Manager Auftragskoordination im Customer Service für Drittländer (m/w/d)

Als dynamisch wachsendes Pharmaunternehmen setzen wir uns für das wertvollste Gut der Menschen ein – die Gesundheit. Weltweit arbeiten wir mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden für das vereinte Ziel, die Lebensqualität von Patienten (m/w/d) zu verbessern. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung, den Vertrieb und die Vermarktung von pharmazeutischen Produkten und Diagnostika in den Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie. Unsere Arbeit ist weitaus mehr als ein Job: Wir wollen wirklich etwas bewirken.

Planung, Koordination und systemseitige Erfassung von Kundenaufträgen (Schwerpunkt Export Drittland und EU-Therapeutik) von der Auftragsannahme über die Auftragsbestätigung bis hin zur Auslieferung / Faktura an Kunden (Order-to-Cash-Prozess).

Sicherstellung der Einhaltung aller kundenseitigen Anforderungen sowie der produktspezifischen und gesetzlichen Vorgaben (AMG, GDP, Vertriebswege, Zollanforderungen, UStG, Serialisierung / Aggregation).

Zeitnahe Übermittlung der Kundenaufträge an die Abteilung Picking & Shipping (inklusive Abstimmung der Kapazitäten mit Logistik / Ausgang-Slots).

Disposition von Transporten gemäß GDP zu Land, Luft und See.

Erstellung von Ausgangsrechnungen, Speditionsaufträgen, notwendigen Zollunterlagen (in ATLAS-Ausfuhr) und weiteren Begleitdokumenten nach Kundenanforderung.

Meldung der Serialisierungs- und ggf. Aggregationsdaten über die Software Arvato CSDB an nationale Track-and-Trace-Systeme von Drittländern.

Nachhalten von Lieferterminen und Durchführung der Sendungsverfolgung.

Abrechnung der gemeldeten Verkäufe der medac-Betriebsstätten sowie die Erledigung der Bestandsprüfungen und Korrekturbuchungen in den Depotlagern im Rahmen des Monatsabschlusses.

Anlage und Pflege von Preisen sowie Kundenstammdaten im Warenwirtschaftssystem.

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Speditionskaufmann / Logistikkaufmann / Kaufmann (m/w/d) für Spedition und Logistikdienstleistung oder Kaufmann (m/w/d) im Groß- und Außenhandel.

Mehrjährige fachbezogene Berufserfahrung in der Kundenbetreuung.

Kenntnisse in der Abwicklung von Kundenaufträgen in den Ländern außerhalb der EU.

Fachübergreifendes Verständnis für unterschiedliche Prozesse.

Sicherer Umgang mit dem PC, insbesondere mit MS Office und Warenwirtschaftssystemen.

Fließendes Deutsch und (sehr) gutes Englisch.

Selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise.

Kundenorientiertes Denken und Handeln sowie Teamfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit.

Flexibel und eigenverantwortlich – In vielen Unternehmensbereichen können sich unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten frei einteilen – und bis zu 60 % remote arbeiten.

Erholung – 30 Urlaubstage im Jahr und Urlaubsvergütung.

Besondere Leistung verdient besondere Wertschätzung – Bei medac sind alle Mitarbeitenden über erfolgsbasierte Prämienzahlungen am Unternehmenserfolg beteiligt.

Optimal vorgesorgt – mit betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen.

Attraktive Zusatzleistungen – von Corporate Benefits über Unfallversicherung bis hin zu externer Mitarbeitendenberatung.

Individuelle Entwicklung – Die medac-Akademie bietet dafür ein vielseitiges Weiter- und Fortbildungsangebot, inklusive Sprachkursen und E-Learnings.

Gesundes Essen aus regionaler Küche – In unseren Betriebsrestaurants in Wedel und Tornesch gibt es jeden Tag eine abwechslungsreiche Auswahl an leckeren Gerichten.

Mit der Bahn zur Arbeit – Kein Problem, wir bezuschussen das Deutschland-Ticket und ermöglichen BusinessBike-Leasing für maximale Flexibilität.

Fit und gesund – Bei uns gibt es eine große Auswahl an Sportaktivitäten und Gesundheitsangeboten, von Betriebssport über Entspannungskurse bis zur mobilen Massage.