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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze wissenschaftliche Gruppen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Forschungsinstitut mit offener Arbeitsatmosphäre und flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Homeoffice-Möglichkeiten, Weiterbildung und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Entwicklung des Instituts in einem jungen, internationalen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Stelle, Bezahlung nach TVöD Bund mit Sozialleistungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab. Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation. Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter. Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings. Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus. Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.
Minimum Anforderungen:
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Fremdsprachenkorrespondent/in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschaftsmanagement.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
- Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise.
- Eigeninitiative, Flexibilität und hohe Belastbarkeit.
- Sicheres und freundliches Auftreten zur kompetenten Kommunikation mit allen Ansprechpartner/innen.
- Bereichsübergreifende Zusammenarbeit in diversen Teams.
- Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägtes Organisationstalent.
Unser Angebot:
- Eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungsinstitut.
- Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und Sprachkurse.
- Aktive Mitgestaltung in der Community und Entwicklung des Instituts.
- Offene Arbeitsatmosphäre mit Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien.
- Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive entsprechender Sozialleistungen und einer Jahressonderzahlung.
- 30 Tage Urlaub und Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL).
- Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten.
- Regelmäßige Teamevents.
Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung entsprechend TVöD Bund.
Teamassistenz (d / w / m) Arbeitgeber: Max-Planck-Institut
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz (d / w / m)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten oder im wissenschaftlichen Bereich tätig sind. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Einblicke in den Bewerbungsprozess.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Umgang mit interkulturellen Teams konkret darstellen kannst. Zeige, dass du flexibel und belastbar bist, indem du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Themen des Instituts. Wenn du im Vorstellungsgespräch zeigst, dass du dich mit den Zielen und Herausforderungen des Instituts auseinandergesetzt hast, hinterlässt das einen positiven Eindruck und zeigt dein Interesse an der Position.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Sprachkenntnisse aktiv. Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, könntest du in einem Gespräch gezielt Beispiele nennen, wo du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und erfüllen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz (d / w / m)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit MS Office sowie deine Sprachkenntnisse.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen in interkulturellen Umgebungen und deine Fähigkeit zur Teamarbeit ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind und dass der Text klar und präzise ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen organisatorischen und administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einige Fachbegriffe oder Phrasen in beiden Sprachen üben, um dein sprachliches Können zu demonstrieren.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen erfordert, sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich in Teams gearbeitet hast. Betone deine Fähigkeit, bereichsübergreifend Lösungen zu finden.
✨Präsentiere deine Flexibilität und Belastbarkeit
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Flexibilität und Belastbarkeit betreffen. Überlege dir Situationen, in denen du unter Druck ruhig geblieben bist oder dich schnell an Veränderungen angepasst hast, und teile diese Erfahrungen im Interview.
