Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den wissenschaftlichen Direktor und das Team bei administrativen Aufgaben und Organisation.
- Unternehmen: Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik – ein innovatives, internationales Umfeld.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem modernen, wissenschaftlichen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Wissenschaft mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik möchte die Position eines Executive Assistant (m/w/d) besetzen. Der erfolgreiche Kandidat wird umfassende Unterstützung für eine Homebase bieten, einschließlich eines wissenschaftlichen Direktors und zugehöriger Forschungsgruppenleiter. Sie werden eine wichtige Rolle an der Schnittstelle zwischen Wissenschaftlern und Verwaltung übernehmen und einen professionellen, effizienten und höflichen ersten Kontakt bieten, der oft ein hohes Maß an Kreativität und Takt erfordert. Die Stelle profitiert von einer serviceorientierten Mentalität, einem Auge fürs Detail und hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten.
Hauptverantwortlichkeiten
- Direktor Unterstützung
- Organisieren und Planen der administrativen Logistik für den Direktor, einschließlich Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen
- Proaktive Überwachung und Unterstützung für den Direktor
- Priorisieren von Nachrichten zur Bearbeitung, Entwurf und Korrekturlesen von Antworten in Englisch und Deutsch unter Wahrung der Vertraulichkeit
- Erleichtern von Interaktionen und Kommunikation in Deutsch
- Vorbereiten von Agenden und Protokollen, Nachverfolgen für den Direktor
- Gruppen- & Institutsunterstützung
- Organisieren administrativer Aufgaben für die Homebase des Direktors (2-3 zusätzliche Gruppenleiter), mit Fokus auf Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen
- Unterstützung für Institutskomitees, Vorbereiten von Agenden und Protokollen, Nachverfolgen von Aufgaben
- Koordinieren von Besuchen und Veranstaltungen für Gastforscher (z.B. Meetings, Seminare, Sommerschulen, Alumni-Veranstaltungen)
- Unterstützen bei Personalangelegenheiten (Unterstützung bei anfänglichen Vertragsanfragen und -verlängerungen, Einarbeitung und Austritt)
- Engagieren mit anderen Executive Assistants bezüglich Arbeitsangelegenheiten, Qualitätsverbesserung und persönlicher Weiterentwicklung
- Organisieren von Büromaterialien, Ablagesystemen und anderer Ausrüstung
- Arrangieren von Reparaturen oder Ersatz zusammen mit den zuständigen Abteilungen
Ihr Profil
- Berufsausbildung/-studium als Executive Assistant, Eventmanager, Fremdsprachenassistent oder ähnliches
- Exzellente schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch (letzteres auf B2-Niveau oder höher)
- Proaktive Denkweise mit sehr starken Zeitmanagementfähigkeiten und strukturiertem Arbeitsstil
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und eine vielfältige und sich ändernde Arbeitslast zu priorisieren
- Interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent
- Gute Softwarekenntnisse, insbesondere Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und interne Datenbanken
Wünschenswerte Qualitäten
- Erfahrung in einem vergleichbaren Umfeld
- Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
- Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
- Kreativität, Optimismus und Motivation bei der Problemlösung
Was wir bieten
- Der erste Vertrag ist auf 2 Jahre befristet mit der Erwartung einer Verlängerung, die von der Vereinbarung beider Parteien abhängt
- Vergütung basierend auf Qualifikationen, Tätigkeiten und Erfahrungen gemäß TVöD Bund, bis EG8
- Eine abwechslungsreiche, interessante und entscheidende Rolle in einem modernen, wissenschaftlichen und internationalen Umfeld
- Chancen für regelmäßiges berufliches Wachstum und Austausch, individuelle Schulungen und persönliche Entwicklung
- Soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes (Betriebliche Altersvorsorge (VBL), jährliche Sonderzahlung, Zuschuss zum VVO-Jobticket, Gruppenunfallversicherung)
- Aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance
- Möglichkeit für Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
Erste Fragen zur Position können an Brian von Rueden, Leiter der Personalabteilung, unter hr@mpi-cbg.de gerichtet werden. Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung bis zum 19.12.2025 über unser Online-Bewerbungssystem ein und geben Sie 2025-ExecutiveAssistant-Homebase-6000 an.
Das Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik, Pfotenhauerstr. 108, 01307 Dresden, Deutschland.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Hintergründen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Ethnie, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Identitätsmerkmalen. Die Max-Planck-Gesellschaft zielt speziell darauf ab, den Anteil von Frauen in Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir laden daher ausdrücklich Frauen zur Bewerbung ein. Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich zudem dafür ein, die Anzahl von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und ermutigt daher Bewerbungen von solchen qualifizierten Personen. Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit „berufundfamilie“ zertifiziert.
Executive Assistant (m/f/d) Arbeitgeber: Max Planck Society
Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung in Göttingen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein inspirierendes und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer ausgewogenen Work-Life-Balance unterstützt das Institut seine Angestellten durch Gesundheitsförderungsprogramme und flexible Arbeitszeiten. Zudem fördert die Max-Planck-Gesellschaft aktiv Vielfalt und Gleichstellung, was sie zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/f/d) erhalten könntest
✨Nutze Klinikaustausch und -praktika
Schau dir die kleinen Kliniken und Gesundheitseinrichtungen in der Umgebung an. Oft bieten die einen direkten Zugang zu Praktikumsplätzen oder befristeten Verträgen, die nicht groß ausgeschrieben werden. Geh einfach vorbei und erkundige dich direkt – das zeigt dein Interesse!
✨Engagiere dich in Fachgesellschaften
Tritt Fachgesellschaften oder Berufsverbänden in der Humanmedizin bei, um über aktuelle Entwicklungen informiert zu bleiben und wertvolle Kontakte zu knüpfen. Oft haben sie spezielle Veranstaltungen oder Jobmessen, die dir helfen können, befristete Stellen zu finden.
✨Sprich mit deinem Netzwerk
Frag deine Dozenten und Kommilitonen nach möglichen Stellenangeboten oder Kontakten. Oft wissen sie von befristeten Stellen, die noch nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Sei proaktiv und sprich konkret an, was du suchst!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website bei Max Planck Society zu bewerben! Dort findest du alle Infos zu offenen befristeten Stellen, und du kannst dein Interesse direkt bei uns zeigen. Lass uns zusammen deinen nächsten Schritt in der Humanmedizin gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Dein Lebenslauf - Medizin auf den Punkt gebracht:Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine praktischen Erfahrungen in der Humanmedizin klar hervorhebt. Füge klinische Praktika, relevante Forschungsprojekte oder besondere Weiterbildungen hinzu, um zu zeigen, dass du in der Lage bist, dein Wissen theoretisch und praktisch anzuwenden.
Anschreiben mit Herz - Zeig deine Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Qualifikationen erwähnen, sondern auch dein Enthusiasmus für die Humanmedizin zur Geltung bringen. Erkläre, warum du gerade für Max Planck Society arbeiten möchtest und wie du dich in das Team einbringen kannst. Lass uns wissen, was dich antreibt!
Dokumente? Übersichtlichkeit zählt!:Stelle sicher, dass alle medizinischen Zertifikate und Nachweise gut organisiert und leicht verständlich sind. Wir von StudySmarter lieben klare Strukturen, also achte darauf, dass du alle wichtigen Unterlagen in einer übersichtlichen und einheitlichen Form einreichst.
Zeig deinen menschlichen Umgang!:Da der Umgang mit Menschen in der Humanmedizin entscheidend ist, könnte es hilfreich sein, in deinen schriftlichen Unterlagen (z.B. in deinem Lebenslauf oder Anschreiben) Beispiele für deine kommunikativen Fähigkeiten oder dein Einfühlungsvermögen zu teilen. Das zeigt, dass du nicht nur medizinisches Wissen hast, sondern auch das nötige Gespür für den Umgang mit Patienten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Planck Society vorbereitet
✨Verstehe die medizinischen Zusammenhänge
In der Humanmedizin kommt es oft darauf an, komplexe medizinische Konzepte schnell zu erfassen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu medizinischen Zuständen oder Behandlungsansätzen zu beantworten. Vielleicht gibt es auch klinische Fallbeispiele, die du durchdenken solltest!
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In der Humanmedizin ist Zusammenarbeit entscheidend. Überlege dir konkrete Beispiele, bei denen du im Team gearbeitet hast, um Patienten zu unterstützen. Wie hast du Konflikte gelöst oder deine Teammitglieder motiviert? Das kann im Gespräch wirklich punkten!
✨Biete deine Lernbereitschaft an
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, deinem Wunsch zu lernen und dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, zu betonen. Erzähle von Situationen, in denen du dich in kurzer Zeit in neue medizinische Bereiche eingearbeitet hast – das zeugt von Flexibilität!
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
In der Humanmedizin könntest du mit praktischen Situationen konfrontiert werden, sei es bei einem Stressinterview oder bei Simulationsübungen. Übe, wie du mit typischen Patientenanliegen umgehst, und stelle sicher, dass du deine kommunikativen Fähigkeiten in den Vordergrund stellst – das ist key!
