DasDeutsche Institut für Japanstudien Tokyo (DIJ)ist ein Forschungsinstitut derMax Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland (MWS). Im Zentrum der internationalen Metropole an einem Universitätscampus gelegen ist das DIJ ein Ort des Austauschs zwischen deutscher, japanischer und internationaler Forschung zum modernen Japan. Das fachliche Spektrum erstreckt sich über Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften. Das Institut verfolgt seinen Zweck insbesondere durch Forschungsprojekte, Stipendienprogramme, wissenschaftliche Veranstaltungen und Publikationen.
Die Stelle der Verwaltungsleitung (Head of Administration) ist zunächst auf vier Jahre befristet, eine Verlängerung auf maximal acht Jahre ist möglich. Die Position ist durch das breite Spektrum der Aufgaben, die Internationalität und nicht zuletzt die anregende Atmosphäre des Hauses besonders attraktiv. Zu den Aufgaben gehöreninsbesondere die Planung, Bewirtschaftung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln, die Personalverwaltung (Beschäftigte mit deutschen und mit japanischen Arbeitsverträgen, Stipendiat\innen, Gastwissenschaftler\innen), Beschaffungen und die Liegenschaftsverwaltung. Die Verwaltungsleitung arbeitet mit der gemeinsamen Geschäftsstelle in Bonn und den anderen Auslandsinstituten der MWS sowie weiteren Einrichtungen in Deutschland, Japan und dritten Ländern zusammen. Mit der Geschäftsstelle und den Verwaltungsleitungen der anderen Institute wirkt sie bei Digitalisierung, Modernisierung sowie Qualitätssicherung der Verwaltung zusammen. Eine erste Einarbeitung erfolgt in Bonn.
Wir erwarten von Ihnen:
- Bachelor- bzw. Diplomabschluss für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare Qualifikation,
- gründliche Kenntnisse der deutschen Personalverwaltung sowie Einarbeitung in die wesentlichen Aspekte der Personalverwaltung für die lokal Beschäftigten,
- gründliche Kenntnisse im deutschen Haushalts- und Zuwendungsrecht,
- Kenntnisse im kaufmännischen Rechnungswesen und Erfahrung mit einer ERP-Software,
- mehrjährige Berufserfahrung in einschlägigen Arbeitsfeldern,
- hohe Kommunikations- und Führungskompetenz,
- hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft,
- sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift,
- erste Japanischkenntnisse oder die Bereitschaft, sie zu erwerben.
Wir wünschen uns von Ihnen:
- Erfahrungen in der Wissenschaftsverwaltung, in Mittlereinrichtungen oder im deutschen öffentlichen Dienst, möglichst mit internationalem Bezug,
- erste Japanerfahrung,
- Erfahrung in der Drittmittelverwaltung,
- gründliche Kenntnisse der Nebengebührnisse (u.a. Reise- und Umzugskostenrecht),
- Geschick und interkulturelle Kompetenz in der Personalführung und in der Zusammenarbeit mit Partnereinrichtungen sowie Auftragnehmern,
- Freude an der engen Zusammenarbeit mit Wissenschaftler\*innen.
Wir bieten Ihnen:
- eine verantwortungsvolle Position in einem erfolgreichen und aktiven Forschungsinstitut an einem attraktiven Standort,
- eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer anregenden und kooperativen Arbeitsumgebung,
- die Mitarbeit in der global agierenden Wissenschaftseinrichtung MWS und vielfältige Möglichkeiten des fachlichen Austauschs.
Die MWS ist eine familienfreundlicher Arbeitgeberin, der die Vereinbarkeit von Familie und Beruf besonders am Herzen liegt. Die Vollzeitposition kann ggf. in Teilzeit (mindestens 80%) besetzt werden.
Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Chancengleichheit von Menschen mit Schwerbehinderung sind uns wichtig. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von nationaler, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Wenn Sie vom deutschen Arbeitsmarkt kommen, werden Sie mit deutschem Vertrag und deutscher Sozialversicherung nach Tokyo entsandt werden. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 12 TVöD (Bund) zuzüglich der tariflichen Leistungen zur Deckung der erhöhten Lebenshaltungskosten (insb. Mietzuschuss, Auslandszuschlag, Schulbeihilfe). Bewerber\*innen, die sich aus einem bestehenden öffentlichen Dienst- oder Arbeitsverhältnis beurlauben lassen wollen, sind willkommen. Beschäftigten, die nicht entsandt werden, bieten wir einen japanischen Arbeitsvertrag nach den Standards der Deutschen Botschaft Tokyo.
Für Fragen zur Stelle steht Ihnen Dr. Bernhard Roscher (roscher@maxweberstiftung.de) und zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie Anna Maria Boß (gleichstellung@maxweberstiftung.de) gern zur Verfügung.
Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich am 09./10.11.2026 per Videokonferenz stattfinden.
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Die Max Weber Stiftung – sucht für ihr Dt. Institut für Japanstudien Tokyo in Bonn Arbeitgeber: Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland
Die Max Weber Stiftung bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die sich durch ein starkes Engagement für die Geisteswissenschaften und innovative Ansätze im Bereich der digitalen Bibliothek auszeichnet. Mitarbeiter profitieren von einer offenen und kollaborativen Kultur, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung schafft, sowie von der Möglichkeit, an bedeutenden internationalen Projekten im Bereich Open Access zu arbeiten. Zudem liegt der Standort Bonn in einer lebendigen Stadt mit hervorragender Anbindung und vielfältigen Freizeitmöglichkeiten.
Kontaktdaten:
Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland Recruiting-Team
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✨Engagier dich in Entwickler-Communities!
Lass uns mal ehrlich sein: In der Software-Entwicklung sind Netzwerke Gold wert! Tummel dich in GitHub-Projekten, nehme an lokalen Meetups oder Hackathons teil und vernetze dich mit anderen Entwicklern. So steigerst du nicht nur deine Sichtbarkeit, sondern lernst auch die neuesten Trends und Technologien kennen.
✨Zeig deine Fähigkeiten!
Erstelle ein Portfolio, das deine besten Projekte und Code-Examples zeigt. Nichts überzeugt mehr als ein praktischer Beweis deiner Skills. Das kann auch helfen, bei Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland anzuklopfen, wenn du dich auf die Stelle als Die Max Weber Stiftung – sucht für ihr Dt. Institut für Japanstudien Tokyo bewirbst – so wissen sie gleich, was sie von dir erwarten können!
✨Nutze Jobplattformen speziell für Tech-Jobs!
Plattformen wie Stack Overflow Jobs oder AngelsList sind perfekte Orte, um Vollzeitstellen in der Software-Entwicklung zu finden. Hier sind viele tolle Unternehmen auf der Suche nach Talenten wie uns, also schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über die Website.
✨Such dir Mentoren und Feedback!
Hol dir Feedback von erfahrenen Entwicklern, die dir Tipps geben können, was Recruiter wirklich suchen. Ob über LinkedIn oder persönliche Kontakte: Menschen, die sich in der Branche auskennen, können enorm wertvoll sein, um dir zu helfen, dich optimal auf deine Bewerbung bei Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland vorzubereiten!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Highlights deiner Coding-Skills:In der Software-Entwicklung kommt es auf konkrete Fähigkeiten an. Vergiss nicht, relevante Programmiersprachen und Frameworks in deinen Lebenslauf aufzunehmen. Zeig uns, was du kannst – vielleicht mit einem Link zu deinem GitHub-Profil oder einer Übersicht deiner Side Projects, die deine Programmierkenntnisse illustrieren.
Dokumentation deiner Erfolge:Gerade bei einer Vollzeitstelle in der Software-Entwicklung sind konkrete Ergebnisse Gold wert. Nenn uns Zahlen und Ergebnisse aus deinen vorherigen Projekten. Hast du den Code optimiert oder Systemfehler behoben? Solche Erfolge zeigen, dass du die Sprache der Entwickler sprichst und einen echten Mehrwert bringst.
Attraktive Projektbeschreibungen:Wenn du an Projekten gearbeitet hast, die hervorstechen, beschreibe sie ausführlich in deinem Lebenslauf. Was war das Problem, das du gelöst hast? Welche Technologien hast du eingesetzt? Das gibt uns einen klaren Einblick in deine Herangehensweise und Problemlösungsfähigkeiten.
Motivation zeigen:In deinem Anschreiben solltest du deine Motivation für die Stelle im Bereich Software-Entwicklung bei Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland klar herausstellen. Warum sprichst gerade du die Anforderungen für diese Vollzeitrolle an? Mach deutlich, was dich an der Arbeit bei uns reizt und wie du über das rein Technische hinaus wachsen möchtest.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland vorbereitet
✨Technische Vorbereitung auf die Coding-Challenges
In der Software-Entwicklung sind technische Fragen oft ein zentraler Teil des Interviews. Macht euch mit Plattformen wie LeetCode oder HackerRank vertraut, um eure Problemlösungsfähigkeiten zu trainieren. Zeigt im Interview viel Selbstbewusstsein beim Erklären eurer Ansätze!
✨Das eigene Portfolio im besten Licht präsentieren
Stellt sicher, dass ihr ein aussagekräftiges Portfolio habt, das einige eurer besten Projekte zeigt. Seid bereit, darüber zu sprechen, was eure Rolle war, welche Technologien ihr verwendet habt und welche Herausforderungen es gab. Das gibt den Interviewern einen Einblick in eure praktische Erfahrung.
✨Teamfähigkeit und Kommunikation betonen
In einer Vollzeit-Position wird Kommunikation im Team sehr wichtig sein. Seid bereit, Beispiele aus der Vergangenheit zu teilen, in denen ihr effektiv im Team gearbeitet habt. Dies zeigt, dass ihr nicht nur technische Fähigkeiten habt, sondern auch gut ins Team passt.
✨Vorbereitung auf Fragen zur Software-Architektur
Bereitet euch darauf vor, Fragen zur Software-Architektur zu beantworten. Themen wie RESTful APIs, Microservices und Cloud-Architekturen können Teil eures Interviews sein. Zeigt euer Verständnis durch Diskussionen und Beispiele aus eurer bisherigen Arbeit oder Projekte.
