Association Solutions Coordinator

Wir sind eine globale Engagement-Marketing-Agentur, die menschenzentrierte Berührungspunkte schafft, um die Kraft der Menschen freizusetzen und Innovation sowie Wachstum zu fördern. Seit 1987 glauben wir an die Kraft des Aufbaus von Gemeinschaften und helfen Marken, Verbänden und gemeinnützigen Organisationen, ihre wichtigsten Herausforderungen im Bereich Personal durch unsere Kernkompetenzen zu lösen: Live- und virtuelle Veranstaltungen, strategische und digitale Kommunikation sowie Beratungs- und Gemeinschaftslösungen. Wir sind eine unabhängig geführte Agentur mit Hauptsitz in Genf, Schweiz, und einer globalen Präsenz von 60 Büros in 31 Ländern.

JOBZIEL

Der Koordinator bietet qualitativ hochwertige administrative, operative und Governance-Unterstützung, um ein nahtloses Mitgliedererlebnis und das effektive Funktionieren der Governance-Programme des Verbands sicherzustellen. Die Position dient als zentrale Koordinationsstelle für Mitgliederdienste, Ausschüsse, Wahlen, Auszeichnungen und boardbezogene Aktivitäten, unterstützt ehrenamtliche Führungskräfte und Mitarbeiter und gewährleistet Genauigkeit, Kontinuität und Übereinstimmung mit den Richtlinien, Satzungen und strategischen Prioritäten des Verbands. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, eine Grundlage für eine Karriere in missionarisch orientierten Organisationen zu schaffen.

HAUPTAUFGABEN

• GOVERNANCE-UNTERSTÜTZUNG
  • Zusammenarbeit mit dem Executive Director und Unterstützung der zugewiesenen Ausschüsse, um sicherzustellen, dass der Vorsitzende organisiert ist und die Informationen hat, die er benötigt, um effektiv zu führen.
  • Überwachung und Projektmanagement des Governance-Zeitplans des Verbands, einschließlich: Auszeichnungen, Stipendien, Wahlen, Tätigkeitsberichte, Geschäftssitzungen, Ausschussberufungen und Vorstandssitzungen.
  • Administrative Unterstützung für Ausschüsse, einschließlich Planung/Hosting von Sitzungen, Pflege von Listen, Lieferung von Aktionspunkten des Vorstands/Ausschusses usw.
• MITGLIEDERSERVICES
  • Zusammenarbeit mit dem Direktor der Gemeinschaften und als primärer Kundenservice für den Verband fungieren.
  • Beantwortung von Fragen zu Mitgliedervorteilen, Mitgliedskategorien und Antragsverfahren; Identifizierung von gemeldeten „Hindernissen“ oder Prozessproblemen.
  • Unterstützung der Mitgliedschaftsverlängerungszyklen und Bearbeitung von täglichen telefonischen und E-Mail-Anfragen und -Anfragen von Mitgliedern, einschließlich Aktualisierung von Mitgliederprofilen, Überarbeitung von Rechnungen, Mitgliedschaftsstatus, Zahlungseingang und MLA W-9-Formularen.
  • Bearbeitung von manuellen Mitgliedschaftszahlungen zeitnah.
  • Überwachung, Triage und Beantwortung des Mitgliedermailboxes.
  • Verwaltung von Online-Login-Anfragen; Unterstützung der Benutzer bei Login-Problemen oder E-Mail-Änderungen.
• MLA JAHRESKONFERENZ
  • Verwaltung institutioneller Anfragen für die Registrierung von Großkäufen, einschließlich Rechnungserstellung.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Referentenregistrierungen vor der Konferenz.
  • Erstellung von Registrierungsrabattcoupons und Kommunikation mit Teilnehmern gemäß den Richtlinien des Verbands.
  • Unterstützung von Plenar- und/oder Hauptrednern.
• ANDERE
  • Mitglied in geeigneten MCI USA Matrix Teams; und als MCI USA Teammitglied gemäß der Unternehmensvision und den Leitprinzipien von MCI fungieren.
  • Alle anderen zugewiesenen Aufgaben.

ANFORDERUNGEN

• AA- oder Bachelor-Abschluss oder gleichwertig.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einem elektronischen Kundenservice-Umfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich).
• Der Bewerber muss äußerst organisiert, fleißig, multitaskingfähig und mit höchster Integrität arbeiten können.

BEVORZUGT

• Erfahrung oder Interesse an Mitgliedsverbänden, öffentlichen Wohltätigkeitsorganisationen, Akkreditierungsdiensten und Veranstaltungsmanagement ist von Vorteil.
• Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen oder mit schwierigen Benutzern exzellenten Kundenservice zu bieten.

PROFESSIONELLE UND FÜHRUNGSKOMPETENZEN

• Bereitstellung genauer, zeitnaher administrativer Unterstützung mit starkem Augenmerk auf Details.
• Organisation und Pflege von Aufzeichnungen, Dokumentationen und Informationen über Systeme hinweg.
• Effektives Management mehrerer Aufgaben und Fristen.
• Klare und professionelle Kommunikation mit Mitgliedern, Freiwilligen und Mitarbeitern.
• Nutzung standardmäßiger Technologien und Werkzeuge zur Unterstützung der täglichen Arbeit.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion.

SPEZIFISCHE TECHNISCHE FÄHIGKEITEN

• Erfahrung mit komplexen Kundenservicesystemen oder Verbandsmanagementsystemen bevorzugt.
• Technische Kenntnisse in Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, PowerPoint), allgemeine Computerkenntnisse und Vertrautheit mit Datenbanken.

VORTEILE

MCI USA ist ein etabliertes, familienfreundliches Unternehmen, das herausragende Vorteile und bedeutende Wachstumschancen bietet.

• PTO
• 13 bezahlte Feiertage, einschließlich Schließung vom Heiligabend bis Neujahrstag
• 401K
• Medizinische, zahnärztliche, augenärztliche und ergänzende Versicherungen
• Arbeitgeberfinanzierte Gruppenlebensversicherung, kurz- und langfristige Invaliditätsversicherung
• Arbeitgeberfinanzierte Familienbildungsleistungen (Fruchtbarkeit, Adoption und Leihmutterschaft)
• Arbeitgeberfinanzierte psychische Gesundheitsleistungen
• Haustier-Rabattprogramm

Wir schätzen alle Bewerbungen, jedoch werden nur die ausgewählten Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Alle Bewerbungen bleiben vertraulich. MCI USA ist stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Wenn Sie während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Chief People Officer.