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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und koordiniere Verwaltungsabläufe.
- Arbeitgeber: Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungseinrichtung mit über 85 Instituten.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Kinderbetreuung und Zuschüsse zum Jobticket.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem internationalen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung. Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung).
Bewerbung bis 04.05.2025. Arbeitsbeginn ab sofort möglich. Arbeitsumfang Vollzeit/Teilzeit.
- Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung.
- Organisation von Seminaren und Meetings.
- Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken.
- Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München.
- Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch.
- Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung.
- Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts.
- Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank.
- Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltserlaubnissen und Eröffnung von Bankkonten.
- Sprachkursverwaltung.
- Buchen von Dienstreisen.
- Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:r.
Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Einen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E-Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen.
Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung.
Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen.
Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit.
Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung. SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit.
Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9 a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD Bund. Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche. Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten. Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat. Kantine im Institut.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Max-Planck-Gesellschaft und ihre Forschungsprojekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Institution und ihrer Arbeit hast. Das hilft dir, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Max-Planck-Gesellschaft, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position zu erfahren. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur interkulturellen Kompetenz vor. Da die Stelle internationale Korrespondenz und Unterstützung für ausländische Wissenschaftler:innen umfasst, ist es wichtig, deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diesem Bereich klar darzustellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. In einem dynamischen Umfeld wie der Max-Planck-Gesellschaft ist es wichtig, dass du bereit bist, neue Fähigkeiten zu erlernen und dich an wechselnde Anforderungen anzupassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Assistenz der Verwaltungsleitung. Erkläre, warum du dich für die Max-Planck-Gesellschaft interessierst und was dich an der Stelle reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben relevante Erfahrungen, die du in der Verwaltung oder im internationalen Umfeld gesammelt hast. Zeige auf, wie diese Erfahrungen dich für die ausgeschriebene Position qualifizieren.
Sprache und Stil: Achte darauf, dass dein Bewerbungsschreiben sowohl in Deutsch als auch in Englisch fehlerfrei ist. Verwende einen professionellen, aber freundlichen Ton und achte auf eine klare Struktur, um deine Punkte deutlich zu machen.
Schließe alle erforderlichen Dokumente ein: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse beifügst. Überprüfe die Anforderungen in der Stellenanzeige, um sicherzustellen, dass du nichts vergisst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz für die Verwaltungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Geltung kommen können.
✨Sprachkenntnisse betonen
Da hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du Beispiele für deine Sprachfähigkeiten parat haben. Bereite dich darauf vor, eventuell auch in einer der beiden Sprachen zu kommunizieren.
✨Interkulturelle Kompetenz zeigen
Da das Institut international ausgerichtet ist, ist interkulturelle Kompetenz wichtig. Teile Erfahrungen, die du in einem internationalen Umfeld gesammelt hast, und zeige, wie du mit unterschiedlichen Kulturen umgehst.
✨Flexibilität und Eigeninitiative hervorheben
Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Flexibilität und Eigeninitiative belegen. Zeige, dass du bereit bist, dich in neue Software einzuarbeiten und verschiedene Aufgaben selbstständig zu organisieren.
