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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsdirektorin bei Planung, Organisation und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen erforscht grundlegende Fragen der modernen Biologie.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und arbeite in einem dynamischen, wissenschaftlichen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung mit digitalen Anwendungen sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet und fördert Vielfalt und Geschlechtergerechtigkeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen erforscht grundsätzliche Fragen der modernen Biologie auf mehreren Organisationsebenen der Lebewesen. Das Institut besteht aus sechs wissenschaftlichen Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen. Die Abteilung für Mikrobiomforschung von Prof. Dr. Ruth E. Ley sucht im Rahmen einer Mutterschaftsvertretung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in in Vollzeit.
Ihre Aufgaben
- Terminplanung und -überwachung
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Planung, Buchung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
- Empfang internationaler Gäste und Besucher*innen
- Administrative Unterstützung der Direktorin wie auch für Wissenschaftler*innen aus der Abteilung, z. B. bei Onboarding, Beschaffungsvorgängen und Dokumentenverarbeitung
- Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten (Editierung, Layout, Übersetzung)
- Enge Unterstützung bei der Übersetzung offizieller Dokumente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind
Einige dieser Aufgaben werden in Zusammenarbeit mit der zentralen Institutsverwaltung durchgeführt, die sich in Einkauf, Buchhaltung und Personalverwaltung gliedert.
Ausbildung und Erfahrung
- Der*Die ideale Kandidat*in hat eine relevante Qualifikation, z. B. eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in
- hat fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- hat Erfahrung mit digitaler Dokumentenverarbeitung (z. B. Microsoft Office)
- ist bereit, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten, z. B. für Beschaffungsprozesse und Reisebuchungen
- kann sich flexibel auf wechselnde Prioritäten und Deadlines einstellen
Unser Angebot
Sie werden Teil eines internationalen (wissenschaftlichen) Teams. Die tägliche Arbeit wird in englischer Sprache erfolgen, die Kommunikation mit und Unterstützung durch die zentrale Verwaltung des Instituts auf Deutsch. Ihr Arbeitsort ist Tübingen. Wir sehen eine Vollzeitbeschäftigung vor und bieten Flexibilität durch mobiles Arbeiten. Auch besteht ein breites Angebot zur Fort- und Weiterbildung. Ihr Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), Entgeltgruppe 8, einschließlich zahlreicher Sozialleistungen, wie z. B. einer arbeitgeberfinanzierten Altersversorgung und eines Jobticket-Zuschusses. Bei der Stelle handelt es sich um eine zunächst auf zwei Jahre befristete Mutterschaftsvertretung.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner strebt die Max‑Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt und will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Ihre Bewerbung
Bitte übermitteln Sie Anschreiben, Lebenslauf sowie andere relevante Dokumente über unser Jobportal bis zum 13.04.2025.
Jetzt bewerben: Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen, Max-Planck-Ring 5, 72076 Tübingen.
Assistent*in der Abteilungsdirektorin - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\'] Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in der Abteilungsdirektorin - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Max-Planck-Institut oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Abteilung für Mikrobiomforschung informierst. Zeige Interesse an den aktuellen Projekten und Forschungsthemen, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind wichtig! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops teilzunehmen, die vom Institut oder in verwandten Bereichen organisiert werden, nutze diese Gelegenheiten, um deine Fähigkeiten zu erweitern und Kontakte zu knüpfen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in Gesprächen. Da die Stelle wechselnde Prioritäten erfordert, ist es wichtig, dass du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung teilst, die deine Fähigkeit zur schnellen Anpassung an neue Situationen demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in der Abteilungsdirektorin - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Betone deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, die dich zur idealen Kandidatin oder zum idealen Kandidaten machen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die ausgeschriebene Position an. Hebe relevante Qualifikationen, wie deine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung als Fremdsprachensekretär*in, sowie deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch hervor.
Dokumente sorgfältig prüfen: Stelle sicher, dass alle Dokumente, die du einreichst, vollständig und fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung in deinem Anschreiben und Lebenslauf.
Frist einhalten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 13.04.2025 über das Jobportal des Max-Planck-Instituts einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistent*in der Abteilungsdirektorin übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich in der Terminplanung, Organisation von Veranstaltungen und administrativen Unterstützung warst.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Kommunikation sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch stattfinden wird, solltest du deine Sprachkenntnisse betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeiten in beiden Sprachen testen könnten.
✨Zeige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Die Stelle erfordert, dass du dich schnell auf wechselnde Prioritäten einstellen kannst. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Anpassung an neue Situationen und Herausforderungen verdeutlichen.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Das Institut bietet ein breites Angebot zur Fort- und Weiterbildung. Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Entwicklung, indem du Fragen zu den verfügbaren Programmen stellst und wie diese dir helfen können, in deiner Rolle zu wachsen.
