School Secretary II - High School Bookkeeper

BASIS FUNKTION: Organisieren, koordinieren, planen und durchführen von Büroarbeiten an einer großen umfassenden High School; als Sekretär des Direktors fungieren und die Kommunikation zwischen Administratoren, Bezirks- und Standortpersonal, Eltern, Schülern und der Öffentlichkeit koordinieren; Schulung und Anleitung von Büroangestellten und anderen zugewiesenen Personen.

DISTINGUIERENDE MERKMALE: Die Stelleninhaber der Position Schulsekretär II - High School führen eine Vielzahl von Büro- und Sekretariatsaufgaben in einer großen High School mit einer größeren Anzahl von Lehrkräften, Schülerzahlen und Bildungsprogrammen aus.

VERTRETENDE AUFGABEN:

• Organisieren, koordinieren, planen und durchführen einer Vielzahl von Büro- und anderen Verwaltungsfunktionen und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung verschiedener Programme und Abläufe an einer großen High School; Priorisieren und Planen von Aufgaben und Zuweisungen zur Gewährleistung von Effizienz und Effektivität und Einhaltung festgelegter Fristen.
• Als Sekretär fungieren und administrative Unterstützung für den Direktor bieten; Termine, Besprechungen und Konferenzen vereinbaren und organisieren; Diktate nach Bedarf aufnehmen und transkribieren.
• Kommunikation zwischen Bezirks- und Standortpersonal, Eltern, Schülern, Schul- und Gemeinschaftsorganisationen sowie der Öffentlichkeit koordinieren und erleichtern.
• Mit verschiedenen Standort- und Bezirksmitarbeitern sowie Administratoren kommunizieren, um Schulabläufe und -wartung zu koordinieren, Konflikte und Probleme zu lösen und Informationen auszutauschen.
• Sekretariatsaufgaben für den Direktor ausführen, Unterstützung bei routinemäßigen administrativen Angelegenheiten bieten; Briefe, Mitteilungen und andere Materialien eigenständig verfassen.
• Den Direktor bei der Erstellung und Pflege finanzieller, statistischer und narrativer Berichte unterstützen; Informationen recherchieren, zusammenstellen und organisieren.
• Budgetvorbereitung initiieren; mit Abteilungsleitern bei der Erstellung individueller Budgets zusammenarbeiten; Formulare vorbereiten und den Direktor bei der Erstellung und Überwachung des Budgets unterstützen.
• Bestellungen bearbeiten; Abteilungsleitern bei Anpassungen und Übertragungen helfen; Computer-Ausdrucke überprüfen und Konten zur Gewährleistung der Genauigkeit ausgleichen.
• Eine Vielzahl schriftlicher Materialien, einschließlich Korrespondenz, Bulletins, Mitteilungen, Kalender, Bestellungen, Aufzeichnungen, Berichte und Bewertungen, aus Notizen, Rohentwürfen oder mündlichen Anweisungen tippen.
• Informationen für den Direktor zusammenstellen und organisieren; auf routinemäßige Korrespondenz antworten; Post öffnen, sortieren, überprüfen und weiterleiten.
• Besondere Veranstaltungen für die High School koordinieren und unterstützen; bei der Auswahl von Personal und Programmen helfen; Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Richtlinien des Vorstands sicherstellen; Budget verwalten; mit und Unterstützung von Personal, das der Veranstaltung zugewiesen ist.
• Büropersonal, Schülerassistenten und andere zugewiesene Personen schulen und anleiten.
• Eine Vielzahl von Geschäfts- und Büromaschinen, einschließlich Schreibmaschine, Taschenrechner, Computer, Kopierer und Kommunikationsgeräte, bedienen.
• Eine Vielzahl von Geräten, Materialien, Vorräten und speziellen Artikeln bestellen, die von Lehrkräften angefordert werden; Empfang und ordnungsgemäße Verteilung sicherstellen.
• Telefonanrufe entgegennehmen und Besucher begrüßen; Nachrichten aufnehmen und weiterleiten; Informationen für Schüler, Eltern, Lehrkräfte und Standortpersonal bereitstellen; Richtlinien und Verfahren des Bezirks und der Schule interpretieren, anwenden und erklären.
• Verwandte Aufgaben nach Bedarf ausführen.

KENNTNISSE UND FÄHIGKEITEN:

• KENNTNISSE VON: Schulbüroterminologie, -praktiken und -verfahren. Moderne Büropraktiken, -verfahren und -geräte. Finanz- und statistische Buchführungstechniken. Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Korrekte englische Verwendung, Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung und Wortschatz. Organisation, Abläufe, Richtlinien und Ziele des Bezirks. Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Zwischenmenschliche Fähigkeiten mit Takt, Geduld und Höflichkeit. Telefontechniken und Etikette. Budgetvorbereitung und -kontrolle. Betrieb standardmäßiger Büromaschinen. Anwendbare Abschnitte der Kentucky Administrative Regulations und anderer geltender Gesetze. Fähigkeiten im Schreiben von Briefen und Berichten.
• FÄHIGKEITEN ZU: Eine Vielzahl von Büro- und Sekretariatsaufgaben auszuführen, um die Büroaktivitäten der Schule zu koordinieren und den Direktor in verschiedenen administrativen Angelegenheiten zu unterstützen. Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikationsdienste für den Direktor zu leisten. Genau finanzielle und statistische Aufzeichnungen zu führen. Schnell und genau addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren. Mündliche und schriftliche Anweisungen verstehen und befolgen. Korrespondenz eigenständig zu verfassen. In akzeptabler Geschwindigkeit zu tippen. Arbeiten mit vielen Unterbrechungen abzuschließen. Selbstständig mit wenig Anleitung zu arbeiten. Kooperative und effektive Arbeitsbeziehungen zu anderen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Verfahren zu lernen, zu interpretieren, anzuwenden und zu erklären. Eine Vielzahl von Büromaschinen, einschließlich Schreibmaschine, Taschenrechner und Kopierer, zu bedienen. Gute öffentliche Beziehungen zu Schülern, Eltern, Lehrern und der Öffentlichkeit aufrechtzuerhalten. Zeitpläne und Fristen einzuhalten. Arbeiten zu planen und zu organisieren. Andere zu schulen und ihnen Arbeitsanweisungen zu geben. Genau Aufzeichnungen zu führen, Daten zu überprüfen und Berichte zu erstellen. Vertraulich und diskret zu arbeiten. Effektiv sowohl mündlich als auch schriftlich zu kommunizieren.

BILDUNG UND ERFAHRUNG: Jede Kombination, die gleichwertig ist: High School Diplom, G.E.D. Zertifikat oder nachgewiesener Fortschritt in Richtung Erwerb eines G.E.D. wie von Kentucky-Gesetz gefordert und drei Jahre zunehmend verantwortungsvolle Büro- oder Sekretariats-Erfahrung mit öffentlichem Kontakt und Buchführungserfahrung.

ANFORDERUNGEN: Redbook/Staatsgesetz verlangt, dass der Schulschatzmeister gebunden ist. Der Sekretär muss bereit sein, persönliche Fragen zu beantworten und eine bestimmte Kreditwürdigkeit aufrechtzuerhalten, um die Bindung aufrechtzuerhalten.