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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze internationale Gäste und Mitarbeitende im Onboarding-Prozess und bei Visumsfragen.
- Arbeitgeber: Renommiertes Forschungsinstitut mit internationalem Umfeld und hervorragendem Arbeitsklima.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den internationalen Austausch und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im internationalen Verwaltungsbereich.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und Unterstützung für Work-Life-Balance.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedoch angestrebt.
Ihre Aufgaben:
- Strukturierter Onboarding-Prozess für internationale Gäste und Mitarbeitende (inkl. mehrsprachiger Informationsmaterialien und individueller Begleitung)
- Unterstützung bei Visums- und Aufenthaltsfragen, Vertragswesen und arbeitsrechtlichen Grundlagen
- Beratung zu Integration im Alltag
- Die vollständige Abwicklung der Stipendiat*innen - von der Bewerbungsphase bis zur Nachbetreuung
- Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartner*innen und internen Schnittstellen (Personal, Leitung, wissenschaftliche Betreuung)
- Vernetzung mit MPG-weiten und externen International Offices
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Bereich International Office oder international geprägter Verwaltungsstrukturen
- Erfahrung im internationalen Umfeld bzw. im Umgang mit internationalen Studierenden, Forschenden oder Partnerinstitutionen von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind willkommen
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel) sowie Bereitschaft, sich in neue digitale Systeme einzuarbeiten
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
- Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im internationalen Kontext
Wir bieten:
- Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem renommierten Forschungsinstitut mit internationalem Umfeld und einem guten Arbeitsklima
- Die Vergütung richtet sich entsprechend Ihrer Qualifikation nach TVÖD-Bund bis Entgeltgruppe 9a einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.)
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung in der Rente
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
- Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
- Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität
- Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze
- Maßnahmen zur Work-Life-Balance einschließlich vier angebundener Kitas
Bewerbung:
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Online-Bewerbungssystem auf unserer Website mit den vollständigen Unterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum 31.03.2026. Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen Dr. Radu Carciumaru unter carciumaru@mpil.de.
Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Im Neuenheimer Feld 535
69120 Heidelberg
www.mpil.de
Jetzt bewerben
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office - [\'Teilzeit\'] Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office - [\'Teilzeit\']
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Stelle. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Max-Planck-Institut und die spezifischen Aufgaben im International Office. Zeige, dass du die Herausforderungen verstehst und bereit bist, Lösungen zu finden.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du Fragen hast oder mehr über die Stelle erfahren möchtest, zögere nicht, Dr. Radu Carciumaru direkt zu kontaktieren. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht den Prozess einfacher und du kannst sicherstellen, dass deine Unterlagen vollständig sind. Denk daran, alle geforderten Dokumente beizufügen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office - [\'Teilzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau zu uns ins International Office passt! Erzähl von deinen Erfahrungen und wie sie dich auf diese Stelle vorbereitet haben. Ein persönlicher Touch macht dein Anschreiben einzigartig.
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Wir lieben es, wenn wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Denk daran, relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben, die für die Stelle wichtig sind!
Zeugnisse nicht vergessen: Stell sicher, dass du alle relevanten Zeugnisse beilegst. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine Qualifikationen und Erfahrungen. Achte darauf, dass alles gut lesbar und ordentlich ist!
Bewerbung über unsere Website: Vergiss nicht, dich über unser Online-Bewerbungssystem zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Max-Planck-Institut und seine Forschungsbereiche verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen im Völkerrecht, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im internationalen Umfeld und im Umgang mit verschiedenen Kulturen zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Sachbearbeiter*in im International Office zu untermauern.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Sprachfähigkeiten im Interview zu demonstrieren. Vielleicht kannst du auch Beispiele nennen, wie du deine Mehrsprachigkeit in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
✨Zeige deine Teamorientierung
Das Arbeiten im International Office erfordert eine ausgeprägte Team- und Serviceorientierung. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation in einem internationalen Kontext betreffen. Zeige, dass du ein freundliches und professionelles Auftreten hast.