Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein internationales Team bei der Verwaltung eines führenden Doktorandenprogramms.
- Unternehmen: Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme mit einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und attraktive Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem freundlichen und motivierten Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und trage zur Zukunft der Forschung bei.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich.
The International Max Planck Research School for Intelligent Systems (IMPRS-IS) is one of the world’s leading doctoral programs in machine learning, robotics, computer vision, and related disciplines. As the main doctoral program of the Max Planck Institute for Intelligent Systems (MPI-IS), IMPRS-IS brings together an international community of doctoral researchers, faculty, and academic partners.
To support the small team responsible for coordinating and managing this large international doctoral program, we are seeking a motivated, highly organized, and service-oriented Administrative Assistant. The position will support the team with a broad range of administrative, organizational, and communication tasks related to the operation of IMPRS-IS. The program and its management team primarily operate in English. Knowledge of German is also required to carry out administrative tasks and communicate with the Institute’s administration.
Administrative Assistant (all genders), 75-100% parental leave cover until March 31, 2028 for the International Max Planck Research School for Intelligent Systems (IMPRS-IS), at MPI-IS Stuttgart
Roles & Responsibilities
- Provide day-to-day administrative and organizational support to the IMPRS-IS coordination team.
- Support communication with doctoral researchers, faculty, trainers, external partners, and other stakeholders.
- Draft emails, announcements, and other program communications, and help maintain relevant websites and informational materials.
- Organize meetings, workshops, training sessions, events, and manage community calendars.
- Support administrative processes related to external trainers and service providers.
- Maintain documentation, records, project tracking, and data organization.
- Handle travel arrangements, reimbursements, and related financial documentation.
- Support the preparation of presentations, reports, and other program materials.
- Take on additional administrative and organizational tasks as needed.
Education & Experience
- Relevant qualification or professional experience in office administration, foreign language assistance, project coordination, or a related field.
- Excellent written and spoken English and German (C1 level or above).
- Proficiency in standard office software and willingness to learn new digital tools and platforms.
- Ability to work independently, reliably, and in a structured manner.
- Highly organized and detail-oriented.
- Friendly, confident demeanor and strong intercultural competence.
- Commitment to high-quality service and strong problem-solving skills.
- Flexibility to adapt to changing priorities and program needs.
- Ability to represent the Institute in a professional and welcoming manner.
- Experience in research institutions, higher education, or international environments is an advantage.
Our offer
You will join a friendly, motivated, international, and diverse team. Your primary place of work will be MPI-IS Stuttgart. We offer flexible working hours, the possibility of mobile working, and many other benefits.
Based on your qualifications and previous professional experience, a salary of up to EG 8 (TVöD Bund) is possible according to the Public Service Wage Agreement. All social benefits of the public service apply. The position is limited to the duration of the parental leave and will run until March 31, 2028.
Application Deadline
- The position is available at the earliest convenience and will remain open until filled. Preference will be given to applications received by September 8, 2026
Questions regarding the position should be directed to Dr. Leila Masri at
masri@is.mpg.de
Equal Opportunity Statement
- The Max Planck Society is committed to increasing the number of individuals with disabilities in its workforce and encourages applications from such qualified individuals. At MPI-IS, we celebrate diversity and believe that bringing together different perspectives and backgrounds is key to advancing science. We look for many different skills and abilities, so even if you do not meet every listed requirement, we would still love to hear from you.
Closing date for applications
- The position is available at the earliest convenience and will remain open until filled. Preference will be given to applications received by September 8, 2026
Administrative Assistant (all genders), 75-100% parental leave cover until March 31, 2028 for t[...] Arbeitgeber: Max Planck Institute for Intelligent Systems
Als Vertriebsprofi Export / International Sales Manager (w/m/d) bei uns erwartet dich ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, das auf langfristige Beziehungen und persönliche Entwicklung setzt. Wir bieten dir nicht nur ein attraktives Gehalt und flexible Arbeitszeiten, sondern auch die Möglichkeit, deine Karriere in einem internationalen Kontext voranzutreiben, während du von zu Hause aus arbeitest und regelmäßig spannende Reisen durch Europa unternimmst. Unsere offene Unternehmenskultur fördert Teamgeist und Innovation, sodass du dich in einem freundlichen und motivierenden Umfeld entfalten kannst.
Kontaktdaten:
Max Planck Institute for Intelligent Systems Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant (all genders), 75-100% parental leave cover until March 31, 2028 for t[...] mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei Max Planck Institute for Intelligent Systems arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Planck Institute for Intelligent Systems vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
