Office Assistant (m/w/d)

Als dynamisch wachsendes Pharmaunternehmen setzen wir uns für das wertvollste Gut der Menschen ein – die Gesundheit. Weltweit arbeiten wir mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden für das vereinte Ziel, die Lebensqualität von Patienten (m/w/d) zu verbessern. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung, den Vertrieb und die Vermarktung von pharmazeutischen Produkten und Diagnostika in den Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie. Unsere Arbeit ist weitaus mehr als ein Job: Wir wollen wirklich etwas bewirken. An unserem Standort in Wedel bei Hamburg suchen wir genau Sie als Office Assistant (m/w/d).

• Administrative Unterstützung der Global-Brand-Teams im Hinblick auf organisatorische Abläufe, insbesondere Meeting-Organisation
• Auftragsbasierte Abwicklung von Reisen sowie Buchung und abschließende Abrechnung für die Global-Brand-Lead-Funktionen
• Organisatorische Begleitung der regelmäßig europaweit stattfindenden Gliolan-Zertifizierungskurse und Betreuung der Teilnehmer im Hinblick auf Registrierung und Unterbringung sowie Ausstellung der Zertifikate
• Buchhalterische Sachbearbeitung, z. B. Rechnungsprüfung, Kontierung, Mahnwesen und Provisionsabrechnung
• Organisatorische Tätigkeiten im Bezug auf Kundenbesuche, Koordination interner Schulungen, verbunden mit der Betreuung von Auszubildenden, sowie Meetings inklusive Protokollierung
• Bereitstellung von Dokumenten und Ausarbeitung von Präsentationen nach Bedarf
• Ad-hoc-Unterstützung von Global Commercial Sales

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / Office Management, mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine ähnliche Qualifikation.

Fundierte Berufspraxis in einer Position als Assistenz / Sachbearbeitung von Vorteil.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Kommunikationsstärke sowie proaktives und offenes Vorgehen.

Fähigkeit zur Koordination komplexer Arbeitsabläufe.

Teamgeist sowie eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.

Flexibel und eigenverantwortlich – In vielen Unternehmensbereichen können sich unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten frei einteilen – und bis zu 60 % remote arbeiten.

Erholung – 30 Urlaubstage im Jahr und Urlaubsgeld.

Besondere Leistung verdient besondere Wertschätzung – Bei medac sind alle Mitarbeitenden über erfolgsbasierte Prämienzahlungen am Unternehmenserfolg beteiligt.

Optimal vorgesorgt – mit betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen.

Attraktive Zusatzleistungen – von Corporate Benefits über Unfallversicherung bis hin zu externer Mitarbeitendenberatung.

Individuelle Entwicklung – Die medac-Akademie bietet dafür ein vielseitiges Weiter- und Fortbildungsangebot, inklusive Sprachkurse und E-Learnings.

Gesundes Essen aus regionaler Küche – In unseren Betriebsrestaurants in Wedel und Tornesch gibt es jeden Tag eine abwechslungsreiche Auswahl an leckeren Gerichten.

Mit der Bahn zur Arbeit – Kein Problem, wir bezuschussen das Deutschland-Ticket und er möglichen Business Bike-Leasing für maximale Flexibilität.

Fit und gesund – Bei uns gibt es eine große Auswahl an Sportaktivitäten und Gesundheitsangeboten: von Betriebssport über Entspannungskurse bis zur mobilen Massage.