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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere das Sekretariat, verwalte Datenbanken und unterstütze internationale Wissenschaftler:innen.
- Arbeitgeber: Die Max-Planck-Gesellschaft ist eine führende Forschungsorganisation in Deutschland mit internationalem Renommee.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoptionen und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur internationalen Forschung bei – ideal für deine Karriere!
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent sind erforderlich.
- Andere Informationen: Du erhältst Einblicke in die Verwaltung einer renommierten Forschungseinrichtung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung.
Organisation von Seminaren und Meetings.
Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken.
Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München.
Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch.
Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung.
Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts.
Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank.
Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltserlaubnissen und Eröffnung von Bankkonten.
Sprachkursverwaltung.
Buchen von Dienstreisen.
Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes.
Assistent*in der Verwaltungsleitung in Teilzeit Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in der Verwaltungsleitung in Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu Personen in der Max-Planck-Gesellschaft oder ähnlichen Institutionen zu knüpfen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Stelle zu erfahren und eventuell eine Empfehlung zu erhalten.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Verwaltungsabläufe und die Struktur der Max-Planck-Gesellschaft. Zeige in Gesprächen, dass du die Organisation verstehst und bereit bist, dich schnell einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur internationalen Korrespondenz vor. Da die Stelle auch Übersetzungen umfasst, könnte es hilfreich sein, Beispiele deiner Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch parat zu haben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeit zur selbstständigen Organisation und Koordinierung von Aufgaben belegen. Das wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in der Verwaltungsleitung in Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Fähigkeiten heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine organisatorischen Fähigkeiten, insbesondere in Bezug auf Verwaltungsabläufe, Kommunikation und Terminplanung. Zeige, dass du selbstständig arbeiten kannst.
Internationale Korrespondenz: Da die Stelle internationale Korrespondenz erfordert, solltest du deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch klar darstellen. Füge Beispiele hinzu, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Erfahrung mit Datenbanken: Wenn du Erfahrung im Umgang mit Datenbanken hast, erwähne dies unbedingt. Beschreibe, welche Art von Datenbanken du betreut hast und welche spezifischen Aufgaben du dabei übernommen hast.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie die Organisation von Seminaren und die Verwaltung von Datenbanken. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle internationale Korrespondenz und Übersetzungen erfordert, solltest du deine Sprachkenntnisse betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Erfahrung in der Kommunikation auf Englisch und Deutsch zu beantworten.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Position erfordert eine selbstständige Organisation und Koordinierung. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effizienten Planung und Verwaltung von Terminen und Meetings demonstrieren.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Da die Rolle eine Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Abteilungen beinhaltet, sei darauf vorbereitet, Fragen zu deiner Teamarbeit und Zusammenarbeit mit anderen zu beantworten. Denke an Situationen, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Teams kommuniziert hast.
