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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den wissenschaftlichen Direktor und das Team bei administrativen Aufgaben und Organisation.
- Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik – ein innovatives, internationales Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Wissenschaft mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem modernen, wissenschaftlichen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik möchte die Position eines Executive Assistant (m/w/d) besetzen. Der erfolgreiche Kandidat wird umfassende Unterstützung für eine Homebase bieten, einschließlich eines wissenschaftlichen Direktors und zugehöriger Forschungsgruppenleiter. Sie werden eine wichtige Rolle an der Schnittstelle zwischen Wissenschaftlern und Verwaltung übernehmen und einen professionellen, effizienten und höflichen ersten Kontakt bieten, der oft ein hohes Maß an Kreativität und Takt erfordert. Die Stelle profitiert von einer serviceorientierten Mentalität, einem Auge fürs Detail und hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten.
Hauptverantwortlichkeiten
- Direktor Unterstützung
- Organisieren und Planen der administrativen Logistik für den Direktor, einschließlich Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen
- Proaktive Überwachung und Unterstützung für den Direktor
- Priorisieren von Nachrichten zur Bearbeitung, Entwurf und Korrekturlesen von Antworten in Englisch und Deutsch unter Wahrung der Vertraulichkeit
- Erleichtern von Interaktionen und Kommunikation in Deutsch
- Vorbereiten von Agenden und Protokollen, Nachverfolgen für den Direktor
- Gruppen- & Institutsunterstützung
- Organisieren administrativer Aufgaben für die Homebase des Direktors (2-3 zusätzliche Gruppenleiter), mit Fokus auf Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen
- Unterstützung für Institutskomitees, Vorbereiten von Agenden und Protokollen, Nachverfolgen von Aufgaben
- Koordinieren von Besuchen und Veranstaltungen für Gastforscher (z.B. Meetings, Seminare, Sommerschulen, Alumni-Veranstaltungen)
- Unterstützen bei Personalangelegenheiten (Unterstützung bei anfänglichen Vertragsanfragen und -verlängerungen, Einarbeitung und Austritt)
- Engagieren mit anderen Executive Assistants bezüglich Arbeitsangelegenheiten, Qualitätsverbesserung und persönlicher Weiterentwicklung
- Organisieren von Büromaterialien, Ablagesystemen und anderer Ausrüstung
- Arrangieren von Reparaturen oder Ersatz zusammen mit den zuständigen Abteilungen
Ihr Profil
- Berufsausbildung/-studium als Executive Assistant, Eventmanager, Fremdsprachenassistent oder ähnliches
- Exzellente schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch (letzteres auf B2-Niveau oder höher)
- Proaktive Denkweise mit sehr starken Zeitmanagementfähigkeiten und strukturiertem Arbeitsstil
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und eine vielfältige und sich ändernde Arbeitslast zu priorisieren
- Interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent
- Gute Softwarekenntnisse, insbesondere Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und interne Datenbanken
Wünschenswerte Qualitäten
- Erfahrung in einem vergleichbaren Umfeld
- Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
- Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
- Kreativität, Optimismus und Motivation bei der Problemlösung
Was wir bieten
- Der erste Vertrag ist auf 2 Jahre befristet mit der Erwartung einer Verlängerung, die von der Vereinbarung beider Parteien abhängt
- Vergütung basierend auf Qualifikationen, Tätigkeiten und Erfahrungen gemäß TVöD Bund, bis EG8
- Eine abwechslungsreiche, interessante und entscheidende Rolle in einem modernen, wissenschaftlichen und internationalen Umfeld
- Chancen für regelmäßiges berufliches Wachstum und Austausch, individuelle Schulungen und persönliche Entwicklung
- Soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes (Betriebliche Altersvorsorge (VBL), jährliche Sonderzahlung, Zuschuss zum VVO-Jobticket, Gruppenunfallversicherung)
- Aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance
- Möglichkeit für Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
Erste Fragen zur Position können an Brian von Rueden, Leiter der Personalabteilung, unter hr@mpi-cbg.de gerichtet werden. Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung bis zum 19.12.2025 über unser Online-Bewerbungssystem ein und geben Sie 2025-ExecutiveAssistant-Homebase-6000 an.
Das Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik, Pfotenhauerstr. 108, 01307 Dresden, Deutschland.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Hintergründen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Ethnie, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Identitätsmerkmalen. Die Max-Planck-Gesellschaft zielt speziell darauf ab, den Anteil von Frauen in Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir laden daher ausdrücklich Frauen zur Bewerbung ein. Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich zudem dafür ein, die Anzahl von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und ermutigt daher Bewerbungen von solchen qualifizierten Personen. Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit „berufundfamilie“ zertifiziert.
Executive Assistant (m/f/d) Arbeitgeber: Max Planck Society
Kontaktperson:
Max Planck Society HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/f/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit dem Team oder den Führungskräften in Kontakt zu treten, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Organisation und die Rolle zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit anderen Fachleuten in deinem Bereich, sei es über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie veröffentlicht werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Max-Planck-Institut und seine Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Engagement und du kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Anlaufstelle erreicht. Vergiss nicht, alle geforderten Unterlagen beizufügen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei kreativ und präzise: Wenn du deine Bewerbung schreibst, achte darauf, kreativ zu sein, aber auch präzise. Wir suchen jemanden, der sowohl die Details im Blick hat als auch in der Lage ist, komplexe Informationen klar und verständlich zu kommunizieren.
Sprache ist wichtig: Da du sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch kommunizieren musst, stelle sicher, dass deine Bewerbung in beiden Sprachen fehlerfrei ist. Lass uns wissen, dass du die Sprache beherrschst und bereit bist, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
Zeige deine Serviceorientierung: In dieser Rolle ist eine serviceorientierte Mentalität entscheidend. Betone in deiner Bewerbung, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst hast und wie du anderen geholfen hast, ihre Ziele zu erreichen.
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem einzureichen. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen bereitstellst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Planck Society vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Sprich die Sprache der Wissenschaft
Da du in einem wissenschaftlichen Umfeld arbeiten wirst, ist es wichtig, die Fachsprache zu verstehen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Themen des Instituts. Zeige Interesse an den Forschungsbereichen und sei bereit, darüber zu sprechen.
✨Sei proaktiv und kreativ
In dieser Rolle wird von dir erwartet, dass du proaktiv handelst. Überlege dir, wie du den Direktor und die Gruppenleiter unterstützen kannst, bevor sie dich darum bitten. Kreativität ist ebenfalls gefragt – bringe Ideen ein, wie administrative Prozesse verbessert werden können.
✨Kommunikation auf den Punkt bringen
Da du sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kommunizieren musst, übe, klare und präzise Nachrichten zu formulieren. Achte darauf, dass du in der Lage bist, Informationen schnell zu priorisieren und entsprechend zu handeln. Das zeigt deine Effizienz und dein Organisationstalent.
