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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support personnel management and handle administrative tasks in a dynamic research environment.
- Arbeitgeber: Join the Max Rubner-Institut, a leading research facility focused on nutrition and food safety.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, 30 vacation days, and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative team making a social impact in public service.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in office management or public administration; MS Office skills required.
- Andere Informationen: The position is family-friendly with options for part-time work.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d) in der Personalverwaltung
Kiel
Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Vollzeit
Publizierung bis: 28.02.2025
Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.
Bewerben Sie sich und werden Sie Teil dieses wissenschaftlichen Netzwerkes!
Ihr Aufgabengebiet
Am Standort Kiel des Max Rubner-Instituts unterstützen Sie uns bei der zentralen, standortübergreifenden Personalverwaltung. Das sind Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit bei der standortübergreifenden Führung der Personalakten gemäß der Personalaktenrichtlinie des Bundes und Unterstützung bei der Einrichtung eines zentralen Personalaktenarchivs
- Administrative Bearbeitung von Angelegenheiten des Abwesenheitsmanagements (z.B. interne Arbeitsunfähigkeitsanzeigen, Anträge auf Arbeitsbefreiung)
- Bearbeitung von themenspezifischen Personalangelegenheiten (z.B. Abfrage von Probezeiten, Überwachung und administrative Bearbeitung von Dienstjubiläen)
- Auswertung von Personaldaten und Führen von Personalstatistiken
- Unterstützung bei der Eingabe und Pflege von Personaldaten
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z.B. Terminkoordination, Führen von Protokollen und allgemeinem Schriftverkehr)
Ihr Profil
Das bringen Sie mit:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Einen sicheren Umgang mit MS Office
- Eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert sind:
- Kenntnisse der Abläufe im öffentlichen Dienst, insbesondere innerhalb einer Bundesverwaltung
- Erfahrungen in der Personalverwaltung
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise auszeichnet.
Das bieten wir Ihnen
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Kiel
- Eine Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle). Diese Stelle setzt sich zur Zeit aus einer unbefristeten Teilzeitstelle mit 75 % Beschäftigungsumfang (29,25 Stunden/Woche) und einer zunächst bis zum 31.12.2029 befristeten Teilzeitstelle mit 25 % Beschäftigungsumfang (9,75 Stunden/Woche) zusammen. Langfristig ist die Einrichtung einer unbefristeten Vollzeitstelle geplant.
- Ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
- Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
- Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland
- 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
- Dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vielseitige Gesundheitsangebote
- Kostenfreie Parkplätze
- Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
- Zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Sind Sie interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.
Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.
Das Max Rubner-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.
Für uns zählt das Können; wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen aller Menschen.
Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet.
Ihre Ansprechpersonen sind
Bei fachlichen Fragen:
Thomas Zemke · Telefon: +49 (0) 431 609 2213
Marie Kiese · Telefon: +49 (0) 431 609 2282
Bei organisatorischen Fragen:
Patricia Schmidt · Telefon: +49 (0) 431 609 2230
Kennziffer 005/2025
Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel
Jetzt bewerben!
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d) in der Personalverwaltung Arbeitgeber: Max Rubner Institut
Kontaktperson:
Max Rubner Institut HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d) in der Personalverwaltung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe im öffentlichen Dienst, insbesondere innerhalb einer Bundesverwaltung. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich in die Materie einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 2
Nutze Netzwerke oder Plattformen, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Max Rubner-Instituts in Kontakt zu treten. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position gewinnen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Personalverwaltung vor, indem du aktuelle Trends und Herausforderungen in diesem Bereich recherchierst. Das zeigt, dass du proaktiv bist und dich mit den Themen auseinandersetzt.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Vorstellungsgesprächs deine Team- und Kooperationsfähigkeit. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit unter Beweis stellen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d) in der Personalverwaltung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Personalverwaltung und das Max Rubner-Institut zum Ausdruck bringst. Gehe darauf ein, warum du dich für diese Position interessierst und welche Erfahrungen du mitbringst.
Lebenslauf: Erstelle einen klar strukturierten, tabellarischen Lebenslauf, der deine Ausbildung und beruflichen Stationen lückenlos darstellt. Achte darauf, relevante Erfahrungen in der Personalverwaltung hervorzuheben.
Unterlagen zusammenstellen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen beifügst, einschließlich Zeugniskopien und Nachweisen über deine Qualifikationen. Fehlende Dokumente können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.
Prüfen und Einreichen: Überprüfe deine Bewerbungsunterlagen sorgfältig auf Vollständigkeit und Fehler, bevor du sie über die Website des Max Rubner-Instituts einreichst. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Rubner Institut vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben in der Personalverwaltung, die im Jobprofil erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse im öffentlichen Dienst
Falls du Kenntnisse über die Abläufe im öffentlichen Dienst hast, bringe diese aktiv ins Gespräch. Das zeigt dein Interesse und deine Eignung für die Position im Max Rubner-Institut.
✨MS Office sicher beherrschen
Da ein sicherer Umgang mit MS Office gefordert ist, solltest du deine Fähigkeiten in diesen Programmen betonen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du MS Office in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Motivation und Teamfähigkeit hervorheben
Das Institut sucht nach einer engagierten Person mit hoher Motivation und Teamfähigkeit. Sei bereit, Beispiele zu geben, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und deine selbstständige Arbeitsweise unter Beweis stellen.
