Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Berliner Büro und unterstütze den Vorstand bei organisatorischen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Team im Medizinischen Dienst Bund mit kollegialer Atmosphäre.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Teilzeitmöglichkeiten und ein sicherer Arbeitsplatz in Berlin.
- Warum dieser Job: Gestalte einen reibungslosen Büroalltag und arbeite in einem wertschätzenden Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office-Management und sehr gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 43000 - 58800 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Person, die für einen reibungslosen Betrieb des Berliner Vertretungsbüros sorgt und den Vorstand bei organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützt. Sie verstehen sich als organisatorische Drehscheibe, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und sorgen mit einem hohen Qualitätsanspruch dafür, dass Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren. Sie arbeiten vertrauensvoll mit dem Vorstand zusammen und koordinieren die Zusammenarbeit unterschiedlichster interner und externer Akteure.
Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:
- Organisation des Berliner Vertretungsbüros: Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und den laufenden Betrieb am Standort Berlin sowie Schnittstelle zum Sitz des MD Bund in Essen.
- Erste Ansprechperson in Berlin für alle Dienstleister (Kurierdienste, Anlieferungen, Besuchendenempfang, Haustechnik, Facility Management, Reinigungsfirmen etc.).
- Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Arbeitsumfeldes.
- Bestellung von Büro- und Bedarfsmitteln, Postbearbeitung, Organisation und administrative Begleitung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen.
Vorstandsassistenz:
- Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen.
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen.
- Korrespondenz sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen.
- Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Vorstandes.
Wir wünschen uns eine teamfähige Person mit einer abgeschlossenen, kaufmännischen Berufsausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation, mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Office-Management / Assistenz, nachgewiesenen sehr guten MS Office-Kenntnissen (Word, Excel, PowerPoint) und der Fähigkeit, mündlich und schriftlich in deutscher Sprache auf muttersprachlichem Niveau kommunizieren zu können.
Sie passen gut zu uns, wenn Sie sich durch eine zuverlässige, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise auszeichnen, ein dienstleistungsorientiertes Organisationstalent sind, über ein hohes Maß an Diskretion, Flexibilität und Loyalität sowie Belastbarkeit und Selbstständigkeit verfügen, eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit verbindlichem Auftreten, Kommunikationsstärke, diplomatischem Geschick und freundlicher Ausstrahlung sind und die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen mitbringen.
Weitere Vorteile:
- Integration in ein Team, das harmonisch, dynamisch und kollegial erfolgreich zusammenarbeitet.
- Volle Unterstützung bei Ihrer permanenten fachlichen Weiterbildung.
- Attraktive Arbeitsbedingungen auf tariflicher Basis (Tarifvertrag der Medizinischen Dienste, Tabellenvergütung 43.000 - 58.800€ Jahresbrutto inkl. vollem 13. Monatsgehalt) mit zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung, vermögenswirksamen Leistungen, Zuschuss zum Jobticket und der gelegentlichen Möglichkeit der mobilen Arbeit.
- Zugang zum Vorteilsportal „Corporate Benefits“.
- Ein sicherer Arbeitsplatz in angenehmer und moderner Arbeitsatmosphäre in Berlin in einem von gegenseitiger Wertschätzung geprägten Unternehmen.
Sie möchten Teilzeit arbeiten? Auch das ist beim Medizinischen Dienst Bund möglich. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und Gleichgestellten sind erwünscht. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d) Arbeitgeber: MD Bund
Als Arbeitgeber in Berlin bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Teil eines harmonischen und dynamischen Teams zu werden, das Wert auf gegenseitige Wertschätzung legt. Wir unterstützen Ihre fachliche Weiterbildung und bieten attraktive Arbeitsbedingungen, einschließlich einer tariflichen Vergütung, betrieblicher Altersversorgung und der Option auf mobiles Arbeiten. Bei uns finden Sie einen sicheren Arbeitsplatz in einer modernen Arbeitsatmosphäre, die Raum für persönliche und berufliche Entwicklung lässt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei MD Bund
Wenn du auf der Website von MD Bund stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei MD Bund erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MD Bund vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
