Tech. Eventkoordinator Logistic & Public Traffic (m/w/d)

Planung, Koordination und Überwachung der Event- und Messelogistik an den Standorten Basel und Zürich.

• Steuerung sämtlicher logistischer Abläufe rund um Anlieferungen, Abholungen, Transporte, Einfahrten, Ladezonen, Wartebereiche, Lagerflächen, Leergut und Handling.
• Organisation und Überwachung des Checkpoint-Betriebs, einschließlich Anmeldung, Avisierung, Slotmanagement, Fahrzeugsteuerung und Zufahrtskontrolle.
• Betreuung und Koordination der Checkpoint-Standorte Airport und LGS (Landesgartenschau).
• Überwachung der Einhaltung der Avisierungs-, Slot- und Zufahrtsprozesse sowie Bearbeitung von Ausnahmen, Rückweisungen und Prozessabweichungen.
• Sicherstellung einer termingerechten, sicheren und kundenorientierten Umsetzung sämtlicher logistischer Abläufe während des Aufbaus, der Veranstaltung und des Abbaus.
• Erstellung und Verwaltung logistischer Haupt- und Begleitdokumente.

Verkehrsmanagement und Behördenkoordination

• Koordination der Verkehrsführung auf dem Messegelände sowie Sicherstellung eines sicheren und reibungslosen Verkehrs- und Personenflusses.
• Umsetzung und Kontrolle der geltenden Strassenverkehrs-, Sicherheits- und Zufahrtsvorschriften sowie der standortspezifischen Verkehrsregelungen.
• Planung und Kontrolle der Signalisation, Verkehrslenkung und Beschilderung zu Checkpoints, Einfahrten, Check-in-Spuren und Ladezonen.
• Abstimmung mit dem Verkehrsamt, der Polizei, den Zollbehörden, Verkehrsdiensten, Securitas sowie weiteren zuständigen Stellen in Basel und Zürich.
• Koordination von Zollprozessen und Bewilligungen, insbesondere im Zusammenhang mit internationalen Transporten, Messegütern und temporären Einfuhren.
• Pflege des laufenden Kontakts mit der Verkehrspolizei und den Verantwortlichen des Parkleitsystems Basel.
• Abstimmung und Umsetzung verkehrlicher Massnahmen für Messen und Veranstaltungen, insbesondere hinsichtlich Zufahrten, Verkehrslenkung, Parkierung, Signalisation und temporären Einschränkungen.
• Organisation und Bestellung von Personentransporten und Shuttle-Taxis für Veranstaltungen und spezielle Einsatzsituationen.

Zusammenarbeit und Dienstleisterkoordination

• Enge Zusammenarbeit mit Veranstaltern, Ausstellern, internen Projektteams sowie Logistik- und Transportdienstleistern, insbesondere mit Kühne+Nagel.
• Koordination und Instruktion der beteiligten Dienstleister und operativen Teams vor Ort.
• Regelmässige Abstimmung mit den zuständigen Stellen sowie frühzeitige Sicherstellung zusätzlicher Flächen bei erhöhtem Platzbedarf, gegebenenfalls durch die Anmietung externer Flächen.

Prozessoptimierung und Problemlösung

• Dokumentation von Verkehrs-, Logistik- und Sicherheitsvorfällen sowie Einleitung geeigneter Verbesserungsmassnahmen.
• Kontinuierliche Analyse und Optimierung der Logistik-, Checkpoint- und Verkehrsprozesse an den Standorten Basel und Zürich.
• Rasche Entwicklung pragmatischer und zielführender Lösungen bei unvorhergesehenen logistischen, verkehrlichen oder betrieblichen Herausforderungen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Logistik, Veranstaltungstechnik, Facility Management, Gebäudetechnik oder eine vergleichbare Qualifikation mit mindestens fünf Jahren entsprechender Berufserfahrung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Logistik, öffentlicher Verkehr (Public Transportation) und Verkehrsorganisation.
• Fundierte Kenntnisse in der Planung, Koordination und Umsetzung logistischer Abläufe im Veranstaltungs- und Messebetrieb, insbesondere Anlieferung, Abholung, Lagerung, Leergut, Verkehrsführung, Checkpoints und Flächenmanagement.
• Fähigkeit zur Beauftragung, Koordination und Überwachung externer Dienstleister, Drittfirmen und Handwerker sowie zur Sicherstellung einer termingerechten und qualitativ hochwertigen Leistungserbringung.
• Kenntnisse relevanter Sicherheitsbestimmungen, Zufahrtsregelungen, Brandschutzvorgaben, Vorschriften zur Arbeitssicherheit sowie gebäudespezifischer Anforderungen.
• Fähigkeit, logistische Anforderungen aufzunehmen, zu prüfen, zu planen und in konkrete operative Massnahmen zu übersetzen sowie Aufgaben während intensiver Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauphasen richtig zu priorisieren.
• Grundverständnis für die Erfassung, Prüfung und Weitergabe abrechnungsrelevanter Leistungen sowie für die Pflege relevanter Betriebs- und Sicherheitsdokumentationen.
• Fähigkeit, operative Herausforderungen, Störungen und Mängel frühzeitig zu erkennen, pragmatische Lösungen einzuleiten und auch unter Zeitdruck handlungsfähig zu bleiben.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie hohe Kunden- und Serviceorientierung.
• Klare und überzeugende Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• Konfliktfähigkeit sowie professionelles und lösungsorientiertes Handeln in anspruchsvollen Situationen.
• Flexibilität, Durchsetzungsstärke und Engagement.
• Hohes Mass an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung.
• Eigeninitiative bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung der eigenen Kompetenzen sowie Interesse an aktuellen Branchenstandards und Technologien.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1/C2).
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2).
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook).
• Bereitschaft zu Einsätzen ausserhalb der regulären Arbeitszeiten.