Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Institutsdirektor bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Meetings.
- Arbeitgeber: Das Max-Planck-Institut ist eine führende Forschungsorganisation in Kriminalität und Recht.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein internationales Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Tätigkeit in einem dynamischen Team mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Englischkenntnisse sind wichtig.
- Andere Informationen: Bewerbungen von unterrepräsentierten Gruppen sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagenforschung auf den Gebieten des Öffentlichen Rechts, des Strafrechts und der Kriminologie. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und interdisziplinär. Das Institut mit ca. 150 Mitarbeitenden ist Teil der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Die Abteilung Kriminologie des Max-Planck-Instituts zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht für den Assistenzbereich des Institutsdirektors Prof. Dr. Jean‑Louis van Gelder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %).
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E‑Mail- und Telefonverkehr)
- Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice)
- Terminplanung/ ‑koordination/ ‑überwachung (Microsoft Outlook)
- Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
- Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
- Betreuung internationaler wissenschaftlicher Mitarbeitender, Gäste und Stipendiat*innen
- Interaktives Arbeiten mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts
- Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
- Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien und eine gewisse IT‑Affinität sind von Vorteil
- Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG‑eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten und diese mittels MPG-Policy-konformen Softwarelösungen und Tools umzusetzen, ist von Vorteil
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
- Schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten, gewissenhaften und zuverlässigen Arbeitsstil
- Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit
- Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit
Unser Angebot
- Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem internationalen rechtswissenschaftlichen Arbeitsumfeld
- Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und auf ein Jahr befristet, mit der Option auf Verlängerung
- Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zur Entgeltgruppe 9b
- Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozialabgaben abgeführt
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
- Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau
- Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Vereinbarkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten
Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.
Ihre Bewerbung
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis spätestens zum 07.07.2025 über unser Online-Bewerbungsportal ein. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Kathleen Straka (sek-kriminologie@csl.mpg.de oder +49 761 7081‑700).
Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Günterstalstraße 73
79100 Freiburg
csl.mpg.de
Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %) Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben der Stelle. Das Max-Planck-Institut legt großen Wert auf eine gute Organisation und Kommunikationsfähigkeiten, also sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu teilen, die diese Fähigkeiten demonstrieren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über das Institut und die Abteilung Kriminologie zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner IT-Affinität und deinem Umgang mit Microsoft Office vor. Da diese Fähigkeiten für die Position wichtig sind, solltest du konkrete Beispiele parat haben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine interkulturelle Kompetenz und Sprachkenntnisse während des Gesprächs. Da das Institut international ausgerichtet ist, kann es von Vorteil sein, wenn du deine Erfahrungen im Umgang mit internationalen Teams oder Gästen hervorhebst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Institut: Informiere dich über das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht. Verstehe die Werte und Ziele des Instituts sowie die spezifischen Anforderungen der Stelle.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position als Direktionssekretär*in darlegst. Betone deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office und in der Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Achte darauf, relevante berufliche Stationen und deine Sprachkenntnisse klar hervorzuheben.
Unterlagen überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein frühestmöglicher Eintrittstermin klar angegeben ist und alle Unterlagen in einem einheitlichen Format vorliegen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Direktionssekretärs, insbesondere in einem internationalen und interdisziplinären Umfeld. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung, Korrespondenz und Organisation unter Beweis stellen.
✨Sprachkenntnisse betonen
Da sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch gefordert sind, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du deine Sprachfähigkeiten demonstrierst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten und eventuell auch in Französisch oder Spanisch, falls dies zur Sprache kommt.
✨IT-Kenntnisse hervorheben
Zeige deine Vertrautheit mit Microsoft Office-Anwendungen und anderen relevanten Softwarelösungen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um administrative Aufgaben zu bewältigen.
✨Soziale Kompetenz zeigen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Teamfähigkeit und deinem Umgang mit internationalem Publikum zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Kulturen und Persönlichkeiten zusammengearbeitet hast und welche Strategien du dabei angewendet hast.
