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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Aufgaben und unterstütze internationale Experten im Forschungsumfeld.
- Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Plasmaphysik, Teil eines der größten wissenschaftlichen Projekte Deutschlands.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und trage zur Zukunft der Fusionstechnologie bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Am IPP-Standort in Garching führen wir Forschung am großangelegten Experiment ASDEX Upgrade durch. Dies ist eine Fusionsanlage des weltberühmten Tokamak-Typs.
Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Vorbereitung und Überwachung von Bestellanforderungen, Überwachung des Werbematerialarchivs und Nachbestellung bei Bedarf
- Verteilung von Informationsmaterialien, z.B. an Konsortialmitglieder und EUROfusion-Stipendiaten
- Zentrale Ansprechperson für externe Experten, PMU und das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP) (Management aller Phasen des Prozesses, vom ersten Kontakt mit dem Experten bis zur Zahlung)
- Überwachung der Berichterstattung für Bildung und Ausbildung (Jahres- und Zwischenberichte)
- Zusammenarbeit mit IPP und Nutzung von IPP-Diensten/Tools (z.B. e Procurement, x Suite, DI-Anwendung)
Qualifikationen
- Administrative Expertise: nachgewiesene Erfahrung im Management von Kalendern, Terminplanung und Organisation von nationalen und internationalen Reisen
- Fähigkeit, eine Vielzahl von Dokumenten genau zu übersetzen und Gespräche während Meetings zu dolmetschen
- Außergewöhnliche mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
- Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderer Bürosoftware
- Organisationsfähigkeiten: hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit starkem Fokus auf Detailgenauigkeit und Zeitmanagement
- Eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsweise, die in der Lage ist, ein anspruchsvolles Arbeitsvolumen und eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen
Angebot
- Das Gehalt basiert auf der Aufgabenverteilung und Qualifikationen und reicht bis zur Entgeltgruppe 8 gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund), Zuschüsse zu kapitalbildenden Leistungen und jährliche Bonuszahlungen
- Sie werden Teil eines der größten wissenschaftlichen und technischen Projekte in Deutschland
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Homeoffice ist in einigen Fällen möglich (abhängig von den betrieblichen Anforderungen)
- 30 Tage Urlaub (basierend auf einer 5-Tage-Woche) und zusätzliche freie Tage, z.B. an Weihnachten und Silvester
- Betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL-Zusatzrente)
- Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
- Mensa mit abwechslungsreichem Menü
- Kostenlose Parkplätze auf dem Institutsgelände und direkte Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche Entwicklung, Schulungen und die Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
- Betriebliches Gesundheitsmanagement für Gesundheitsversorgung und Prävention
- Verschiedene Sportaktivitäten, Gruppen und Kurse
- Sozialberatung zur Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
- Familienservice für alle Fragen zur Work-Life-Balance
- Ermäßigte Ferienwohnungen in Deutschland und im Ausland
Zusätzliche Informationen
Der Vertrag ist auf 2 Jahre oder maximal bis zum Ende des Horizon Europe-Rahmenprogramms (31. Dezember 2027) befristet. Wir legen Wert auf ein faires, diverses und inklusives Arbeitsumfeld. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Personen, unabhängig von ihrer sexuellen Orientierung oder ihrem sozialen, ethischen oder religiösen Hintergrund. Wir streben an, den Anteil von Frauen in Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind, und ermutigen sie zur Bewerbung. Wir unterstützen auch die Einstellung von Menschen mit Behinderungen und laden sie zur Bewerbung ein.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 07.10.2025. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kerstin Weinberger HR | Recruiter careers-garching@ipp.mpg.de Max-Planck-Institut für Plasmaphysik Boltzmannstraße 285748 Garching www.ipp.mpg.de
Foreign language secretary (m/f/div) in full- or part-time (min. 24 hrs/week) Arbeitgeber: Max Planck Institute for Plasma Physics
Kontaktperson:
Max Planck Institute for Plasma Physics HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Foreign language secretary (m/f/div) in full- or part-time (min. 24 hrs/week)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen oder klärende Fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im IPP oder in ähnlichen Bereichen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die nötigen Fähigkeiten hast und wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Unterlagen vollständig sind.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Foreign language secretary (m/f/div) in full- or part-time (min. 24 hrs/week)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Kultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Achte auf Details!: Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Dokument mit korrekter Grammatik und Rechtschreibung zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und auf Details achtest.
Pass deine Unterlagen an!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu der Rolle als Fremdsprachensekretär*in passen.
Bewirb dich online!: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. Das macht den Prozess für uns alle einfacher und schneller. Also, klick dich durch und sende uns deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Planck Institute for Plasma Physics vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles!
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Stelle vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine administrativen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke in Englisch und Deutsch zeigen.
✨Sprich die Sprache der Wissenschaft
Da du in einem wissenschaftlichen Umfeld arbeiten wirst, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis für die Themen zu haben, mit denen das IPP arbeitet. Informiere dich über die ASDEX Upgrade Forschung und die Rolle des Max-Planck-Instituts. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Sei bereit für praktische Fragen
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware wie Microsoft Office und anderen Tools, die im Job verwendet werden. Überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
✨Fragen stellen ist wichtig!
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die die Rolle mit sich bringt, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung, die dir geboten werden.