiat*innen - von der Bewerbungsphase bis zur Nachbetreuung
• Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartner*innen und internen Schnittstellen (Personal, Leitung, wissenschaftliche Betreuung)
• Vernetzung mit MPG-weiten und externen International Offices

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Bereich International Office oder international geprägter Verwaltungsstrukturen
• Erfahrung im internationalen Umfeld bzw. im Umgang mit internationalen Studierenden, Forschenden oder Partnerinstitutionen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind willkommen
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel) sowie Bereitschaft, sich in neue digitale Systeme einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im internationalen Kontext

Wir bieten:

• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem renommierten Forschungsinstitut mit internationalem Umfeld und einem guten Arbeitsklima
• Die Vergütung richtet sich entsprechend Ihrer Qualifikation nach TVÖD-Bund bis Entgeltgruppe 9a einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung in der Rente
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
• Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität
• Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze
• Maßnahmen zur Work-Life-Balance einschließlich vier angebundener Kitas

Bewerbung:

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Online-Bewerbungssystem auf unserer Website mit den vollständigen Unterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum . Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen Dr. Radu Carciumaru unter Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht, Im Neuenheimer Feld 535, 69120 Heidelberg.