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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Forschungsteams mit Büroorganisation und Kommunikation.
- Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme, führend in KI und Robotik.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte die Zukunft der Forschung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Büroverwaltung und gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns
Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme (MPI-IS) ist ein weltweit führendes Forschungsinstitut in den Bereichen künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Robotik, das an zwei Standorten in Stuttgart und Tübingen angesiedelt ist. Für den Standort Tübingen suchen wir einen Verwaltungsassistenten (alle Geschlechter, 50–100%).
Rollen & Verantwortlichkeiten
- Sie werden Teil eines Teams von Verwaltungsassistenten, das die Forschungsgruppenleiter sowie deren Forschungsteams unterstützt. Die folgenden Aufgaben gehören zu Ihrem täglichen Arbeitsbereich:
- Büromanagement:
- Kalender verwalten, Meetings planen und Konferenzräume buchen
- Besucher empfangen, eingehende Kommunikation (E-Mails, Telefonanrufe) bearbeiten und als erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder fungieren
- Post und Büromaterial verwalten
- Onboarding verwalten
- Reisepläne, Unterkünfte und Spesenabrechnungen koordinieren
- Aktionspunkte verfolgen und Fristen einhalten, um eine fristgerechte Lieferung sicherzustellen
- Sitzungsprotokolle vorbereiten
- Mit HR, Finanzen, IT und anderen Abteilungen kommunizieren
- Interne Mitteilungen und Ankündigungen entwerfen und verteilen
- Kontaktlisten und Mitarbeiterdaten mit hoher Genauigkeit pflegen
- Bestellungen bearbeiten
- Bei der Budgetüberwachung unterstützen
- Die Vorbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Vorträgen erleichtern
- Internationale Gäste und Besucher unterstützen
- Ad-hoc-Hilfe bei Sonderprojekten (z.B. Büroumzüge) leisten
Ausbildung & Erfahrung
- Der ideale Kandidat hat:
- Eine relevante Qualifikation in der Büroverwaltung, z.B. kaufmännische Ausbildung, Fremdsprachenausbildung, Projektkoordination oder ein verwandtes Feld
- Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (z.B. Microsoft Office Suite) und die Bereitschaft, neue digitale Tools zu erlernen
- Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch (C1-Niveau oder höher) sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Die Fähigkeit, selbstständig, zuverlässig und strukturiert zu arbeiten
- Zusätzliche Sprachkenntnisse und vorherige Erfahrungen in Forschung, Hochschulbildung oder internationalen Umfeldern sind von Vorteil
- Eine freundliche und selbstbewusste Haltung sowie interkulturelle Kompetenz
- Engagement für qualitativ hochwertigen Service und starke Problemlösungsfähigkeiten
- Flexibilität, um sich an wechselnde Prioritäten, Fristen und Bedürfnisse anzupassen
- Die Fähigkeit, das Institut professionell und einladend zu vertreten
Unser Angebot
Sie werden Teil eines freundlichen, motivierten, internationalen und vielfältigen Teams. Ihr Hauptarbeitsplatz wird in Tübingen sein. Sie arbeiten in einem modernen Gebäude mit modernster Ausstattung und ergonomischen Arbeitsplätzen. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und viele weitere Vorteile. Je nach Qualifikation und beruflicher Erfahrung ist ein Gehalt von bis zu EG 8 (TVöD Bund) gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst möglich. Alle sozialen Leistungen des öffentlichen Dienstes gelten. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.
Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich dafür ein, die Anzahl der Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und ermutigt qualifizierte Personen zur Bewerbung. Am MPI-IS feiern wir Vielfalt. Wir glauben fest daran, dass die Zusammenführung von Vielfalt in Gedanken, Perspektiven und Hintergründen der Schlüssel zur Förderung der Wissenschaft ist. Wir suchen viele verschiedene Fähigkeiten und Fertigkeiten. Auch wenn Sie denken, dass Sie nicht alle aufgeführten Fähigkeiten erfüllen oder alle Anforderungen erfüllen, würden wir uns dennoch freuen, von Ihnen zu hören.
Bewerbung
Um sich zu bewerben, fügen Sie bitte ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Empfehlungsschreiben in Ihre Bewerbung ein. Bitte laden Sie alle Dokumente als eine PDF-Datei über unser Bewerbungssystem hoch. Wenn Sie eine schriftliche Bewerbung bevorzugen, können Sie dies ebenfalls tun. Bitte senden Sie diese an: Dr. Carolin Lewis, Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme, Max-Planck-Ring 4, 72076 Tübingen, Deutschland. Die Stelle ist ab sofort verfügbar und bleibt bis zur Besetzung offen. Bewerbungen, die bis zum 15. Januar 2026 eingehen, werden bevorzugt behandelt. Fragen zur Stelle richten Sie bitte an Dr. Carolin Lewis.
Administrative Assistant (all genders, 50-100%) (m/w/d) Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Assistant (all genders, 50-100%) (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Verwaltungsassistent:in bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Institut. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im MPI-IS arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen. So kannst du im Gespräch glänzen und zeigen, dass du die richtige Wahl bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, alle erforderlichen Dokumente in einem Schritt hochzuladen – so sparst du Zeit und Nerven!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistant (all genders, 50-100%) (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch deine Motivation und Begeisterung für die Stelle deutlich machen. Lass uns wissen, warum du Teil unseres Teams werden möchtest!
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Stelle passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst, ohne dass wir durch endlose Informationen scrollen müssen!
Dokumente als PDF hochladen: Achte darauf, alle Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zusammenzufassen. Das macht es uns einfacher, alles auf einen Blick zu sehen. Und vergiss nicht, die Datei gut zu benennen – so finden wir dich schneller!
Fragen? Frag uns!: Wenn du Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind hier, um dir zu helfen! Und denk daran, dass wir uns freuen, von dir zu hören – also bewirb dich über unsere Website!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme vorbereitest
✨Mach dich mit der Institution vertraut
Informiere dich über das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme und dessen Forschungsbereiche. Zeige im Interview, dass du die Mission und die aktuellen Projekte des Instituts verstehst und wie deine Rolle als Administrative Assistant dazu beitragen kann.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen in der Büroorganisation oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Bereite auch Beispiele vor, die deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Organisationstalent unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da fließende Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einige Fachbegriffe oder Phrasen aus dem Bereich der Forschung und Verwaltung einbringen, um deine Sprachbeherrschung zu demonstrieren.
✨Stelle eigene Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Teamdynamik und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Unternehmenskultur oder zu Weiterbildungsmöglichkeiten sind immer gut!