Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)
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Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)

Freiburg im Breisgau Teilzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Unterstütze die Direktorin bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Meetings.
  • Arbeitgeber: Das Max-Planck-Institut ist eine führende Forschungsorganisation in Kriminalität und Recht.
  • Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein internationales Arbeitsumfeld warten auf dich.
  • Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Tätigkeit in einem renommierten Institut mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
  • Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Englischkenntnisse sind wichtig.
  • Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Verlängerung.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagenforschung auf den Gebieten des Strafrechts, des Öffentlichen Rechts und der Kriminologie. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und interdisziplinär. Das Institut mit ca. 150 Mitarbeitenden ist Teil der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. - einer der renommiertesten und erfolgreichsten Forschungsorganisationen der Welt.

Die Abteilung Strafrecht des Max-Planck-Instituts zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht für den Assistenzbereich der Institutsdirektorin Prof. Dr. Tatjana Hörnle zum 1. Oktober 2025 eine*n Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %).

Ihre Aufgaben

  • Unterstützung und Zuarbeit für die Direktionsassistentin (inkl. Vertretung) und die Direktorin in folgenden Bereichen:
  • Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
  • Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice)
  • Terminplanung/ -koordination/ -überwachung (Microsoft Outlook)
  • Reisemanagement: Planung, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
  • Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
  • Interaktives Arbeiten mit den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Humboldt-Universität zu Berlin
  • Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, optional auch in Spanisch oder einer anderen Fremdsprache
  • Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen

Ihr Profil

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation (qualifizierte*r Quereinsteiger*in ist willkommen), mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
  • Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien
  • Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG-eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, optional auch in Spanisch oder einer anderen Fremdsprache
  • Schnelle Auffassungsgabe sowie ein selbständiger, eigenverantwortlicher, strukturierter, gewissenhafter und zuverlässiger Arbeitsstil
  • Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
  • Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit

Unser Angebot

  • Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem internationalen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
  • Die Position ist in Teilzeit zu besetzen und zunächst auf ein Jahr befristet, mit der Option auf Verlängerung.
  • Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zur Entgeltgruppe 9b. Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozialabgaben abgeführt.
  • Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
  • Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau.
  • Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Vereinbarkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.

Ihre Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Online-Bewerbungsportal bis spätestens zum 31.07.2025 ein. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Gabriele Lang (criminal-law@csl.mpg.de oder +49 761 7081-600).

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Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Günterstalstraße 73
79100 Freiburg
csl.mpg.de

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Kontaktperson:

Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)

Tip Nummer 1

Informiere dich über die spezifischen Strukturen und Abläufe des Max-Planck-Instituts. Ein gutes Verständnis der internen Prozesse kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.

Tip Nummer 2

Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Abteilung Strafrecht und deren Projekte zu sammeln. Kontakte zu aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden können dir wertvolle Einblicke geben und deine Bewerbung stärken.

Tip Nummer 3

Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit internationalen Teams zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die diese Kompetenzen unter Beweis stellen.

Tip Nummer 4

Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv im Gespräch. Wenn du neben Deutsch und Englisch auch Spanisch oder eine andere Fremdsprache sprichst, erwähne dies und gib Beispiele, wie du diese Fähigkeiten in einem beruflichen Kontext eingesetzt hast.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)

Organisationstalent
Kommunikationsfähigkeiten
Microsoft Office Kenntnisse
Terminplanung und -koordination
Reisemanagement
Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Teamfähigkeit
Hohe soziale Kompetenz
Strukturierter Arbeitsstil
Gewissenhaftigkeit
Zuverlässigkeit
Interkulturelle Kompetenz
Flexibilität
Engagement

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Anschreiben: Beginne dein Anschreiben mit einer klaren und prägnanten Einleitung, in der du dich vorstellst und dein Interesse an der Position als Direktionssekretär*in bekundest. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und erläutere, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen.

Lebenslauf: Gestalte deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert. Achte darauf, relevante berufliche Erfahrungen und Qualifikationen hervorzuheben, insbesondere im Bereich Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben. Nutze klare Überschriften und eine chronologische Reihenfolge, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Zeugnisse und Nachweise: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Dazu gehören Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse und gegebenenfalls Sprachzertifikate. Achte darauf, dass diese Dokumente aktuell und gut lesbar sind.

Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lasse es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibfehler, Grammatik und die allgemeine Klarheit deiner Formulierungen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht vorbereitest

Vorbereitung auf die Aufgaben

Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Direktionssekretär*in übernehmen wirst. Vertraue dich mit Microsoft Outlook und den gängigen Sekretariatsaufgaben an, um im Interview zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst.

Sprachkenntnisse betonen

Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du deine Sprachfähigkeiten im Interview hervorheben. Bereite dich darauf vor, einige Fragen auf Englisch zu beantworten, um deine Sprachkompetenz zu demonstrieren.

Soziale Kompetenz zeigen

Bereite Beispiele vor, die deine soziale Kompetenz und deinen respektvollen Umgang mit internationalem Publikum verdeutlichen. Zeige, dass du teamfähig bist und gut mit verschiedenen Menschen kommunizieren kannst.

Fragen zur Institution stellen

Zeige dein Interesse am Max-Planck-Institut, indem du Fragen zu dessen Struktur, Projekten oder der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen stellst. Dies zeigt, dass du dich mit der Institution auseinandergesetzt hast und motiviert bist, Teil des Teams zu werden.

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