Events Coordinator

Wir sind eine globale Engagement-Marketing-Agentur, die menschenzentrierte Berührungspunkte schafft, um die Kraft der Menschen zu entfalten und Innovation sowie Wachstum zu fördern. Seit 1987 glauben wir fest an die Kraft des Aufbaus von Gemeinschaften und helfen Marken, Verbänden und gemeinnützigen Organisationen, ihre wichtigsten Herausforderungen im Bereich Personal durch unsere Kernkompetenzen zu lösen: Live- und virtuelle Veranstaltungen, strategische und digitale Kommunikation sowie Beratungs- und Gemeinschaftslösungen. Wir sind eine unabhängig geführte Agentur mit Hauptsitz in Genf, Schweiz, und einer globalen Präsenz von 60 Büros in 31 Ländern.

Jobziel
Die Rolle des Eventkoordinators für eine Vielzahl von Verbands- und/oder Unternehmensklienten zu übernehmen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Unterstützung des Eventmanagers bei einer Vielzahl von Veranstaltungen, die vollständig persönlich, virtuell oder in einem hybriden Modell stattfinden.
• Arbeiten mit Abteilungstechnologien und -tools, virtuellen Veranstaltungsplattformen, Registrierungsplattformen, Ausstellungsmodulen und mobilen Event-Apps.
• Beantwortung von Anfragen per E-Mail zur Registrierung. Aktualisierungen von Registrierungsunterlagen, Stornierungen, Rückerstattungen usw. vornehmen.
• Führen von Registrierungs- und Unterkunftsberichten.
• Verwalten von VIP-Zimmerlisten, Anforderungen und Hospitality-Services.
• Pflegen von Abteilungsakten und historischen Veranstaltungsdokumentationen.
• Beschaffung verschiedener Veranstaltungsmaterialien wie Lanyards, Sponsoringartikel usw.
• Koordination von Abteilungsfunktionen wie Veranstaltungsbedarf, Versand, Veranstaltungsstornierungsversicherung usw.
• Aktive Teilnahme an monatlichen Kundenbesprechungen.
• Reisen zu Veranstaltungen vor Ort, Unterstützung bei vor Ort-Aktivierungen.
• Pflegen von Abteilungsakten.
• Alle anderen zugewiesenen Aufgaben.

Stellenanforderungen

• 1–5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsbereich.
• Erfahrung in Verbands- oder Unternehmensmärkten und in einer Multi-Client-Umgebung bevorzugt.
• Erfahrung mit Cvent und/oder Map Your Show ist von Vorteil.
• VIP-Kundenservice, Fähigkeit, einen erstklassigen Service zu bieten.
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, in einer festen, aber hochgradig kooperativen Weise zu interagieren.
• Teamorientierung, aber unabhängiges Urteilsvermögen und Vision.
• Lösungsorientiert, kreativer Problemlöser.
• Fähigkeit, mehrere Projekte und Fristen in einem schnelllebigen, dynamisch sich verändernden Umfeld zu priorisieren und zu verwalten.
• Bereitschaft zu lernen und den Wunsch nach beruflichem Wachstum in der Veranstaltungsbranche.

Berufliche und Führungskompetenzen

• Teamorientiert mit unabhängigem Urteilsvermögen und Vision.
• Lösungsorientiert und kreativer Problemlöser.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, professionell mit Kunden und Kollegen zu interagieren.
• Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit in sich verändernden Umgebungen.

Technische Fähigkeiten

• Cvent, Map Your Show oder andere Veranstaltungstechnologien sind von Vorteil.

Weitere Anforderungen

• Reisen: Ungefähr 20%, hauptsächlich 4–5 Tage am Stück.

Leistungsübersicht
MCI USA ist ein etabliertes, familienfreundliches Unternehmen, das herausragende Leistungen und bedeutende Wachstumschancen bietet.

• PTO
• 13 bezahlte Feiertage, einschließlich Schließung vom Heiligabend bis Neujahrstag.
• 401(k)
• Kranken-, Zahn-, Augen- und Zusatzversicherungen.
• Arbeitgeberfinanzierte Gruppenlebensversicherung, kurzfristige und langfristige Invaliditätsversicherung.
• Arbeitgeberfinanzierte Familienbildungsleistungen (Fruchtbarkeit, Adoption und Leihmutterschaft).
• Arbeitgeberfinanzierte psychische Gesundheitsleistungen.
• Haustier-Rabattprogramm.

Bitte kontaktieren Sie uns, auch wenn Sie nicht alle Kriterien erfüllen, aber bereit sind zu lernen und sich für eine unserer großartigen Rollen zu engagieren. Bei MCI USA gedeihen wir auf Leidenschaft und glauben, dass vielfältige Perspektiven unser Team stärken. Wir setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld mit gleichen Chancen für alle zu fördern, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Alter oder körperlicher/geistiger Fähigkeit. Wir schätzen alle Bewerbungen, jedoch werden nur die ausgewählt, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Alle Bewerbungen bleiben vertraulich. MCI USA ist stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Wenn Sie während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Senior Vice President für Personal und Kultur. MCI ist der Ort, an dem Sie Ihr wahres Ich zur Arbeit bringen und stolz auf das sein können, was Sie tun. Schließen Sie sich uns an und machen Sie einen Unterschied!