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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Institutsdirektor bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Meetings.
- Arbeitgeber: Das Max-Planck-Institut ist eine führende Forschungsorganisation in Kriminalität und Recht.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein internationales Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Tätigkeit in einem dynamischen Team mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Englischkenntnisse sind wichtig.
- Andere Informationen: Die Stelle ist befristet, mit der Möglichkeit zur Verlängerung und Chancengleichheit wird gefördert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagenforschung auf den Gebieten des Öffentlichen Rechts, des Strafrechts und der Kriminologie. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und interdisziplinär. Das Institut mit ca. 150 Mitarbeitenden ist Teil der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. - einer der renommiertesten und erfolgreichsten Forschungsorganisationen der Welt.
Die Abteilung Kriminologie des Max-Planck-Instituts zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht für den Assistenzbereich des Institutsdirektors Prof. Dr. Jean‑Louis van Gelder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %).
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E‑Mail- und Telefonverkehr)
- Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice)
- Terminplanung/ ‑koordination/ ‑überwachung (Microsoft Outlook)
- Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
- Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
- Betreuung internationaler wissenschaftlicher Mitarbeitender, Gäste und Stipendiat*innen
- Interaktives Arbeiten mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts
- Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
- Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien und eine gewisse IT‑Affinität sind von Vorteil.
- Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG‑eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten und diese mittels MPG-Policy-konformen Softwarelösungen und Tools umzusetzen, ist von Vorteil.
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
- Schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten, gewissenhaften und zuverlässigen Arbeitsstil
- Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit
- Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit
Unser Angebot
- Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem internationalen rechtswissenschaftlichen Arbeitsumfeld
- Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und auf ein Jahr befristet, mit der Option auf Verlängerung
- Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zur Entgeltgruppe 9b. Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozialabgaben abgeführt
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
- Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau. Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Vereinbarkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten.
- Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.
Ihre Bewerbung
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis spätestens zum 07.07.2025 über unser Online-Bewerbungsportal ein. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Kathleen Straka (oder +49 761 7081‑700).
Jetzt bewerben
Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Günterstalstraße 73
79100 Freiburg
csl.mpg.de
Direktionssekretärin (m/w/d) (70 - 100 ) - [\'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionssekretärin (m/w/d) (70 - 100 ) - [\'Vollzeit\']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Forschungsbereiche des Max-Planck-Instituts. Zeige in Gesprächen, dass du ein Verständnis für die Themen hast, die das Institut behandelt, und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Kontakte innerhalb der Max-Planck-Gesellschaft oder ähnlicher Institutionen zu knüpfen. Empfehlungen von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und den interdisziplinären Ansätzen vor. Zeige, dass du bereit bist, dich in die Strukturen und Richtlinien des Instituts einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten durch konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung. Betone, wie du erfolgreich Meetings oder Veranstaltungen geplant und koordiniert hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionssekretärin (m/w/d) (70 - 100 ) - [\'Vollzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Institut: Informiere dich über das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Abteilungen, deren Forschungsgebiete und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Direktionssekretärin darlegst. Betone deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office und in der Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die Anforderungen der Stelle widerspiegelt. Hebe relevante berufliche Erfahrungen, deine Ausbildung und besondere Fähigkeiten hervor, die für die Position wichtig sind.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) vollständig und fristgerecht über das Online-Bewerbungsportal einreichst. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Direktionssekretärin, insbesondere in Bezug auf Terminplanung und Reisemanagement. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Sprachkenntnisse betonen
Da sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch gefordert sind, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du deine Sprachfähigkeiten demonstrierst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten.
✨IT-Kenntnisse hervorheben
Der Umgang mit Microsoft Office und anderen elektronischen Medien ist wichtig. Stelle sicher, dass du deine Erfahrungen mit diesen Tools teilst und eventuell spezifische Programme nennst, die du beherrschst.
✨Soziale Kompetenz zeigen
Da der Umgang mit internationalem Publikum eine Rolle spielt, solltest du Beispiele für deine soziale Kompetenz und Teamfähigkeit parat haben. Zeige, dass du respektvoll und stilsicher kommunizieren kannst.
