Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung

Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung

Arbeitgeber: Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland

Tätigkeitsprofil:

• Assistenz der ehrenamtlichen Präsidentin und des hauptamtlichen Geschäftsführers (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz nach Vorgaben
• selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS-Institute
• Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten
• Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage
• Zusammenarbeit mit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

Anforderungsprofil:

Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung. Darüber hinaus erwarten wir:

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2)
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen
• sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit
• ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz
• Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft
• sehr gutes Organisationsvermögen
• ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz
• sicherer Umgang mit MS Office

Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z. B. COBRA) sind von Vorteil.

Rheinallee 6
53173 Bonn, Nordrhein-Westfalen