School Secretary, High School

Grundfunktion: Organisieren, koordinieren, planen und Ausführen von Büroarbeiten an einer großen umfassenden High School; als Sekretär/in des Direktors fungieren und die Kommunikation zwischen Administratoren, Bezirks- und Standortpersonal, Eltern, Schülern und der Öffentlichkeit koordinieren; Schulung und Anleitung von Büroangestellten und anderen zugewiesenen Personen.

Vertretende Aufgaben:

• Organisieren, koordinieren, planen und Ausführen einer Vielzahl von Büroarbeiten und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung verschiedener Programme und Abläufe an einer großen High School; Priorisieren und Planen von Aufgaben und Zuweisungen zur Gewährleistung von Effizienz und Effektivität.
• Als Sekretär/in fungieren und administrative Unterstützung für den Direktor bieten; Termine, Besprechungen und Konferenzen planen und arrangieren; Diktate nach Bedarf aufnehmen und transkribieren.
• Kommunikation zwischen Bezirks- und Standortpersonal, Eltern, Schülern, Schul- und Gemeinschaftsorganisationen sowie der Öffentlichkeit koordinieren und erleichtern.
• Mit verschiedenen Standort- und Bezirksmitarbeitern sowie Administratoren kommunizieren, um Schulabläufe und -wartung zu koordinieren, Konflikte und Probleme zu lösen und Informationen auszutauschen.
• Routineadministrative Angelegenheiten für den Direktor unterstützen; Briefe, Mitteilungen und andere Materialien eigenständig verfassen.
• Den Direktor bei der Erstellung und Pflege finanzieller, statistischer und narrativer Berichte unterstützen; Informationen recherchieren, zusammenstellen und organisieren.
• Eine Vielzahl schriftlicher Materialien, einschließlich Korrespondenz, Bulletins, Mitteilungen, Kalender, Bestellungen, Aufzeichnungen, Berichte und Bewertungen, aus Notizen, Rohentwürfen oder mündlichen Anweisungen tippen.
• Informationen für den Direktor zusammenstellen und organisieren; Routinekorrespondenz verfassen und beantworten; Post öffnen, sortieren, überprüfen und weiterleiten.
• Sonderveranstaltungen für die High School koordinieren und unterstützen; Auswahl von Personal und Programmen unterstützen; Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Richtlinien des Vorstands sicherstellen; Budget verwalten; mit und Unterstützung von Personal, das der Veranstaltung zugewiesen ist.
• Büropersonal, Schülerassistenten und andere zugewiesene Personen schulen und anleiten.
• Eine Vielzahl von Büro- und Geschäftsinstrumenten bedienen, einschließlich Schreibmaschine, Taschenrechner, Computer, Kopierer und Kommunikationsgeräte.
• Eine Vielzahl von Geräten, Materialien, Vorräten und speziellen Artikeln bestellen, die von Lehrkräften angefordert werden; Empfang und ordnungsgemäße Verteilung sicherstellen.
• Telefonanrufe entgegennehmen und Besucher empfangen; Nachrichten aufnehmen und weiterleiten; Informationen für Schüler, Eltern, Lehrkräfte und Standortpersonal bereitstellen; Richtlinien und Verfahren des Bezirks und der Schule interpretieren, anwenden und erklären.
• Verwandte Aufgaben nach Bedarf ausführen.

Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Kenntnis der Terminologie, Praktiken und Verfahren im Schulbüro.
• Moderne Büropraktiken, -verfahren und -geräte.
• Techniken zur finanziellen und statistischen Buchführung.
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
• Korrekte Verwendung der englischen Sprache, Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung und Wortschatz.
• Organisation, Abläufe, Richtlinien und Ziele des Bezirks.
• Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten mit Takt, Geduld und Höflichkeit.
• Telefontechniken und Etikette.
• Bedienung standardmäßiger Büromaschinen.
• Anwendbare Abschnitte der Kentucky Administrative Regulations und anderer geltender Gesetze.
• Fähigkeiten im Schreiben von Briefen und Berichten.

Fähigkeiten:

• Eine Vielzahl von Büro- und Sekretariatsaufgaben ausführen, um die Büroaktivitäten der Schule zu koordinieren und den Direktor in verschiedenen administrativen Angelegenheiten zu unterstützen.
• Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikationsdienste für den Direktor leisten.
• Genau finanzielle und statistische Aufzeichnungen führen.
• Schnell und genau addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren.
• Orale und schriftliche Anweisungen verstehen und befolgen.
• Korrespondenz eigenständig verfassen.
• In akzeptabler Geschwindigkeit tippen.
• Arbeiten mit vielen Unterbrechungen abschließen.
• Unabhängig mit wenig Anleitung arbeiten.
• Kooperative und effektive Arbeitsbeziehungen zu anderen aufbauen und aufrechterhalten.
• Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Verfahren lernen, interpretieren, anwenden und erklären.
• Eine Vielzahl von Büromaschinen, einschließlich Schreibmaschine, Taschenrechner und Kopierer, bedienen.
• Gute Öffentlichkeitsarbeit mit Schülern, Eltern, Lehrern und der Öffentlichkeit pflegen.
• Termine und Zeitpläne einhalten.
• Arbeit planen und organisieren.
• Andere schulen und anleiten.
• Genau Aufzeichnungen führen, Daten überprüfen und Berichte erstellen.
• Vertraulich und diskret arbeiten.
• Effektiv sowohl mündlich als auch schriftlich kommunizieren.

Bildung und Erfahrung: Jede Kombination, die gleichwertig ist: High School Diplom, G.E.D. Zertifikat oder nachgewiesener Fortschritt in Richtung Erwerb eines G.E.D. wie von Kentucky-Gesetz gefordert und drei Jahre zunehmend verantwortungsvolle Büro- oder Sekretariatserfahrung mit öffentlichem Kontakt und Buchführungserfahrung.