Auf einen Blick
- Aufgaben: Vielfältige organisatorische und serviceorientierte Aufgaben im Facility Management.
- Unternehmen: Öffentliche Verwaltung mit einem wertschätzenden und kollegialen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Unbefristete, krisensichere Stelle mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und bringe deine Ideen in einem dynamischen Team ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir besetzen aktuell eine wichtige Position als Mitarbeiter*in Zentrale Serviceaufgaben im Facility Management der Verwaltung am Standort Greifswald. Das Facility Management der Verwaltung ist verantwortlich für eine Vielzahl kaufmännischer, technischer und infrastruktureller Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und im Austausch mit unterschiedlichen Menschen arbeitet. Gemeinsam mit einer erfahrenen Kollegin koordinieren Sie zentrale Serviceaufgaben und tragen dazu bei, dass Mitarbeitende und Gäste optimale Rahmenbedingungen für ihre Arbeit und ihren Aufenthalt vorfinden.
Aufgaben
- Übernahme vielseitiger organisatorischer, administrativer und serviceorientierter Aufgaben
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen
- Organisation und Verwaltung der institutseigenen Gästewohnungen
- Bearbeitung von Reservierungen und Anfragen
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Gästen
- Erstellung von Mietunterlagen und Abrechnungen
- Pflege von Belegungsübersichten und Statistiken
- Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Zustands des Gästehauses
- Betreuung des elektronischen Zutrittskontrollsystems
- Organisation und Koordination des kleinen institutseigenen Fahrzeugpools
- Zusammenarbeit mit Dienstleistungsunternehmen und internen Fachbereichen
- Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Facility Management
- Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung
- Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen
- Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
- Vertretung der Teamassistenz
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder dienstleistungsorientierte Berufsausbildung
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Führerschein Klasse B
- Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
- Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Kooperationsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
- Offenheit für neue Herausforderungen und Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung
Das ist von Vorteil
- Erfahrungen im Office Management, Facility Management oder Verwaltungsbereich
- Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Systemen
- Englischkenntnisse
Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen organisatorischen und serviceorientierten Aufgaben in einem wertschätzenden und kollegialen Arbeitsumfeld. Es gibt eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen sowie die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen. Die Tätigkeit ist unbefristet und krisensicher mit Stabilität. Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 8 TVöD Bund, inklusive Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung. Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeitregelung, 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten und Silvester, werden ebenfalls angeboten. Zudem gibt es eine betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung), Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket), eine Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot, kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV, sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention. Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse sowie Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen sind ebenfalls Teil des Angebots. Ein Familienservice steht für alle Fragen rund um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zur Verfügung, und es gibt vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland.
Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld ist uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, egal welcher sozialer, ethnischer oder religiöser Herkunft bzw. sexueller Orientierung sie sind. Wir möchten mehr Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, beschäftigen und ermutigen sie, ihre Bewerbungen einzureichen. Ebenso unterstützen wir die Einstellung von Menschen mit Schwerbehinderung und laden sie herzlich ein, sich zu bewerben.
Mitarbeiter*in Zentrale Serviceaufgaben Arbeitgeber: Max Planck Institute for Plasma Physics
Als Arbeitgeber im Facility Management am Standort Greifswald bieten wir Ihnen ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Sie Verantwortung übernehmen und Ihre Ideen einbringen können. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub sowie umfangreichen Gesundheits- und Familienservices fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem profitieren Sie von einer unbefristeten, krisensicheren Anstellung und attraktiven Zusatzleistungen wie Zuschüssen zu Jobtickets und einer betrieblichen Altersvorsorge.
Kontaktdaten:
Max Planck Institute for Plasma Physics Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter*in Zentrale Serviceaufgaben erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Max Planck Institute for Plasma Physics
Wenn du auf der Website von Max Planck Institute for Plasma Physics stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter*in Zentrale Serviceaufgaben mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Max Planck Institute for Plasma Physics erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Planck Institute for Plasma Physics vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
