Administrative Assistant (m/f/d)

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungsorganisation. Die 85 Max-Planck-Institute führen Forschung auf höchstem Niveau im Dienste der Allgemeinheit in den Naturwissenschaften, Lebenswissenschaften, Sozialwissenschaften und Geisteswissenschaften durch.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich am Wissenschaftscampus Hamburg-Bahrenfeld und untersucht dynamische Phänomene innerhalb der Materie bis hinunter zu den elementaren Zeitskalen atomarer und elektronischer Bewegungen, der Femtosekunden- oder Attosekunden-Zeitskala. Der Fokus liegt auf der Verwendung von kurzwelligen ultrakurzen Proben, wie Röntgenstrahlen oder Elektronenpulsen, die in der Lage sind, atomare und elektronische Strukturen in Materie aller Art zu messen.

Das MPSD besteht derzeit aus drei wissenschaftlichen Abteilungen, die sich auf Festkörperphysik und theoretische Methoden in diesen Bereichen konzentrieren. Das MPSD ist Partner im Zentrum für Freie-Elektronen-Laser-Wissenschaft (CFEL) und arbeitet mit dem Deutschen Elektronen-Synchrotron (DESY), dem Europäischen XFEL (EuXFEL) und der Universität Hamburg an der Entwicklung von Wissenschaft basierend auf den Röntgen-Freie-Elektronen-Lasern (XFELs).

Für unsere Abteilung "nanoscale quantum materials" suchen wir einen Verwaltungsassistenten (m/w/d). Sie unterstützen die Abteilung in allen organisatorischen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft und stellen sicher, dass die administrativen Abläufe reibungslos funktionieren. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

• Servieren als zentraler Ansprechpartner und Verbindung zwischen den beiden Direktoren sowie den wissenschaftlichen und administrativen Einheiten des Instituts.
• Allgemeine Verwaltung und Unterstützung: Verwaltung der Korrespondenz, Pflege von Datenbanken und Aufzeichnungen sowie enge Zusammenarbeit mit der zentralen Verwaltung des Instituts.
• Reiseverwaltung für die Direktoren und das Abteilungspersonal, einschließlich Unterstützung für Gastwissenschaftler und Gäste (Einladungen, Visafragen, Unterbringung, Bearbeitung von Erstattungen gemäß dem Bundesreisekostengesetz).
• Organisation, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Meetings, Seminare, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
• Koordination und Verfolgung von Bestellungen in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsabteilung.

Obwohl dies in erster Linie eine administrative Position ist, bietet die Rolle weit mehr als Routineaufgaben: Sie arbeiten in einem inspirierenden Forschungsumfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Organisation und internationalem Austausch. Ihre Arbeit wird einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Betrieb einer global vernetzten Abteilung und zum Erfolg herausragender Forschungsprojekte leisten.

Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten:

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder relevante Berufserfahrung in der Büroverwaltung, Büromanagement oder Erfahrung in einer vergleichbaren Koordinationsrolle.
• Sicherheit im Umgang mit administrativen Verfahren im deutschen öffentlichen Sektor; ein pragmatischer, flexibler und lösungsorientierter Ansatz für komplexe Vorschriften ist unerlässlich.
• Idealerweise bereits Erfahrung in einem wissenschaftlichen oder akademischen Umfeld mit einer internationalen, multikulturellen Gemeinschaft.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten parallel zu verwalten.
• Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse; starke Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen.
• Eine unabhängige, proaktive Arbeitsweise kombiniert mit einem hohen Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit.

Unser Angebot:

• Eine verantwortungsvolle und spannende Position in einem wachsenden interdisziplinären und international orientierten Forschungsinstitut mit langfristigen Perspektiven.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Organisation einer renommierten wissenschaftlichen Gruppe und eines Instituts beizutragen.
• Ein freundliches, kollegiales Arbeitsumfeld und einen modernen Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude.
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben sowie ein breites Spektrum an individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Option auf unbefristete Anstellung.
• Vergütung und soziale Leistungen je nach Qualifikation gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund) und der Zusatzversorgung (VBL).
• Ein Zuschuss für das Profiticket als Deutschlandticket.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Hintergründen. Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich dafür ein, die Anzahl der Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und ermutigt daher qualifizierte Personen zur Bewerbung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.