Office Manager

Der SuM Admin / Office Manager überwacht die Büroverwaltung, koordiniert Teamaktivitäten, verwaltet Ressourcen und fördert die Effizienz innerhalb der Organisation. Diese Rolle ist der zentrale Ansprechpartner für Mitarbeiter, Anbieter und das Management und stellt sicher, dass Prozesse, Richtlinien und Arbeitsabläufe optimiert werden, um ein produktives und konformes Arbeitsumfeld zu unterstützen. Die Position umfasst Verantwortlichkeiten in den Bereichen Betrieb, Dokumentenmanagement, Einrichtungen, Unterstützung der Personalabteilung und Budgetüberwachung.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Koordination und Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Informationsmanagement, Versorgung und Instandhaltung der Einrichtungen.
• Leitung, Schulung und Bewertung des Verwaltungspersonals zur Förderung eines positiven und kollaborativen Teamumfelds.
• Entwicklung und Implementierung von Büro-Richtlinien, Standards und Verfahren zur Verbesserung des Arbeitsablaufs, der Produktivität und der Compliance.
• Verwaltung von Büro-Budgets, Verfolgung von Ausgaben, Bearbeitung von Rechnungen und Erstellung von Finanzberichten.
• Bearbeitung von Korrespondenz, Terminplanung und Kommunikation für Mitarbeiter und Management, einschließlich Meeting- und Reisevorbereitungen.
• Überwachung von Anbieterbeziehungen und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
• Pflege sowohl digitaler als auch physischer Ablagesysteme, um die Dokumentenorganisation und Vertraulichkeit sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, HR-Administration und Pflege von Personalakten.
• Organisation interner Veranstaltungen, Teambuilding-Aktivitäten und Besuchermanagement.
• Überwachung der Einhaltung von Sicherheits-, Gesundheits- und Regulierungsstandards.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und wichtigen Mitteilungen nach Bedarf durch die Führungsebene.

Qualifikationen:

• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt; umfangreiche administrative Erfahrung kann ausreichen.
• 2–3+ Jahre Erfahrung im Büromanagement oder in leitenden administrativen Rollen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite, Google Workspace und zeitgemäßer Verwaltungssoftware.
• Fähigkeit zur Verwaltung von Budgets, Analyse finanzieller Daten und Erstellung von Berichten.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Informationen.
• Problemlösungsmentalität, Anpassungsfähigkeit an neue Technologien und die Fähigkeit zum kontinuierlichen Lernen.
• Fließende Deutschkenntnisse sind für diese Rolle erforderlich, Englisch auf Geschäftsniveau; zusätzliche Sprachen wie Französisch oder Niederländisch sind von Vorteil.

Was wir bieten:

• Die Möglichkeit, Teil einer globalen ikonischen Marke und eines leistungsstarken Teams zu sein.
• Die Möglichkeit, Teil eines Greenfield-Projekts in Deutschland zu sein.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem effektiven und internationalen Team mit flachen Hierarchien.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt.
• Flexible Arbeitszeiten / hybrides Arbeiten.
• Lokale Vorteile (Gesundheits- und Rentenversicherung).
• Freundliche Atmosphäre.

Diese Rolle bietet ein hohes Maß an Unabhängigkeit und viel Raum für persönliche Initiative und Wachstum. McCain Foods ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Als globales, familiengeführtes Unternehmen streben wir danach, der Arbeitgeber der Wahl in den vielfältigen Gemeinschaften zu sein, in denen wir leben und arbeiten. Wir erkennen an, dass Inklusion unsere Kreativität, Resilienz und unseren Erfolg antreibt und unser Geschäft stärkt. Alle qualifizierten Bewerber erhalten unabhängig von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Alter, Veteranenstatus, Behinderung oder einer anderen geschützten Eigenschaft gemäß geltendem Recht eine Berücksichtigung für die Beschäftigung.

McCain ist ein zugänglicher Arbeitgeber. Wenn Sie während des Rekrutierungsprozesses (einschließlich alternativer Formate von Materialien oder barrierefreier Besprechungsräume) eine Unterkunft benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen, und wir werden mit Ihnen zusammenarbeiten, um geeignete Lösungen zu finden.

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Durch die Übermittlung persönlicher Daten oder Informationen an uns stimmen Sie zu, dass diese gemäß McCains globaler Datenschutzrichtlinie und der globalen Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter behandelt werden. McCain nutzt KI im Einstellungsprozess, wobei alle endgültigen Entscheidungen von Menschen getroffen werden.