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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage daily operations, including scheduling, travel bookings, and communication for a research group.
- Arbeitgeber: Join the Max-Planck-Institut für Meteorologie, a leading research institute in Earth system science.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, professional development opportunities, and a public transport subsidy.
- Warum dieser Job: Be part of interdisciplinary research with a supportive culture and potential for job extension.
- Gewünschte Qualifikationen: Requires commercial training or relevant studies, with experience in an assistant role and strong organizational skills.
- Andere Informationen: We encourage applications from diverse backgrounds and support work-life balance with home office options.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
ÜBER UNS
Das Max-Planck-Institut für Meteorologie in Hamburg zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Erdsystemforschung. Das Institut mit derzeit rund 230 Beschäftigten besteht aus drei wissenschaftlichen Abteilungen und Serviceeinrichtungen. Hier können Sie sich einen Eindruck von unserem Campus verschaffen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als
Assistent*in (m/w/d) der Lise-Meitner-Forschungsgruppe
(S-0014 | MWD | Vollzeit, befristet auf zwei Jahre)
IHRE AUFGABEN
Sie übernehmen die Sekretariatsaufgaben für eine neu gegründete Forschungsgruppe und unterstützen gleichzeitig das Sekretariat einer Abteilungsdirektorin. Sie arbeiten selbstständig sowie eigenverantwortlich und übernehmen zentrale kaufmännische, organisatorische und administrative Aufgaben für die Forschungsgruppe.
Die Stelle umfasst folgende Aufgaben:
- Sie organisieren und koordinieren das Tagesgeschäft inklusive des Terminmanagements, der Reisebuchungen, der proaktiven Bearbeitung des Posteingangs sowie der Organisation von Meetings und Protokollerstellung.
- Darüber hinaus fungieren Sie als Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Gesprächspartnern.
- Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination strategischer Initiativen und Projekte und koordinieren die Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen.
- Weiterhin übernehmen Sie Sonderaufgaben und arbeiten eigenständig zur Entlastung der Gruppenleiterin sowie der Direktorenebene.
- Sie übernehmen die Planung und Buchung von Dienstreisen – Themen wie Hotelbuchungen, Bahntickets und Flugreisen sind bei Ihnen gut aufgehoben.
- Darüber hinaus fungieren Sie als Ansprechpartner*in (m/w/d) rund um das Thema Reisekostenabrechnungen und Buchhaltung.
IHRE QUALIFIKATION
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, eine Ausbildung als Sekretär*in (m/w/d), Fremdsprachensekretär*in / Europasekretär*in (m/w/d) oder im Office-Management oder ein betriebswissenschaftliches Studium.
- Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Sie sind es gewohnt, strukturiert, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
- Ihre Persönlichkeit ist geprägt von Verlässlichkeit, Engagement und Organisationsstärke. Loyalität und großes Interesse an einem vielfältigen Aufgabengebiet zeichnen Sie aus.
- Office-Programme sind Voraussetzung für diese Position.
- Exzellente Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
UNSER ANGEBOT
- Wir bieten eine auf zwei Jahre befristete Stelle mit einer vielseitigen und anspruchsvollen Tätigkeit im Umfeld interdisziplinärer Forschung, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und flache Hierarchien. Eine Verlängerung der Stelle ist in Aussicht.
- Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tarifrechtlichen Bestimmungen und Qualifikation in E 9a TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL).
- Das Max-Planck-Institut ist zentral und verkehrsgünstig gelegen. Wir bieten einen attraktiven Zuschuss zum Deutschlandticket.
- Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Außerdem strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.
- Wir fördern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit, Homeoffice und die Unterstützung bei der Vermittlung von Betreuungsmöglichkeiten.
HABEN WIR IHR INTERESSE GEWECKT?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 12. März 2025 (MEZ 17:00).
Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 19. März 2025 stattfinden.
KONTAKT
Falls Sie noch Fragen haben, steht Ihnen Frau Chenbo Guo gerne zur Verfügung.
Max-Planck-Institut für Meteorologie
Bundesstraße 53
20146 Hamburg
Deutschland
mpimet.mpg.de
#J-18808-Ljbffr
Assistent*in (m/w/d) der Lise-Meitner-Forschungsgruppe Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Meteorologie
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Meteorologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in (m/w/d) der Lise-Meitner-Forschungsgruppe
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die möglicherweise bereits im Max-Planck-Institut oder in ähnlichen Forschungsumgebungen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Projekte der Lise-Meitner-Forschungsgruppe. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast, die dort behandelt werden. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Proaktivität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, könntest du in einem Gespräch auch einige Fachbegriffe oder Sätze in beiden Sprachen verwenden, um deine Sprachgewandtheit zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in (m/w/d) der Lise-Meitner-Forschungsgruppe
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du alle geforderten Qualifikationen und Erfahrungen in deiner Bewerbung ansprichst.
Gestalte ein überzeugendes Anschreiben: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position und das Max-Planck-Institut verdeutlicht. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in ähnlichen Assistenzfunktionen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die dich als idealen Kandidaten für die Assistenzposition qualifizieren.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Meteorologie vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über das Max-Planck-Institut für Meteorologie und die Lise-Meitner-Forschungsgruppe. Verstehe die aktuellen Projekte und Herausforderungen, um im Gespräch gezielte Fragen stellen zu können.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Da die Position viel mit Organisation und Koordination zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Die Rolle erfordert eine Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Gesprächspartnern. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert hast und welche Strategien du nutzt, um Informationen effektiv zu vermitteln.
✨Betone deine Selbstständigkeit
Da die Stelle eigenverantwortliches Arbeiten erfordert, solltest du Beispiele anführen, bei denen du selbstständig Entscheidungen getroffen oder Projekte geleitet hast. Das zeigt, dass du proaktiv und zuverlässig bist.
