Zürich Office Manager And Assistant - Fr.80'856 - Fr.97'224 Pro Jahr

Inklusion und Vielfalt bei Médecins Sans Frontières (MSF). Bei MSF OCG setzen wir uns für eine inklusive Kultur ein, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeitenden unterstützt und verstärkt. Wir streben danach, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Eigenschaften, Perspektiven, Ideen und Erfahrungen zusammenarbeiten, um die soziale Mission von MSF voranzubringen und bessere Ergebnisse für unsere Patienten und die Gemeinschaften, mit denen wir arbeiten, zu erzielen.

Wir verstehen, dass manche Menschen zögern könnten, sich zu bewerben, wenn sie nicht alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Untersuchungen zeigen, dass dies insbesondere auf Frauen zutrifft. Wenn Sie glauben, dass Ihr Profil gut zu dieser Position passt, laden wir Sie ein, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle genannten Qualifikationen erfüllen. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, Alters, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft, Hintergrunds, Religion, Glaubens, mit unterschiedlichen Fähigkeiten und allen anderen Diversitätsmerkmalen. MSF toleriert keine sexuelle Ausbeutung und keinen Missbrauch, keine Diskriminierung oder Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung. Alle ausgewählten Kandidaten werden einer Referenzüberprüfung unterzogen.

Ärzte ohne Grenzen/Médecins Sans Frontières (MSF) ist als eine der weltweit größten medizinischen Nothilfeorganisationen überall dort im Einsatz, wo Menschenleben bedroht sind. Bewaffnete Konflikte, Epidemien, Pandemien und Naturkatastrophen gehören zu den Gründen für unsere Einsätze. Ärzte ohne Grenzen ist unabhängig von allen politischen, religiösen oder militärischen Mächten und handelt unter Berücksichtigung der medizinischen Bedürfnisse unparteiisch. Die Unabhängigkeit der Organisation wird dadurch sichergestellt, dass 96 Prozent der Einnahmen aus privaten Spenden stammen.

Das Büro von Ärzte ohne Grenzen in Zürich vertritt die Organisation gegenüber öffentlichen und privaten Anspruchsgruppen sowie gegenüber der Schweizer Regierung. Es unterstützt die Einsatzzentrale in Genf in den Bereichen Fundraising, Personalwesen sowie Medien und Öffentlichkeitsarbeit in der Deutschschweiz.

Verantwortungsbereich

• Unterstützung des Zurich Head of Office bei der Planung und Koordination der täglichen Agenda, der Termine sowie der internen und externen Meetings.
• Organisation von Büro- und Abteilungsmeetings sowie Veranstaltungen, die in oder von der Geschäftsstelle in Zürich ausgerichtet werden, einschließlich Terminplanung, Protokollführung und logistischer Planung.
• Verantwortlich für Frontoffice-Aufgaben (Empfang, Besuchermanagement, offizielle Korrespondenz per E‑Mail, Bearbeitung von telefonischen und anderen Anfragen).
• Verantwortlich für die administrativen Belange des Büros, einschließlich Material- und Lagermanagement sowie Bearbeitung von Rechnungen.
• Enge Zusammenarbeit mit Logistikabteilung in Genf und lokalen Dienstleistungsanbietern.
• Fördern eines effizienten Wissensaustauschs und einer strukturierten Dokumentenverwaltung.

Profil

Ausbildung

• Erforderlich: Kaufmännische Ausbildung mit eidg. Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung oder Abschluss auf Tertiärstufe oder gleichwertiger Abschluss.
• Erwünscht: Zusätzliche fachrelevante Weiterbildungen oder Zertifikate.

Erfahrung

• Erforderlich: Erfahrung als Assistent:in im Bereich Projektkoordination und Projektmanagement.
• Erwünscht: Berufserfahrung bei einer NGO / internationalen Organisation von Vorteil.

Sprachen

• Erforderlich: Deutsch und Schweizerdeutsch (fließend – Niveau C2), Französisch und Englisch (fließend in Wort und Schrift – Niveau C1).
• Erwünscht: Italienisch von Vorteil.

Fachkompetenzen

• Fundierte Office- und Administrationskompetenzen, dienstleistungsorientierte und exakte Arbeitsweise.
• Erfahrung in Facility- und Event-Management.
• Erfahrung im NGO- und/oder humanitären Bereich von Vorteil.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, Internetrecherche, digitale Tools).

Sozialkompetenzen

• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Dynamische, motivierte Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz und diplomatischem Geschick.
• Teamfähigkeit, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Wertschätzung für ein funktionierendes Arbeitsumfeld (Prozesse, Räumlichkeiten).
• Setzt sich für das Wohlbefinden der übrigen Mitarbeitenden ein.
• Flexibel und offen für Veränderungen.
• Fähigkeit zur Arbeit in einem multikulturellen, multidisziplinären Team.

Arbeitsbedingungen

• Unbefristeter Vertrag, 100%.
• Arbeitsplatz: Zürich.
• Ideales Startdatum: 5. Januar 2026.
• Bruttojahresgehalt (100%): zwischen CHF 80’856.- bis CHF 97’224.- (Gehalt entsprechend der Erfahrung und dem internen Gehaltsschema).

Bewerbung

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über unsere Bewerbungsplattform eingereicht werden. Die Bewerbungen müssen folgendes enthalten:

• Lebenslauf (maximal 2 Seiten).
• Motivationsschreiben (maximal 1 Seite).

Die Dokumente müssen auf Deutsch oder Englisch eingereicht werden. Die Bewerbungsfrist endet am 30. November 2025. Wir behalten uns das Recht vor, diese Stelle früher zu schließen, falls wir eine ausreichende Anzahl qualitativ hochwertiger Bewerbungen erhalten.