Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Präsidentin und Geschäftsführung bei Terminen und Korrespondenz.
- Unternehmen: Max Weber Stiftung – ein internationales Forschungsnetzwerk mit über 350 Mitarbeitenden.
- Vorteile: Tarifgerechte Vergütung, Jobticket und familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Entfristung und spannende internationale Projekte.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Arbeitsumfeld und entwickle deine Fähigkeiten in der Assistenz.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Teamfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland sucht für ihre Geschäftsstelle in Bonn ab sofort für eine Dauer von zunächst zwei Jahren eine Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung ausländischer Forschungseinrichtungen. Die Max Weber Stiftung unterhält Forschungsinstitute und Außenstellen bzw. Projektbüros im Ausland. Weltweit werden rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.
Ihre Aufgaben/Aufgabengebiet:
- Assistenz der ehrenamtlichen Präsidentin und des hauptamtlichen Geschäftsführers (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung)
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz nach Vorgaben
- Selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS‑Institute
- Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten
- Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage
- Zusammenarbeit mit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
Ihr Profil/Voraussetzungen:
- Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2)
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen
- Sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz
- Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft
- Sehr gutes Organisationsvermögen
- Ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz
- Sicherer Umgang mit MS Office
Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z.B. COBRA) sind von Vorteil.
Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen eine spannende Aufgabe in einem internationalen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD‑Bund), abhängig von der Qualifikation bis zu Entgeltgruppe 9a. Es besteht die Möglichkeit eines bezuschussten Jobtickets. Wir legen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Eine Entfristung der Position ist beabsichtigt. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung Arbeitgeber: Max Weber Stiftung
Das Deutsche Institut für Japanstudien bietet eine einzigartige Gelegenheit, in einem internationalen Forschungsumfeld in Tokyo zu arbeiten. Als Teil der Max Weber Stiftung legt das Institut großen Wert auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie auf Chancengleichheit, was eine inklusive und unterstützende Arbeitskultur fördert. Zudem profitieren Mitarbeiter:innen von attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes und der Möglichkeit zur wissenschaftlichen Weiterqualifizierung in der Postdoc-Phase.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Max Weber Stiftung und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Max Weber Stiftung Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Max Weber Stiftung von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Max Weber Stiftung solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Max Weber Stiftung ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Max Weber Stiftung gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max Weber Stiftung vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Max Weber Stiftung sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Max Weber Stiftung verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
