Projektmanagementassistenten und Assistenten des Legal Operations Managers in Teilzeit (m/w/d)

Die medavo GmbH ist eine bundesweit agierende, modern geführte Kanzlei mit mehr als 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die seit vielen Jahren für die großen Abrechnungsunternehmen im Bereich der privatärztlichen Abrechnung von Leistungen tätig ist und zugleich Leistungserbringer im Gesundheitswesen umfassend berät.

Vor dem Hintergrund eines beständigen Wachstums in dem modern und mitarbeiterorientiert geführten Unternehmen ist ab sofort die Position eines Projektmanagementassistenten und Assistenten des Legal Operations Managers in Teilzeit (m/w/d) mit direktem Berichtsweg an den Manager Legal Operations und Dienstsitz in Stuttgart mit der Option eines hohen Remote Anteils in Teilzeit (ca. 20 Stunden/Woche) zu besetzen.

Aufgrund ihres nachhaltigen Wachstums plant die medavo GmbH umfangreiche Projekte mit Auswirkung auf die gesamte Organisation. Nach einer Einarbeitungsphase übernehmen Sie in enger Abstimmung mit dem Manager Legal Operations die operativen Tätigkeiten im Bereich des Projektmanagements und assistieren dem Legal Operations Manager bei der operativen Umsetzung des regulären Geschäftsbetriebs.

• Erstellung und Pflege von Projektplänen: Mitarbeit bei der Definition von Zeitplänen, Meilensteinen und Ressourcenzuweisungen für die Projekte.
• Koordination und Organisation: Planung und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Status-Updates sowie die Abstimmung zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen oder externen Dienstleistern.
• Kommunikation: Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Partnern, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen und Schnittstellenprobleme frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentation und Reporting: Pflege von Projektunterlagen, Erstellung regelmäßiger Berichte und Präsentationen zur Information des Managements über den aktuellen Projektstand.
• Administrative Unterstützung: Übernahme administrativer Aufgaben wie Protokollführung, Terminplanung und Verwaltung von Dokumenten und Projektdateien.
• Risikomanagement: Unterstützung bei der Identifikation, Bewertung und Steuerung von potenziellen Risiken, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs oder in Projekten auftreten können.
• Qualitätssicherung: Überwachung der Einhaltung von internen Prozessen, Compliance-Richtlinien und Qualitätsstandards im Rahmen der Projekte.
• Change Management: Operative Unterstützung bei der Umsetzung von Veränderungsprozessen, um z. B. Mitarbeiter bei der Integration in neue Strukturen optimal zu begleiten.
• Dokumenten- und Aktenmanagement: Pflege und Archivierung vertraulicher Dokumente, Unterstützung bei der Erstellung und dem Formatieren von Berichten und Präsentationen sowie Pflege der digitalen Ablagesysteme.

Idealerweise konnten Sie bereits einschlägige berufliche Erfahrung im Bereich Projektarbeit/Projektmanagement sammeln und haben die strukturierte Bearbeitung von operativen Assistenztätigkeiten verinnerlicht. Vorkenntnisse im Bereich Jura oder in einer Kanzlei sind nicht notwendig, aber Sie schrecken nicht davor zurück sich in die digitalisierten und juristischen Prozesse einzuarbeiten.

Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise aus und besitzen eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität. Sie haben Lust sich selbstständig in verschiedene dynamische Aufgabenbereiche einer digitalisierten Kanzlei einzuarbeiten oder neue Software-Tools kennenzulernen und kreativ an verschiedenen Projekten mitzuwirken. Sie haben Freude an der unternehmensweiten Kommunikation und wissen in diplomatischem Ton die Umsetzung von Projektaufgaben bei den relevanten Ansprechpartnern einzufordern oder Veränderungen in die Organisation zu tragen.

Sehr hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit im Bearbeiten von eigenen Aufgaben ist für Sie eine Selbstverständlichkeit.

Sichere und krisenfeste Position mit Potenzial. Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten in einem modernen Gebäude mit hellen, einladenden Büroräumen und ansprechender Büroausstattung. Angenehmes und unterstützendes Arbeitsumfeld mit schnellen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien. Vielseitige und spannende Tätigkeiten mit Potenzial, in einem jungen Team, das auch bei der Arbeit gemeinsam lacht. Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit zur Arbeit im Home Office, Ausstattung mit einem mobilen Arbeitsplatz zuhause bei Ihnen. Ausgesprochene Fehlerkultur. Attraktive Entlohnung sowie Mitarbeiter-Benefits wie Firmenevents, betriebliche Altersvorsorge etc. Stetige Weiterentwicklungsmöglichkeiten und professionelle hausinterne und externe Schulungen. Gleichberechtigung / Rücksicht auf familiäre Belange, gleichgültig ob Sie eine Familiengründung planen, Kinder haben oder Zeit für die Betreuung Ihrer Eltern benötigen.