Sachbearbeiter (m/w/d)

Sachbearbeiter (m/w/d) bei MDS Messebau sind die organisatorischen und logistischen Dreh- und Angelpunkte im dynamischen Umfeld des Messebaus. Wenn du eine abwechslungsreiche Tätigkeit suchst, bei der kein Tag dem anderen gleicht und jeder erfolgreiche Messeauftritt auch ein Verdienst deiner präzisen Planung und Koordination ist, dann bist du hier genau richtig.

Dein vielseitiges Tätigkeitsprofil als Sachbearbeiter im Messebau bei MDS Messebau:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung: Du hältst den Projektleitern den Rücken frei, bereitest Unterlagen vor, koordinierst Termine und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Logistikkoordination und -planung: Du unterstützt bei der Einsatzplanung von Montageteams und dem Fuhrpark.
• Reiseplanung: Du organisierst Reisen für unsere Montageteams (Hotelbuchungen, Reisevorbereitungen, Arbeitsausweise).
• Materialdisposition: Du führst Materialgegenüberstellungen durch und stellst die Verfügbarkeit aller benötigten Materialien und Bauteile zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sicher.
• Transportüberwachung: Du überwachst Transporte auf der Straße und gegebenenfalls der Schiene und stellst sicher, dass alles termingerecht ankommt.
• Schnittstellenmanagement: Du bist die zentrale Kommunikationsdrehscheibe zwischen Kunden, der Projektleitung, unserer Werkstatt, Lieferanten, Speditionen und externen Dienstleistern.
• Projektbetreuung: Du erstellst Angebote und Auftragsbestätigung nach Einarbeitung in unserem Warenwirtschaftssystem.
• Kundenbetreuung und lösungsorientierte Kommunikation: Du bist oft der erste Ansprechpartner für Kunden, bearbeitest Anfragen und findest auch bei kurzfristigen Änderungen oder Herausforderungen stets eine pragmatische Lösung.
• Auftragsabwicklung und Dokumentation: Von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Nachbereitung und Rechnungsstellung – Du begleitest den gesamten Prozess.
• Termin- und Fristenmanagement: Angesichts kurzer Deadlines und häufiger Änderungen behältst du stets den Überblick und stellst sicher, dass alle Zeitpläne eingehalten werden.
• Datenpflege und -verwaltung: Du pflegst sorgfältig Kunden-, Projekt- und Logistikdaten in unseren Systemen.
• Unterstützung bei operativen Prozessen: Dies kann die Einholung von Angeboten, die Vorbereitung von Bestellungen oder die detaillierte Koordination von Transporten umfassen.

Die Arbeitsintensität richtet sich nach dem Messekalender, was bedeutet, dass es Phasen höchster Betriebsamkeit gibt, gefolgt von ruhigeren Perioden. Diese Dynamik erfordert Flexibilität, ermöglicht aber auch eine abwechslungsreiche Arbeitsgestaltung. Du arbeitest sehr selbstständig und deine sorgfältige und proaktive Arbeitsweise hat einen großen Einfluss auf den Erfolg und die Pünktlichkeit jedes einzelnen Projekts.

Wir suchen nach Persönlichkeiten, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke, einer proaktiven Herangehensweise und einem guten Gespür für logistische Prozesse überzeugen. Idealerweise bringst du Folgendes mit:

• Erfahrung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise im Projektgeschäft, Handwerk, in der Logistik oder im Messebau, ist von Vorteil.
• Fachliche Kompetenzen: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen. Erfahrung mit ERP- oder CRM-Systemen ist wünschenswert.
• Persönliche Eigenschaften: Hohe Kunden- und Serviceorientierung. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (gerne in deutsch und englisch) und ein freundliches, professionelles Auftreten. Teamgeist und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und pragmatische Lösungen zu finden.

Bei MDS Messebau erwartet dich ein Umfeld, das von Teamarbeit, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Kommunikationskultur geprägt ist. Deine Rolle als Sachbearbeiter ist zentral für den Projekterfolg, insbesondere durch deine Koordination Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Logistik, und deine Mitwirkung wird hochgeschätzt.

Die Arbeit im Messebau ist per se ein kontinuierlicher Lernprozess, da jedes Projekt neue Facetten und Herausforderungen mit sich bringt, insbesondere im Bereich Logistik. Bei MDS Messebau fördern wir deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Engagement und Initiative werden bei uns gefördert und können Wege zu weiterführenden Aufgaben oder Spezialisierungen eröffnen.

MDS Messebau und Service GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen, das sich auf die Konzeption und Realisierung von individuellen Messeständen spezialisiert hat. Unsere Stärke liegt in der Fähigkeit, kreative Ideen in beeindruckende Realität umzusetzen – termingerecht und an jedem Ort.

Du bist ein Organisationstalent mit einem Faible für Logistik und den dynamischen Messebau und suchst eine verantwortungsvolle Aufgabe als Sachbearbeiter? Wenn Du Freude an der Koordination komplexer Projekte hast und die Schnittstelle zwischen Kunden, Projektleitung, Werkstatt und der gesamten Logistikkette aktiv mitgestalten willst, dann ist MDS Messebau der richtige Ort für dich.