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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, plane Reisen und unterstütze internationale Mitarbeiter*innen.
- Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Politik- und Sozialwissenschaft in Göttingen.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten und soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und arbeite an spannenden Forschungsprojekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich, gute Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien und Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für Politik- und Sozialwissenschaft in Göttingen betreibt interdisziplinäre Forschung zu den drängenden Fragen des sozialen und politischen Wandels, mit besonderem Fokus auf Konflikten, Ungleichheit, Erosion der Demokratie und gesellschaftliche Transformationsprozesse.
Die Abteilung „Politische Institutionen und Konflikt“ unter der Leitung von Prof. Dr. Ursula Daxecker sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionssekretär*in (m/w/d) Vollzeit (39 Std./Woche), Vergütung bis EG 8 (TVöD Bund).
- Terminmanagement und ‑koordination
- Veranstaltungsmanagement
- Reiseplanung und Buchung von Dienstreisen auf Grundlage des BRKG
- Betreuung internationaler Mitarbeiter*innen und Gäste
- Redaktionelle Bearbeitung von wissenschaftlichen Publikationen sowie Inhalten für diverse Institutsplattformen in Deutsch und Englisch
- Anfertigen von Protokollen und Berichten
- Klassische Sekretariatsaufgaben
- Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Betreuung internationaler Mitarbeiter*innen und Gäste, unter anderem bei offiziellen Terminen (z. B. Einwohnermeldeamt, Ausländerbehörde, Bank usw.)
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit fundierter Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen oder forschungsorientierten Umfeld, ist wünschenswert.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, Word, Outlook), Erfahrung im Einsatz aktueller Büro-, Kommunikations- und Veranstaltungstechnik.
Sehr gute, fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – auch im wissenschaftlichen Kontext.
Hohe Diskretion, Eigenmotivation, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Höflichkeit, Diplomatie und ein professionelles Auftreten.
Herausragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen verschiedener Nationalitäten.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Entfristung wird angestrebt. Bei Erfüllung der objektiven und subjektiven Eingruppierungsvoraussetzungen ist die Eingruppierung bis EG 8 TVöD (Bund) möglich.
Versicherung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL). Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst).
30 Tage Urlaub pro Jahr, ergänzt durch arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
Ein modernes und gut ausgestattetes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit mobil zu arbeiten.
Abwechslungsreiche Aufgaben und flache Hierarchien in einer internationalen Forschungseinrichtung.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Als Arbeitgeberin strebt die Max-Planck-Gesellschaft Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt an. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds (Diversität in der MPG). Wir fördern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Direktionssekretär*in (m/w/d) Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Politik- und Sozialwissenschaft
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Politik- und Sozialwissenschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionssekretär*in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Gespräche mehr über offene Stellen als durch offizielle Ausschreibungen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeige, dass du die Werte und Ziele des Max-Planck-Instituts verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 3
Nutze unsere Website für Bewerbungen! Dort findest du nicht nur aktuelle Stellenangebote, sondern auch wertvolle Informationen über das Institut und seine Kultur, die dir bei deinem Gespräch helfen können.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Soft Skills! In einem internationalen Umfeld sind Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke entscheidend. Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrungen in diesen Bereichen verdeutlichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionssekretär*in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Direktionssekretär*in interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine Erfahrungen!: Hebe deine relevanten Erfahrungen im Assistenz- oder Verwaltungsbereich hervor. Wenn du bereits in einem wissenschaftlichen Umfeld gearbeitet hast, lass uns wissen, wie das deine Fähigkeiten geprägt hat. Wir suchen nach jemandem, der mit den Herausforderungen in diesem Bereich vertraut ist!
Sei präzise und strukturiert!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und gut strukturiert ist. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu trennen, und achte auf Rechtschreibung und Grammatik. Eine saubere und professionelle Bewerbung macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Lass uns gemeinsam an den drängenden Fragen des sozialen und politischen Wandels arbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Politik- und Sozialwissenschaft vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Max-Planck-Institut und seiner Forschung auseinandersetzen. Verstehe die aktuellen Projekte und Themen, die behandelt werden, insbesondere in der Abteilung ‚Politische Institutionen und Konflikt‘. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit internationalen Gästen unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Direktionssekretär*in zu verdeutlichen.
✨Sprich die Sprache der Wissenschaft
Da die Stelle auch redaktionelle Aufgaben umfasst, ist es wichtig, dass du dich sicher in wissenschaftlichem Deutsch und Englisch ausdrücken kannst. Übe, deine Gedanken klar und präzise zu formulieren, um im Interview überzeugend zu kommunizieren.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In einem internationalen Umfeld ist Teamarbeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und deinen Umgang mit Menschen verschiedener Nationalitäten betreffen. Zeige, dass du diplomatisch und höflich bist und Freude am Umgang mit anderen hast.